業務効率化の成功事例9選！事例から紐解くメリットやポイント

自社や組織の収益向上のためには、業務効率化が不可欠です。しかし、ひとくちに業務効率化といってもその方法やプロセスは企業・組織ごとに異なります。

この記事では、業務効率化について具体的なイメージを持ちやすいよう、企業の成功事例からわかる業務効率化のメリットや成功へのポイント、注意点などを紐解いていくので、業務効率化を検討したい担当者の方はぜひ参考にしてみてください。  

業務効率化の成功事例6選

業務効率化については、実際に成功した事例を知るとイメージがつかみやすくなります。

そこで、以下の企業、団体、個人の成功事例を紹介します。

自社の目的や課題と近いケースの成功事例を参考にしてみてください。

労働環境の見直しと勤怠の可視化プロジェクト｜大手建設企業

ここで紹介する大手建設企業は、2024年4月から建設業界で施行される36協定に対応すべく、労働環境の見直しと状況の可視化が必要になりました。そこで、全社的にDX推進を図ることになります。

DX推進では、専門的かつ高度なIT知識を持つITコンサルタントに依頼し、労働環境の現場調査を実施。3つの課題が浮かび上がりました。

そして、課題解決のための業務改善方法を見つけ出し、改善をサポートするITシステムの整理も行いました。

現場の労働環境や労働時間、残業の増加原因を調査し、改善すべき課題を明確にすることで、全社的なDX推進をスムーズに進めることにつながっています。

上記の成功事例に関しては以下のページで詳しくご覧いただけます。

無線LAN環境構築プロジェクト｜地方公共団体

ここで紹介する地方公共団体では、LANケーブルがある場所でしかPC作業ができなかったため、無線LAN環境の整備が急務でした。また、オフィスのレイアウト変更のたびに有線LAN工事で多大なコストを要する点も課題でした。

そこで、無線LAN環境整備を目的としたプロジェクトを推進し、無線LANでどのフロアからでもユーザー単位でIPアドレスを固定できるように実装。

無線LAN環境の整備により、会議室や席が変わるごとにIPアドレスを変更する必要がなくなり、利便性が向上しました。また、セキュリティ面でも安全性の向上につながったのです。

上記の成功事例に関しては以下のページで詳しくご覧いただけます。

テレワーク化に向けたMicrosoft 365導入｜公的機関

2020年頃から、ある公的機関ではテレワーク化が開始。そこで、自社でMicrosoft 365を導入したものの、組織全体で利用できる状態ではなく、現場業務の落とし込みなどで苦労していました。

そこで、Microsoft 365を組織全体で活用できるように設定し、業務に有効利用できることを目指すプロジェクトを開始。

組織にITについて深い知見を有する人材がいなかったため、ITのプロフェッショナルであるICに依頼し、Microsoft 365について必要な開発を洗い出しました。

また、テレワークの導入が進んだことにより、私物の端末からもアクセス可能にする必要があったため、セキュリティ面をしっかりと構築。

機密情報が漏洩しないよう、私物端末からのアクセスは閲覧のみ可能にするなどの工夫を取り入れ、安全かつ利便性の高い環境作りを成功させました。

上記の成功事例に関しては以下のページで詳しくご覧いただけます。

PC端末VPN接続環境構築｜建設・不動産

ここで紹介する建設・不動産会社では、社内のリモートワークを進める際に十分な端末環境が整っていないことが課題でした。

そこで、まず社外から社内セキュアにアクセスするために必要なクライアント証明書の認証をPCに導入するしくみから構築。そして、社内セキュアにアクセスするためのVPN接続を設定することが可能になりました。

また、初期設定だけでなく運用マニュアルも作成。単にVPN接続設定をして終わりではなく、社内で働く従業員たちが皆でシステムを使いこなせるような環境を整えました。これにより、リモートワークも問題なく進み、業務効率化を図ることに成功したのです。

上記の成功事例に関しては以下のページで詳しくご覧いただけます。

DX化で1.1億円の削減

こちらの事例は、システムエンジニア（SE）の業務効率化の事例です。顧客とのやり取りをすべてメールで行っていため、新規案件が増えるほど対応件数が増え、毎日1000件以上のやり取りをしなければならない状況が課題でした。

そこで、この業務プロセスを改善し効率化を目指すとともに、人件費を抑えるシステムを考案することとなりました。

具体的には、それまで全てメールで行っていた対応を、サービスデスクツールを使いシステム化することで人の手を介さないしくみとしました。

これにより、大幅な工数の削減が実現。業務効率アップにつながりました。

上記の成功事例に関しては以下のページで詳しくご覧いただけます。

今までの技術をAWSを使用したクラウドでの開発にも

ここで紹介する大手金融企業では、取引に関するシミュレーションを独自のシステムで対応していましたが、このシステムは個人用であり、会社全体のシステムではありませんでした。

そこで、正式に会社のシステムとして構築し、業務効率改善を目指すことに。

まずは、PoC（Proof of Concept：概念実証）としてプロトタイプを4カ月で構築し、結果次第で本開発をスタートさせることから始まりました。

もっとも、当初計画よりも早めに構築・検証が行えたため、大きなエラーもなく無事にシステムリリースまで到達できました。

結果として、個人用だったシステムを全社で共有できることとなり、業務効率化へとつながりました。

上記の成功事例に関しては以下のページで詳しくご覧いただけます。

成功事例からわかる業務効率化のポイント

成功事例には、業務効率化を成功させるための共通のポイントがあります。したがって、成功事例はただ知るだけでなく、成功のためのポイントを抽出することが大切です。

上記の成功事例からは、主に次のポイントが挙げられるでしょう。

• 現状の組織の課題を把握する
• 目的を定める
• 実現可能な体制を整える

以下では、上記3つのポイントについて詳しく解説します。成功事例からわかるポイントを参考にして、業務効率化をスムーズに進めましょう。

現状の組織の課題を把握する

業務効率化を成功させるためには、まず、現状の課題を明確に把握することが重要です。

現場でどのような業務がどのようなフローで行われているかを調査し、工数を可視化すると、課題が見えやすくなります。

現状の課題を正確かつ具体的に可視化するためには、決してトップダウンの調査ではなく、現場で実際に働いている従業員にヒアリングすることが大切です。

現場では、トップが思いもよらなかった課題で悩んでいる現状があるかもしれません。反対に、トップが課題だとイメージしていたものが、現場ではそれほど問題ではない可能性もあります。

したがって、組織の現状の課題を把握するためには、現場で働く人たちとの話し合いの場を設けるようにしましょう。

目的を定める

業務効率化を実現するためには、初めにゴールを定めておくことも大切です。なぜ、その課題を解決する必要があるのか、誰のための施策なのかを常に意識することで、効率化がスムーズに進みます。

また、目的は組織のトップだけでなく、従業員にも浸透させることが大切です。目的に向かってチームが一丸となることで、目的達成のためのプロセスの構築と実行がしやすくなります。

目的が定まったら、そこから逆算してフローを組み立てていくとスムーズです。

実現可能な体制を整える

業務効率化が必要な課題と目的を明確化できたら、その目的が実現可能となるような体制作りが必要です。

組織の現状を無視して先にシステムの導入や制度設計をしてしまうと、現場に混乱が生じ、業務効率化を図るどころか、かえって余計な手間やコストがかかることになりかねません。

したがって、目的が実現可能な体制やフローを整えた上で、システムや制度の構築・導入を進めていくことが大切です。

もちろん、実現可能な体制を整えたとしても、途中で問題が起きる可能性もあります。その際は冷静にフローを見直し、臨機応変に修正していくことが求められます。

業務効率化がもたらす3つのメリット

業務効率化の実現を目指すにあたっては、結果がもたらすメリットについて知ることも大切です。

なぜなら、どのようなメリットがあるかがわかれば、業務効率化の必要性がみえてくるからです。また、業務効率化へ向けて組織が一丸となるためにも、メリットは全社で共有しておくことが望ましいです。

ここでは、次の3つのメリットについて解説します。

• 労働生産性が向上し社内全体の実績が底上げされる
• ワークライフバランスを向上させられる
• ランニングコストを減らせる

これら3つのメリットは、業務効率化を目指すにあたって特に重要なため、しっかり押さえておきましょう。

労働生産性が向上し社内全体の実績が底上げされる

業務効率化がもたらす最大のメリットは、労働生産性の向上と言ってよいでしょう。

労働生産性とは、従業員1人が1時間あたりにどれだけの実績をあげられるかを指します。

業務効率化をすれば、従業員はそれまでよりも短い時間で業務を処理できるようになり、生産性が向上します。

また、短時間でより多くの業務が処理できるようになれば、それに比例してスキルアップも実現しやすくなるでしょう。

さらに、従業員一人ひとりの生産性が向上すれば、組織全体の生産性向上にもつながり、ひいては大幅な収益向上にもつながるのです。

ワークライフバランスを向上させられる

業務効率化が成功することで、従業員のワークライフバランス向上につながります。

ワークライフバランスとは、従業員の仕事とプライベートの両方のバランスがとれ、充実した働き方と生活ができている状態を指します。

「働き方改革」が叫ばれ、2019年4月に関連法が施行されて以降、多くの企業が従業員の働きやすさや生活とのバランスを大切にするようになってきました。

業務効率化が成功すれば、それまでよりも短時間で業務を完遂でき、空いた時間をプライベートに当てて充実した生活が送れるようになるでしょう。

また、残業や休日出勤を減らすことにもつながります。

ワークライフバランスが向上することで、従業員の気持ちにも余裕ができ、さらなる生産性向上も期待できるでしょう。

ランニングコストを減らせる

業務効率化の実現は、業務にかかるランニングコスト削減にもつながります。

なぜなら、それまで一つの業務にかかっていた人件費や購入費、雑費などのコストが、業務効率化によって抑えられるからです。

もちろん、業務効率化をスタートさせる際にツールを導入したり、外部サービスに委託したりするなどの費用はかかります。

もっとも、初期投資だけで業務効率化が成功すれば、それ以降のコストを大幅に削減することができます。

したがって、業務効率化にかかる費用を考慮しても、全体としてみればランニングコストの削減につながるのです。

業務効率化を図るアイデア3選

ひとくちに業務効率化を図るといっても、具体的に何に気をつけて進めれば実現に近づくのか迷う場合もあるでしょう。

そこで、業務効率化を図る上で押さえておきたいアイデアについて、次の3つを紹介します。

• デスクワークの効率化
• 社内の知識・情報共有
• 顧客情報と業務進捗の一括管理

業務効率化の実現を目指すにあたっては、上記3つのアイデアを業務に取り入れて実践してみるとよいでしょう。

デスクワークの効率化

デスクワークの業務効率化においては、日常的な反復作業を減らすことが大切です。

たとえば、データ抽出作業を毎日反復しているなら、Excelのマクロを活用してワンクリックで自動化することで業務効率を図ることが考えられます。

システムで自動化することにより、人の手で行うと生じやすいミスを減らすことも可能です。

また、こうした反復作業の時間が減れば、その分余った時間を他の業務にあて、生産性を上げることもできます。

社内の知識・情報共有

業務に関して重要な知識や情報は、社内や組織全体で共有すると業務効率化が実現しやすくなります。

従業員ごとに業務に関する知識や情報の蓄積のレベルが異なると、同じ業務を進める際に時間がかかってしまう可能性があります。

そこで、業務に必要な知識や情報の取得を従業員個人だけに任せるのではなく、共有できるポイントはマニュアル化するなどして全従業員に浸透できるようにしましょう。

誰もが参照できるマニュアルやデータベースを作っておけば、その都度一人ひとりに教える手間が省けるため、業務効率化につながります。

顧客情報と業務進捗の一括管理

取引に必要な顧客情報と業務進捗を一括して管理しておくと、日々の業務が進めやすくなり、効率化につながります。

営業や取引などにおいて、顧客情報を従業員ごとにバラバラに管理していると、必要な時にすぐに情報が取り出せず余計な時間がかかってしまいます。

顧客情報や一括管理することで時間をかけずにデータ抽出が可能となり、その分多くの顧客に対応する時間を増やせるでしょう。

また、業務の進捗状況は一括して管理し、現状どこまで進捗しているかを組織のメンバーが可視化できるようにしておくと、業務効率化をスムーズに進められます。

業務効率化を成功させるための注意点

業務効率化を成功させるためには、押さえておくべき注意点がいくつかあります。中でも、特に注意したいのが以下の2点です。

• 目的を組織全体で共有する
• IT関連に精通した人材が必須

せっかく業務効率化を目指したのに、途中で失敗してしまい、かえって余計な手間や時間、コストがかかってしまっては本末転倒です。

そこで、以下では上記2つの注意点について説明するので、特にどういった点に注意すべきかしっかり押さえるようにしましょう。

目的を組織全体で共有する

業務効率化を目指すなら、目的は必ず組織全体で共有するようにしましょう。なぜなら、目指すべきゴールを知らない従業員が組織の中にいると、目的達成のためのフローをスムーズに進められないからです。

また、目的がよくわからないまま漫然と指示に従って業務効率化を目指そうとしても、そもそも従業員のモチベーションが湧かないため、目的達成に時間がかかってしまうでしょう。

そうならないためにも、業務効率化の目的を決定したら、必ず組織全体で共有し、一丸となって目標達成を目指すようにしましょう。

IT関連に精通した人材が必須

業務効率化にあたっては、IT関連に精通した人材が必須です。なぜなら、業務効率化にはITシステムの導入や構築、管理が必要だからです。

業務効率化を図ろうとしても、組織にITに精通した人材がいないと、スタートの段階でつまづいてしまうでしょう。

また、ITに詳しくない従業員が、ITの知識を十分に備えてから業務効率化を進めようとしても、十分な知識を得るまでにはかなりの時間がかかるため非効率的です。

以上のことから、業務効率化にはIT関連に精通した人材が必須と言えます。

ITに精通した人材が不足している場合は委託することも一つの手段

業務効率化を進める際は、IT関連に精通した人材が必要不可欠であることは上で述べたとおりですが、もし組織にそのような人材がいない、あるいは不足している場合は、外部に委託することも検討してみましょう。

業務効率化をサポートするサービスなら、ITに関する高度な知識と豊富な経験を持つプロフェッショナルが揃っています。

委託には費用がかかりますが、自社の人材だけでIT関連のシステム導入・管理を行うのが難しい場合は、外部サービスに頼った方が全体的にみてコスト削減となる可能性が高いです。

業務効率化ならICへお任せください

ICでは、40年以上の長きにわたり、1800社以上の課題を解決してきた実績を活かし、顧客に合った業務効率化の実現をサポートしています。

ICなら、業務効率化に必要な課題の洗い出しからシステムの企画、設計、運用までをワンストップでサポート可能です。

対応できるシステムは、情報系から勘定系まで幅広い領域をカバーしています。

また、高度なIT知識を有するプロフェッショナルや高いスキルを持ったエンジニアを派遣可能です。「請負」か「常駐型」のいずれか適した方を選べるので、顧客企業に合った形態でサポートできます。

業務効率化をスムーズに進めるなら、ぜひICへお任せください。

株式会社IC

まとめ

業務効率化を成功させるためには、組織の現状をしっかり調査し、課題を明確に洗い出すことが必要です。その上で、目指すべきゴールを設定し、そこから逆算してプロセスを立てていきましょう。

また、業務効率化にはITに精通した人材が欠かせません。システムやツールの導入にあたっては、ITについて高度な知識と経験を有する人材をどれだけ割けるかが勝負になってきます。

もし、「業務効率化を進めたいが何から始めればよいかわからない」「ITに精通した人材がいない」とお悩みなら、ICへご相談ください。

ICでは、40年にわたり1800社の課題解決をサポートしてきた実績から、顧客企業に最適な方法で業務効率化のサポートをワンストップで行います。

自社や組織がどのような悩みを持っているのか、まずはお話をお聞かせください。