そもそも受発注システムとは、受発注に関する処理業務の効率化を実現するシステムのことを指します。一連の処理をシステム上のみで一元管理できるようになっており、受注側と発注側のどちらから見ても業務をスムーズに進められるうえに、ミスの軽減などのメリットがある方法です。販売管理システムなどとの連携によって受発注業務をできるだけ自動化すれば、管理に関する工数を削減できます。

以前は中堅企業や大企業での導入が多かったシステムですが、ECサイトやクラウド型システムの利用率が高まるにつれて低コストでも導入できるようになり、より身近になりました。

受発注システムの機能

受発注システムの機能には、以下のようなものがあります。

・受注管理機能

様々な企業からの受注を一元管理。受注を知らせるアラート機能もある。電話やメール、FAXなどのマルチチャネルに対応できる。受注データはシステム上での管理に加え、CSV形式などでの出力も可能。

・在庫管理機能

商品在庫の入出荷情報や在庫数などの情報を自動で反映できる機能。発注者にも在庫数を知らせることが可能なためわかりやすくなり、問い合わせを削減できるようになる。

・出荷管理機能

出荷状況をチェックできる機能。納期にあわせて商品の出荷指示を出せる。バーコードでのスキャンによる管理が可能。

・請求管理機能

納品書や請求書を受注情報をもとに自動で発行できる機能。

・メール機能

Web上での受注があった際に、確認メールやお礼メールを自動で発信できるようになる機能。丁寧な対応が可能になり、顧客満足度向上が期待できる。

・外部連携機能

外部システムとの連携ができる機能。倉庫管理システムとの連携などで、販売データや在庫データのスムーズな反映が可能になる。

受発注システムにおすすめの人の特徴

受発注システムを使った場合にメリットが大きい、とくにおすすめの人の特徴は以下のとおりです。

複数の店舗を運営する人の場合
取引先が多い人の場合
書類管理に課題がある人の場合など

これらのように正確な在庫数の管理が難しかったり、発注書や納品書、請求書を管理する手間が多いと感じていたりするような人は、受発注システムを使って効率的な業務ができるメリットがとくに大きいでしょう。

受発注システムがもたらす5つのメリット

取り入れることで沢山のメリットを得られるのが、受発注システムです。具体的には大きく分けて以下の5つのメリットがあります。

作業の負担軽減になること
情報をリアルタイムで把握できるようになること
人為的ミスを削減できること
ペーパーレス化になること
発注しやすくなること

それぞれのメリットを詳しくチェックしていきましょう。

1.作業の負担軽減になる

1つ目のメリットは、様々な作業の負担を軽減できることです。従来では電話やメール、FAXなどの複数のチャネルでやりとりしていると時間がかかるうえ、入力の手間や不鮮明なFAXによる確認の手間などの負担がありました。

受発注システムを取り入れると、受発注のやりとりや入力作業、受注ルートが集約できるうえ、自動で在庫状況などを反映させられるため、いままでかかっていた作業の負担を減らせます。

2.情報をリアルタイムで把握できるようになる

2つ目のメリットは、情報をリアルタイムで反映し、スムーズに把握しやすくなることです。発注書や受注伝票の照合をおこなう必要がなくなり、受注金額や受注内容、仕入れなどの情報について把握しやすくなります。

仕入金額と請求書の金額不一致によるトラブルがなくなったり、リアルタイム管理をうまく使えば廃棄率を減らせたりというメリットもあるでしょう。分析機能があれば、営業ツールとしても使えます。

3.人為的ミスを削減できる

3つ目は、人為的ミスを削減できるというメリットです。従来のような人の手を介するやり方では、受注時の聞き間違いや転記ミスなどのヒューマンエラーによるトラブルがありました。

受発注システムの導入で作業を自動化できることによって、伝達の失敗をできる限り避けられるようになり、ヒューマンエラーの防止につながります。

4.ペーパーレス化になる

4つ目のメリットは、ペーパーレス化を叶えられることです。システム内でデータを保管し、必要に応じて出力できるようになることで、紙の納品書や請求書が不要になります。

その分保管の手間や紛失する心配を削減できるうえに、過去の伝票の確認が必要になった場合でも、保管しておいたたくさんの伝票のなかから探し回る手間をなくせます。ペーパーレス化とデータの一元管理、共有によって請求書と納品書を照合する必要がなくなるため、月次決算の早期化が可能になることもメリットだといえるでしょう。

5.発注しやすくなる

5つ目のメリットは、発注しやすくなることです。24時間いつでも発注できるようになり、営業時間や担当者の都合に合わせる必要がなくなるため、受発注の機会を増やせるでしょう。

また、自動化によって業務スピードを早くできると、納期の短縮にも繋げられます。素早く手元に届けられることを武器として、発注してもらいやすくなることもメリットです。

受発注システムの使用における3つのデメリット

このように、受発注システムの使用によって様々なメリットを受けられます。しかし、受発注システムによるデメリットもあるため、双方を理解して導入を検討しましょう。

受発注システムの使用には、以下のデメリットがあります。

受発注どちらの企業でも作業が必要になること
導入のためにコストがかかること
マルチチャネルになることで複雑になる可能性があること

それぞれ詳しくチェックしていきましょう。

1.受発注どちらの企業でも作業が必要

システムを取り入れるために受発注双方の企業で作業が必要であることは、受発注システムのデメリットです。システムの導入作業に協力してもらえない場合には、導入できない企業が出てしまいます。ネット環境が整っていないような小さな企業もあるほか、上の許可がおりない大企業もあり、なかなか導入してもらえないケースに注意が必要です。

2.導入のためにコストがかかる

受発注システムの導入では、コストがかかることもデメリットのひとつです。クラウド型やオンプレミス型のどちらであっても、初期費用や月額利用料金がかかります。

また、受発注システムを導入してから浸透するまでの期間は、システムの操作方法に関して問い合わせが増える可能性があるでしょう。サポート対応が必要となり、人的コストがかかるかもしれないことに注意します。

3.マルチチャネルになることで複雑になる

取引先によって利用したいシステムの種類が違う場合には、マルチチャネルになってしまう恐れがあることに注意が必要です。受発注業務の一元化ができなくなり、対応が複雑化して大変になる可能性があります。Webだけではなく、電話やFAXにも対応した受発注システムを取り入れた場合にも、便利であるものの複雑になる操作方法を理解するまでは少々手間取るかもしれません。

受発注システムを選ぶ際の4つのポイント

受発注システムを選ぶ際にチェックしておきたい4つのポイントは、以下のとおりです。

機能性や操作性がいいか
取引先が導入しやすいシステムか
同じ業界や業種への対応実績があるか
サポート体制がしっかりしているか

選ぶ際にどこをチェックすればいいのか、受発注システムを見極めるためのポイントごとに詳しくチェックしていきましょう。

1.機能性や操作性がいいか

受発注システムの1つ目のチェックポイントは、機能性や操作性の違いです。受発注システムによって機能面などでの違いがあるため、必要な機能があるか、操作しやすいシステムかを導入する前に検討しておきましょう。

たとえば、スマホやタブレットへの対応ができるシステムや、データ分析がしやすいシステムなどがあります。機能面が充実したシステムがいいのか、シンプルで安価に取り入れられるものがいいのかなど、じっくりと検討しておきましょう。

2.取引先が導入しやすいシステムか

2つ目に、取引先が導入しやすいシステムかどうかもポイントです。自社だけではなく取引先にも関係するシステムであるため、取引先に取り入れてもらえるように、双方にとって導入のハードルが低く、使いやすいシステムである必要があります。

取引先にシステムを導入してもらえないと受発注業務の一元化ができなくなるため、取引先にとっては導入のハードルの高さが重要なポイントです。発注側の導入コストが低いかどうかなどを事前にチェックするといいでしょう。

3.同じ業界や業種への対応実績があるか

3つ目のポイントは、同じ業界や業種への対応実績があるかどうかです。業種によって必要な機能は違うため、自社の業務に適した受発注システムかどうかを事前にチェックしておきましょう。汎用性の高いサービスを取り入れる選択肢もいいですが、自社と同じ業界ですでに普及しているようなサービスであれば、同業界に対して強みを持つ可能性があるでしょう。

4.サポート体制がしっかりしているか

4つ目のポイントは、困ったときにしっかりとサポートしてもらえるかどうかです。導入までだけではなく、導入してからもサポート体制が万全なところを選ぶと安心できます。受発注システムは売り上げに直結するため、なんらかのトラブルがあった場合でも、スピーディーに対応してくれる体制が整ったサービスの導入がおすすめです。