受発注システムとは？便利な機能やメリット・デメリット、選び方を解説

受発注システムとは、受発注に関する業務を効率化するシステムのことです。本記事では、受発注システムとはどういうものか、機能やメリット、デメリットなどを解説します。システムを選択する際にチェックすべき点も解説するため、ポイントを理解して実際の業務に役立てましょう。

そもそも受発注システムとは？

そもそも受発注システムとは、受発注に関する処理業務の効率化を実現するシステムのことを指します。一連の処理をシステム上のみで一元管理できるようになっており、受注側と発注側のどちらから見ても業務をスムーズに進められるうえに、ミスの軽減などのメリットがある方法です。販売管理システムなどとの連携によって受発注業務をできるだけ自動化すれば、管理に関する工数を削減できます。

以前は中堅企業や大企業での導入が多かったシステムですが、ECサイトやクラウド型システムの利用率が高まるにつれて低コストでも導入できるようになり、より身近になりました。

受発注システムが求められる背景

受発注システムが求められる背景として、DX化の波やヒューマンエラーの防止が挙げられます。

近年、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進により、アナログ業務の見直しが進んでいます。受発注業務も例外ではなく、手作業による入力ミスや伝達漏れといったヒューマンエラーが課題となっていました。人手不足や業務の属人化といった問題もあり、効率的で標準化された仕組みの導入が求められています。

受発注システムはこれらの課題を解消し、業務品質の向上とコスト削減を同時に実現する手段として注目されています。

受発注システムの機能

受発注システムの主な機能として、以下が挙げられます。

• 受注管理機能

• 在庫管理機能

• 出荷管理機能

• 請求管理機能

• メール機能

• 外部連携機能

それぞれ、詳しくみていきましょう。

受注管理機能

受注管理機能は、顧客からの注文情報を一元的に管理するための機能です。

注文内容や数量、納期、取引履歴などをシステム上で整理・蓄積できるため、情報の検索や確認が容易になります。

受注を知らせるアラート機能もあり、電話やメール、FAXなどのマルチチャネルに対応可能です。

入力内容の自動チェックやデータ連携により、入力ミスや伝達漏れといったヒューマンエラーを防止できます。受注状況をリアルタイムで把握できるため、迅速な対応や正確な納期管理が実現します。

在庫管理機能

在庫管理機能は、商品の在庫数や入出庫状況をリアルタイムで把握・管理する機能です。受注データと連動することで、在庫の過不足を自動的に把握でき、欠品や過剰在庫のリスクを低減します。

在庫の動きを可視化することで、適切な発注タイミングの判断や在庫回転率の向上にもつながります。これにより、在庫管理にかかる手間を削減し、効率的な在庫運用を実現できます。

出荷管理機能

出荷管理機能は、受注情報に基づいて出荷業務を効率的に進めるための機能です。

出荷指示の作成やピッキングリストの出力、配送状況の管理などを一元化できます。これにより、出荷漏れや誤出荷といったミスを防ぎ、正確でスムーズな出荷業務を実現します。

配送状況を可視化できるため、顧客からの問い合わせにも迅速に対応でき、顧客満足度の向上にもつながります。

請求管理機能

請求管理機能は、取引内容に基づいて請求書の作成や発行、入金管理までを効率化する機能です。受注データと連携することで、請求金額の計算や明細の作成を自動化でき、手作業によるミスを防止します。

請求状況や入金状況を一覧で把握できるため、未回収の防止や資金管理の精度向上にも寄与します。業務の効率化だけでなく、経理処理の正確性向上にも役立ちます。

メール機能

メール機能は、受発注に関する各種連絡をシステム上から自動的に送信できる機能です。Web上での受注があった際に、確認メールやお礼メールを自動で発信できるようになります。

注文確認や出荷通知、請求書の送付などを自動化することで、担当者の手間を大幅に削減できます。

外部連携機能

外部連携機能は、受発注システムと他の業務システムやツールを連携させるための機能です。例えば、会計ソフトや在庫管理システム、ECサイトなどとデータを自動連携することで、二重入力の手間を削減し、業務効率を向上させます。

データの一貫性が保たれるため、入力ミスや情報の不整合も防止できます。これにより、各業務の連携がスムーズになり、企業全体の業務最適化や生産性向上に貢献します。

受発注システムの導入がおすすめなケース

受発注システムを使った場合にメリットが大きい、とくにおすすめなケースは以下のとおりです。

• 複数の店舗を運営する人の場合

• 取引先が多い人の場合

• 書類管理に課題がある人の場合など

これらのように正確な在庫数の管理が難しかったり、発注書や納品書、請求書を管理する手間が多いと感じていたりするような人は、受発注システムを使って効率的な業務ができるメリットがとくに大きいでしょう。

受発注システムがもたらす6つのメリット

取り入れることで沢山のメリットを得られるのが、受発注システムです。具体的には大きく分けて以下の6つのメリットがあります。

1. 作業の負担軽減になる

2. 情報をリアルタイムで把握できるようになる

3. 人為的ミスを削減できる

4. 業務の属人化を防げる

5. ペーパーレス化になる

6. 受発注の機会損失を防げる

それぞれのメリットを詳しくチェックしていきましょう。

1.作業の負担軽減になる

1つ目のメリットは、様々な作業の負担を軽減できることです。従来では電話やメール、FAXなどの複数のチャネルでやりとりしていると時間がかかるうえ、入力の手間や不鮮明なFAXによる確認の手間などの負担がありました。

受発注システムを取り入れると、受発注のやりとりや入力作業、受注ルートが集約できるうえ、自動で在庫状況などを反映させられるため、いままでかかっていた作業の負担を減らせます。

2.情報をリアルタイムで把握できるようになる

2つ目のメリットは、情報をリアルタイムで反映し、スムーズに把握しやすくなることです。発注書や受注伝票の照合をおこなう必要がなくなり、受注金額や受注内容、仕入れなどの情報について把握しやすくなります。

仕入金額と請求書の金額不一致によるトラブルがなくなったり、リアルタイム管理をうまく使えば廃棄率を減らせたりというメリットもあるでしょう。分析機能があれば、営業ツールとしても使えます。

3.人為的ミスを削減できる

3つ目は、人為的ミスを削減できるというメリットです。従来のような人の手を介するやり方では、受注時の聞き間違いや転記ミスなどのヒューマンエラーによるトラブルがありました。

受発注システムの導入で作業を自動化できることによって、伝達の失敗をできる限り避けられるようになり、ヒューマンエラーの防止につながります。

4.業務の属人化を防げる

4つ目のメリットは、受発注業務をシステム上で標準化・可視化することで、特定の担当者に依存した業務体制を改善できる点です。

業務フローや情報が共有されるため、誰でも同じ手順で対応できるようになり、引き継ぎや教育もスムーズになります。これにより、担当者の不在時でも業務が滞ることなく、安定した運用が可能となります。

5.ペーパーレス化になる

5つ目のメリットは、ペーパーレス化を叶えられることです。システム内でデータを保管し、必要に応じて出力できるようになることで、紙の納品書や請求書が不要になります。

その分保管の手間や紛失する心配を削減できるうえに、過去の伝票の確認が必要になった場合でも、保管しておいたたくさんの伝票のなかから探し回る手間をなくせます。ペーパーレス化とデータの一元管理、共有によって請求書と納品書を照合する必要がなくなるため、月次決算の早期化が可能になることもメリットだといえるでしょう。

6.受発注の機会損失を防げる

6つ目のメリットは、受発注の機会損失を防げることです。24時間いつでも受注・発注できるようになり、営業時間や担当者の都合に合わせる必要がなくなるため、受発注の機会を増やせるでしょう。

また、自動化によって業務スピードを早くできると、納期の短縮にも繋げられます。素早く手元に届けられることを武器として、発注してもらいやすくなることもメリットです。

受発注システムの導入における3つのデメリット

このように、受発注システムの使用によって様々なメリットを受けられます。しかし、受発注システムによるデメリットもあるため、双方を理解して導入を検討しましょう。

受発注システムの使用には、以下のデメリットがあります。

1. 受発注どちらの企業でも導入作業が必要になる

2. 導入のコストがかかる

3. マルチチャネルになることで複雑になる

それぞれ詳しくチェックしていきましょう。

1.受発注どちらの企業でも導入作業が必要になる

システムを取り入れるために受発注双方の企業で作業が必要であることは、受発注システムのデメリットです。システムの導入作業に協力してもらえない場合には、導入できない企業が出てしまいます。ネット環境が整っていないような小さな企業もあるほか、上の許可がおりない大企業もあり、なかなか導入してもらえないケースに注意が必要です。

2.導入のコストがかかる

受発注システムの導入では、コストがかかることもデメリットのひとつです。クラウド型やオンプレミス型のどちらであっても、初期費用や月額利用料金がかかります。

また、受発注システムを導入してから浸透するまでの期間は、システムの操作方法に関して問い合わせが増える可能性があるでしょう。サポート対応が必要となり、人的コストがかかるかもしれないことに注意します。

3.マルチチャネルになることで複雑になる

取引先によって利用したいシステムの種類が違う場合には、マルチチャネルになってしまう恐れがあることに注意が必要です。受発注業務の一元化ができなくなり、対応が複雑化して大変になる可能性があります。Webだけではなく、電話やFAXにも対応した受発注システムを取り入れた場合にも、便利であるものの複雑になる操作方法を理解するまでは少々手間取るかもしれません。

受発注システムを選ぶ際の4つのポイント

受発注システムを選ぶ際にチェックしておきたい4つのポイントは、以下のとおりです。

1. 機能性・操作性

2. 取引先にとっての導入しやすさ

3. 同じ業界や業種への対応実績

4. ベンダーのサポート体制

選ぶ際にどこをチェックすればいいのか、受発注システムを見極めるためのポイントごとに詳しくチェックしていきましょう。

1.機能性・操作性

受発注システムの1つ目のチェックポイントは、機能性や操作性の違いです。受発注システムによって機能面などでの違いがあるため、必要な機能があるか、操作しやすいシステムかを導入する前に検討しておきましょう。

たとえば、スマホやタブレットへの対応ができるシステムや、データ分析がしやすいシステムなどがあります。機能面が充実したシステムがいいのか、シンプルで安価に取り入れられるものがいいのかなど、じっくりと検討しておきましょう。

2.取引先にとっての導入しやすさ

2つ目に、取引先が導入しやすいシステムかどうかもポイントです。自社だけではなく取引先にも関係するシステムであるため、取引先に取り入れてもらえるように、双方にとって導入のハードルが低く、使いやすいシステムである必要があります。

取引先にシステムを導入してもらえないと受発注業務の一元化ができなくなるため、取引先にとっては導入のハードルの高さが重要なポイントです。発注側の導入コストが低いかどうかなどを事前にチェックするといいでしょう。

3.同じ業界や業種への対応実績

3つ目のポイントは、同じ業界や業種への対応実績があるかどうかです。業種によって必要な機能は違うため、自社の業務に適した受発注システムかどうかを事前にチェックしておきましょう。汎用性の高いサービスを取り入れる選択肢もいいですが、自社と同じ業界ですでに普及しているようなサービスであれば、同業界に対して強みを持つ可能性があるでしょう。

4.ベンダーのサポート体制

4つ目のポイントは、困ったときにしっかりとサポートしてもらえるかどうかです。導入までだけではなく、導入してからもサポート体制が万全なところを選ぶと安心できます。受発注システムは売り上げに直結するため、なんらかのトラブルがあった場合でも、スピーディーに対応してくれる体制が整ったサービスの導入がおすすめです。

受発注システムの開発はICへ

出典：システム開発のIC

受発注システムの導入・開発を検討するなら、豊富な実績を持つICへの依頼がおすすめです。ICは40年以上にわたり培ってきたノウハウを活かし、業務課題の分析から設計・開発・運用までをワンストップで支援します。現場ヒアリングをもとに業務フローを最適化し、単なるシステム導入にとどまらない本質的な業務改善を実現いたします。

まとめ

受発注システムとは、受発注処理の業務効率化を実現するシステムのことを指します。システム上のみで一元管理できるため、受注側と発注側のどちらから見ても業務をスムーズに進められるのが特徴です。

受発注システムがもたらすメリットには、大きく分けて以下の6つがあります。

• 作業の負担軽減になる

• 情報をリアルタイムで把握できるようになる

• 人為的ミスを削減できる

• 業務の属人化を防げる

• ペーパーレス化になる

• 受発注の機会損失を防げる

受発注システムのメリットとデメリット、選ぶ際のポイントなどを理解して、受発注システムを活用するようにしましょう。