業務プロセスを可視化する方法｜改善方法や可視化のメリットを紹介

業務プロセスの可視化は、企業の生産性向上やコスト削減、業務の属人化防止に欠かせない取り組みです。しかし、具体的にどのように可視化を進め、どのような改善が可能なのか分からない企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、業務プロセスの可視化がもたらすメリットや具体的な手法、さらに効率化のためのITツール活用法について詳しく解説します。また、ICが実施した業務改善の成功事例も紹介し、実際にどのような変革が可能なのかをお伝えします。業務フローの最適化を目指す企業の方は、ぜひ参考にしてください。

業務プロセスの可視化が課題の企業は多い

企業活動において、業務プロセスの可視化は重要なテーマとなっています。特に、多くの企業が「業務の流れが把握しづらい」「担当者ごとにやり方が異なり、標準化されていない」といった課題を抱えています。このような状況では、業務の非効率が発生しやすく、改善点を見つけるのも難しくなります。また、業務の属人化が進むと、特定の社員がいなければ作業が進まないといった問題も発生しがちです。

こうした課題を解決するために、業務プロセスの可視化が求められています。業務フローを図やデータとして整理し、全体像を明確にすることで、ボトルネックや無駄な工程を特定しやすくなります。また、業務の標準化やマニュアル化にもつながり、組織全体の生産性向上を促す効果が期待できます。

業務プロセスを可視化するメリット

業務プロセスを可視化することは、単にフローを見やすくするだけでなく、企業全体の業務効率を向上させる重要な施策です。可視化によって、業務の流れや課題が明確になり、改善点を具体的に把握できるようになります。これにより、作業のスピード向上やコスト削減、品質の安定化といったさまざまなメリットが得られます。

ここでは、業務プロセスを可視化することで得られる主なメリットについて詳しく解説します。

効率化による生産性の向上

業務プロセスを可視化することで、作業の流れが明確になり、無駄な業務や重複作業を削減できます。例えば、同じデータを複数回入力しているケースや、不要な承認プロセスが含まれている場合、それらを見直すことで業務のスピードアップが可能です。また、従業員の役割分担が明確になるため、業務の停滞を防ぎ、スムーズな進行を実現できます。

コスト削減や品質の安定化

業務プロセスが可視化されると、どこでコストが発生しているのかが明確になります。例えば、不必要な外注や余分な資材の使用、長時間の会議など、コストのかかる要因を洗い出し、適切な対策を講じることが可能です。また、標準化された業務フローを確立することで、作業品質にばらつきが出にくくなり、一定の品質を維持しやすくなります。

属人化の防止

特定の従業員にしかできない業務が多いと、担当者が不在になった際に業務が滞るリスクが高まります。業務プロセスを可視化し、マニュアルや手順書を作成することで、誰でも同じ手順で作業できる体制を整えられます。これにより、業務の引き継ぎがスムーズになり、担当者の負担軽減やリスク分散にもつながります。

課題の明確化

業務プロセスを可視化すると、どの業務でどのような課題が発生しているのかを客観的に把握できます。例えば、「この工程で毎回エラーが発生している」「この部署間での情報共有が不十分」など、現状の問題点が見えてくるため、改善策を具体的に検討しやすくなります。データに基づいた意思決定が可能になり、業務の最適化が進むでしょう。

業務プロセスを可視化する方法

業務プロセスの可視化を進めるには、単に業務の流れを整理するだけでなく、課題の洗い出しや改善策の検討を含めた包括的なアプローチが必要です。可視化を行うことで、業務の効率化やコスト削減が可能となりますが、そのためには適切な手順を踏むことが重要です。

ここでは、業務プロセスを可視化するための具体的な手順を紹介します。

業務内容の洗い出しをする

業務プロセスを可視化するための第一歩は、現状の業務内容を正確に把握することです。各部署や担当者ごとに、日常的に行っている業務をリストアップし、それぞれの作業の流れや関係性を明確にします。この際、業務の目的や成果物、関係する担当者、使用しているツールやシステムなども併せて整理すると、より詳細な分析が可能になります。また、業務フローの中で重複している作業や、属人化している業務がないかを確認することも重要です。

改善策を検討する

業務内容を洗い出した後は、それぞれのプロセスの課題を明確にし、改善策を検討します。例えば、手作業によるデータ入力が多い場合は自動化の導入を検討したり、情報共有が不足している場合は適切なツールを導入することで解決できる可能性があります。また、業務のボトルネックとなっている部分を特定し、不要なプロセスを省略したり、流れをスムーズにする方法を考えます。改善策を考える際には、現場の担当者の意見を取り入れることも有効です。

業務プロセスを可視化する

改善策が決まったら、業務の流れを可視化し、全体のプロセスを明確にします。フローチャートや業務フロー図を作成することで、どの業務がどのようにつながっているのかが一目でわかるようになります。業務の可視化には、BPM（ビジネスプロセスマネジメント）ツールやプロジェクト管理ツールを活用するのも効果的です。これにより、関係者全員が業務プロセスを共有し、適切な判断を下しやすくなります。

目標を設定し運用を進める

業務プロセスを可視化した後は、改善の効果を継続的に測定しながら運用を進めます。そのために、具体的な目標を設定し、定期的に成果を評価することが重要です。例えば、「業務の処理時間を○％短縮する」「エラー率を○％削減する」など、数値で測定できる目標を設定すると進捗が把握しやすくなります。また、業務フローは一度作成して終わりではなく、定期的に見直しを行い、改善を繰り返していくことで、より効率的な業務運営が可能になります。

業務プロセスを改善するための方法

業務プロセスの可視化が完了したら、次に重要なのは継続的な改善です。業務の効率を向上させるためには、現状の課題を解決し、よりスムーズな運用ができる仕組みを整えることが求められます。そのための手段として、ITツールの導入やアウトソーシングの活用、クラウドストレージの利用などが挙げられます。

ここでは、業務プロセスを改善する具体的な方法について詳しく解説します。

ITツールの導入

業務プロセスを可視化し、改善を進めるためには、ITツールの導入が欠かせません。手作業での業務管理は情報の属人化を招きやすく、ミスや非効率の原因となることが多いため、デジタルツールを活用することでよりスムーズな業務運用が可能になります。

例えば、業務の流れをリアルタイムで確認できるワークフローシステムや、データを集約し分析できるBIツールを活用すれば、ボトルネックの発見や業務の最適化を迅速に行うことができます。また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで、繰り返しの業務を自動化し、従業員の負担を軽減することも可能です。

特に、SCM（サプライチェーンマネジメント）システムの導入は、業務プロセスの可視化と最適化に大きなメリットをもたらします。SCMシステムを活用すれば、調達・生産・物流・販売の各プロセスを統合し、データを一元管理できます。これにより、リアルタイムでの在庫確認や需要予測が可能になり、無駄なコストを削減しながら効率的なオペレーションを実現できます。

業務の可視化を進める上で、適切なITツールの活用は企業の競争力強化にもつながります。SCMシステムの詳細については、以下のページをご覧ください。

アウトソーシングやBPOの活用

すべての業務を社内で完結させようとすると、リソースが不足したり、重要な業務に集中できなくなる可能性があります。そのため、アウトソーシングやBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を活用することで、業務の効率化を図ることができます。

例えば、経理や人事、カスタマーサポートなどの業務は、専門の外部企業に委託することで、コスト削減と業務の最適化が可能になります。また、データ入力や資料作成などの定型業務を外部委託すれば、社内のリソースを戦略的な業務に振り向けることができ、企業全体の生産性向上にもつながります。

特に、近年ではBPOサービスの選択肢が増えており、自社に最適なサービスを選ぶことで、より効果的な業務改善が実現できます。

クラウドストレージの活用

業務のデータ管理や共有をスムーズに行うためには、クラウドストレージの活用が欠かせません。従来のファイルサーバーでは、アクセス権の管理やデータの更新作業が手間になることが多く、業務の遅延につながることもあります。

しかし、クラウドストレージを導入することで、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、チーム間の情報共有がスムーズになります。Google DriveやDropbox、OneDriveなどのクラウドストレージを利用すれば、ファイルのバージョン管理も容易になり、最新の情報をリアルタイムで共有することが可能です。

さらに、クラウド上での共同編集機能を活用すれば、複数人が同時に作業を進めることができ、業務のスピードアップが期待できます。また、データのバックアップやセキュリティ面でも、クラウドの利用はリスク管理の向上につながります。

業務プロセスの改善には、最新の技術や外部リソースを活用し、継続的に業務の最適化を進めることが重要です。

ITシステムの導入コンサルならICにお任せください

引用元：システム開発のIC

業務プロセスの可視化と効率化を進めるためには、適切なITシステムの導入が欠かせません。しかし、どのシステムを導入すれば最も効果的なのか、どのように運用すればスムーズに定着するのかといった課題に直面する企業も多いのが現実です。

ICでは、企業の業務プロセスに最適なITシステムの選定から導入、運用サポートまでを一貫して提供し、スムーズなデジタル変革を支援します。SCMシステムをはじめとする業務管理ツールの導入を検討している企業様は、ぜひご相談ください。

現状分析から運用までをサポートします

ITシステムの導入は、単にソフトウェアを導入すれば解決するものではありません。現場の業務フローを正しく理解し、どのような課題があるのかを把握したうえで、適切なシステムを選定することが重要です。

ICでは、現状分析を徹底的に行い、業務プロセスの課題を可視化したうえで、最適なITシステムの導入プランを提案します。導入後も運用面でのサポートを提供し、システムの定着化を支援します。

自社に最適なシステムを選定・開発が可能です

市販のパッケージソフトでは業務にフィットしない場合、カスタマイズやスクラッチ開発が必要になることがあります。ICでは、自社の業務に最適なシステムを選定し、必要に応じて開発も可能です。

特に、SCMシステムの導入においては、調達・在庫管理・生産計画・物流までの一連の流れを統合し、リアルタイムでのデータ管理と業務効率の向上を実現します。これにより、サプライチェーン全体の最適化が可能になります。

導入後のトラブルを最小限に抑えられます

ITシステムの導入時に最も懸念されるのが、運用開始後のトラブルです。システムの不具合や、従業員が使いこなせないといった問題が発生すると、かえって業務の効率が下がる可能性があります。

ICでは、導入前のシミュレーションやテスト運用を行い、事前にリスクを洗い出して対策を講じることで、トラブルを最小限に抑えます。また、導入後のアフターサポートも充実しており、システムの安定運用をサポートします。

業務プロセスの可視化と効率化を実現するITシステムの導入を検討している企業様は、ぜひICにご相談ください。

ICのシステム導入コンサルの事例

ICでは、業務プロセスの可視化と効率化を実現するために、ITシステムの導入支援を行っています。ここでは、ICが実際に手掛けた業務プロセスや勤怠の可視化プロジェクトの事例を紹介します。

労働環境の見直しと勤怠の可視化プロジェクト

ICは、大手建設企業の労働環境の見直しと勤怠の可視化を支援しました。2024年施行の36協定に対応するため、従来の紙ベースの勤怠管理を見直し、Microsoft Power AutomateとPower BIを活用してPC稼働ログをデータ化。

3か月間のデータ解析を行った結果、月100時間以上の時間外労働が発生している部署や個人を特定。これをもとに、業務の分散化や交代制の導入を提案し、労働環境の改善を進めました。

短期間で効果的なDX推進を実現し、さらなる業務フローの最適化支援も継続中です。

詳しい事例は、以下のページをご確認ください。

支払い通知書FAX送付業務の自動化

ICは、大手土木建設企業の支払い通知書FAX送付業務の自動化を支援しました。従来は手作業でFAX番号を入力していたため、送付ミスや作業負担が課題となっていました。

ICのコンサルタントが業務フローを整理し、ボタン1つで送付可能な自動化システムを導入。既存のMicrosoft環境に適したPower Automate Desktopを活用し、コストを抑えながら効率化を実現しました。また、送付ルールを明確化し、作業の標準化も進めました。

以前は毎月数時間かかっていた作業が、ワンクリックで完了するようになり、業務負担が大幅に軽減されました。さらに、属人化が解消され、誰でも対応できる仕組みが整いました。この成功を受け、他の支店でも自動化を拡大予定です。

詳しい事例は、以下のページをご確認ください。

ICでは、お客様の業務環境に最適なシステム導入をサポートします。業務の自動化を検討中の企業様は、ぜひICにご相談ください。

コンサルティング｜システム開発のIC

システム導入コンサル・開発ならICへ

業務プロセスの可視化や業務効率化を実現するためには、適切なITシステムの導入が不可欠です。しかし、導入にはシステム選定や運用定着など、多くの課題が伴います。ICでは、業務分析から導入、運用サポートまでを一貫して提供し、スムーズなDX推進を支援します。

SCMシステムをはじめ、業務自動化やデータ可視化などのITソリューション導入を検討中の企業様は、ぜひICにご相談ください。ICの専門コンサルタントが、貴社に最適なシステム導入をサポートいたします。

コンサルティング｜システム開発のIC