Pマークの取得方法とは？主な流れや取得するメリットなどを解説

近年、取引先との契約条件や情報管理強化を目的としてPマークの取得を進める企業が増えています。一方で、「何から始めれば良いのかわからない」「どのくらい期間や費用がかかるのか把握できていない」と悩む担当者も少なくありません。

本記事では、Pマークの概要や取得するメリット、Pマーク取得までの流れ、必要な期間や費用などを解説します。

Pマーク（プライバシーマーク）とは

Pマーク（プライバシーマーク）の定義は以下の通りです。

引用元：プライバシーマークとは｜プライバシーマークについて｜一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）

Pマークとは、企業や団体が個人情報を適切に管理・運用しているかどうかを第三者が評価したうえで与えられる制度です。日本産業規格「JIS Q 15001」に基づき、個人情報保護の体制や運用ルールが整備されているかを審査し、合格した事業者に付与されます。

Pマークを取得することで、個人情報を適切に扱っているということを証明できるようになります。

有効期限

Pマークの有効期限は2年間です。一度取得すれば今後も継続して利用できるわけではなく、更新審査を受けながら運用を維持する必要があります。

更新時には、取得時と同様に個人情報管理の運用状況や社内体制が確認されるため、日常的な管理が欠かせません。

ISMSとの違い

PマークとISMSはどちらも情報管理に関する認証ですが、対象範囲に違いがあります。Pマークは個人情報保護を中心とした制度であり、顧客情報や従業員情報などの適切な取り扱いを重視しています。

一方、ISMSは情報セキュリティ全体を対象としており、機密情報やシステム、ネットワークなど、幅広い情報資産を管理対象に含める点が特徴です。そのため、個人情報管理の強化や取引先対応を優先する場合はPマーク、組織全体の情報セキュリティ体制を整備したい場合はISMSが選ばれる傾向があります。

自社の事業内容や管理対象を整理したうえで、目的に合った認証を選定することが大切です。

ISMSに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：ISMSを取得するには？主な流れや運用時の注意点などを解説

Pマークを取得するメリット

Pマークを取得することで得られるメリットとして、以下の4つが挙げられます。

• 取引先や顧客からの信頼向上につながる

• 個人情報の管理体制を整備しやすくなる

• 情報漏えいリスクの低減を図れる

• 社内でセキュリティ意識を共有しやすくなる

これらのメリットについて、以下から詳しく見ていきましょう。

取引先や顧客からの信頼向上につながる

Pマークを取得している企業は、個人情報を適切に管理している企業として一定の評価を受けやすくなります。管理体制を対外的に示しやすく、営業活動や新規取引時の安心感につながります。

また、取得状況を提示できれば契約前の確認事項に対して管理体制を具体的に説明でき、取引先とのやり取りにも説得力が生まれるでしょう。

個人情報の管理体制を整備しやすくなる

Pマーク取得では、個人情報の取得方法や保管ルール、アクセス権限などを整理しながら社内ルールを整備していきます。その過程で、これまで担当者ごとに異なっていた管理方法や曖昧だった運用フローを見直しやすくなります。

申請手順や確認フローも明確になるため、属人的な運用から組織的な管理へ移行しやすい点もメリットです。

情報漏えいリスクの低減を図れる

Pマーク取得を進める中では、情報漏えいにつながる原因や管理上の課題を洗い出しながら対策を整備していきます。持ち出しルールやアクセス制限、端末管理などを見直すことで日常業務の中で発生しやすいミスを抑えやすくなります。

管理ルールを明文化し、確認手順を定着させることで、情報の取り扱いを組織全体で統一しやすくなります。

社内でセキュリティ意識を共有しやすくなる

Pマーク取得では、管理担当者だけではなく従業員全体で情報管理ルールを理解しながら運用することが求められます。そのため、研修や社内周知を通じて個人情報保護に対する認識を共有しやすくなります。

たとえば、メール送信時の確認手順や書類の取り扱い方法など、日常業務に直結するルールが明確になることで従業員ごとの対応差も減らすことが可能です。管理体制を仕組みとして整えることで、担当者任せになりにくい運用へつなげることができます。

Pマークを取得する方法

Pマークの取得は個人情報を管理するルールを整備し、実際に社内で運用できる状態を整えたうえで審査を受ける必要があります。そのため、取得準備では情報管理体制の整理だけではなく、運用フローや社内教育まで段階的に進めることが重要です。

以下では、Pマークを取得する方法とその流れについて解説します。

取得方針・責任者を決定

Pマーク取得を進める際は、まず取得目的と社内方針を整理し、従業員へ個人情報の取り扱いをどう周知するかまで統一します。その後、個人情報保護管理者などの役割を決め、取得までの計画や進捗管理の方法を定めます。

また、各部署で扱う個人情報を洗い出し、保管場所や利用範囲、想定されるリスクと対策を確認しておくことも欠かせません。初動で管理対象と責任範囲を明確にできれば、後工程で必要な規程作成や教育、運用確認へ移りやすくなります。

PMSの構築・運用

取得方針や責任者を決定したら、PMS（個人情報保護マネジメントシステム）文書を作成します。基本的には、個人情報保護マニュアルや安全管理規定、個人情報保護方針を載せる必要があります。それに加え、審査機関の選定を行っておくことをおすすめします。

PMS文書を作成後、その文書内容と日本産業規格「JIS Q 15001」の要求事項に沿ってPMSの構築と運用を進めましょう。その際、PDCAサイクルを1回以上は回し、課題の発見と改善を図っておく必要があります。

また、PMSの運用における個人情報管理台帳や法令、リスク分析、マネジメントレビューなどを記録した書類も求められるため、併せて作成しておくことが重要です。

内部監査を行い問題ないかを確認

PMSを整備した後は、実際にルール通り運用できているかを確認するために内部監査を実施します。内部監査では、申請手順やアクセス制限、情報の保管状況などを確認しながら改善点を洗い出していきます。

書類上だけ管理体制を整えていても、現場で運用できていなければ審査時に指摘を受ける可能性があるため、実際の業務内容と運用ルールに差がないかを確認することが大切です。

Pマークの申請・審査を実施

内部監査を行い、問題がなければ必要書類を準備して審査機関へPマークの申請を行います。申請後は書類審査と現地審査が実施され、個人情報管理の体制や運用状況について確認されます。

現地審査では、管理台帳や運用記録だけではなく、実際の管理方法や社内体制について質問される場面もあります。そのため、担当者だけが内容を把握している状態ではなく、現場でもルールを理解したうえで運用できていることが重要です。

万が一、指摘事項があった場合は後日届く「指摘事項文書」の内容を確認しながら改善対応を行い、記載されている日付から3ヶ月以内に改善報告書を提出します。

Pマークを取得

審査を経て付与適格の決定を受け、付与契約などの手続きを行うことでPマークを使用できるようになります。使用規定に従ってホームページや宣伝・広告用資料などで使用できるようになり、情報管理体制を対外的に示しやすくなります。

ただし、Pマークは取得して終わりではなく、2年ごとに行われる更新審査に向けて継続的に運用を維持する必要があります。

Pマーク取得にかかる期間と費用

Pマーク取得を進める際は制度内容だけではなく、どの程度の期間や費用が必要になるのかを事前に把握しておくことも重要です。

以下では、Pマーク取得までにかかる期間や費用について解説します。

取得までに必要な期間の目安

Pマーク取得までの期間は、一般的に6ヶ月～1年程度が目安とされています。すでに情報管理ルールが整備されている企業であれば比較的短期間で進めやすい一方、運用体制を一から見直す場合には準備期間が長くなる傾向があります。

特に時間がかかりやすいのは、個人情報の管理状況を整理しながら社内ルールを統一していく工程です。部署ごとに管理方法が異なっていると運用フローの調整やルール周知にも工数が発生し、さらに時間がかかる可能性があります。

審査費用・運用コストの目安

Pマークの取得では申請料や審査料、付与登録料の費用が発生し、事業者規模によって費用が異なります。たとえば、小規模事業者の場合は申請料52,382円、審査料209,524円、付与登録料52,382円がかかります。

また、更新審査時にも費用が発生するため、継続的な運用コストも考慮する必要があります。

Pマーク運用ではシステムによる管理が重要

Pマークは取得することだけが目的ではなく、取得後も継続して個人情報を適切に管理し続けることが求められます。しかし、管理台帳や申請フローをExcelや紙で運用していると更新漏れや確認ミスが発生しやすくなり、担当者の負担も大きくなります。

Pマーク運用を安定して継続するには、システムを活用しながら情報を一元管理できる体制を整えることが有効です。

ここでは、システム管理が重要な理由として以下の5つを解説します。

• アクセス権限を適切に管理できる

• 情報管理ルールの属人化を防ぎやすい

• ログ管理や監査対応の効率化につながる

• 人的ミスによる情報漏えいリスクを軽減できる

• 継続的な運用管理の負担を減らせる

アクセス権限を適切に管理できる

Pマーク運用では、個人情報を誰が閲覧・編集できるのかを明確に管理する必要があります。紙やExcelによる管理ではファイル共有範囲が曖昧になりやすく、不要な権限が残ったまま運用されるケースも少なくありません。

システムを活用すると、部署や担当業務ごとに閲覧権限を設定しやすくなります。さらに、必要な情報だけにアクセスできる状態を維持しやすくなり、情報漏えい対策にもつながります。

情報管理ルールの属人化を防ぎやすい

Pマーク運用では、管理方法が担当者任せになると運用ルールが社内で統一されにくくなります。特定の担当者しか管理方法を把握していない状態では、引き継ぎ時に確認漏れや運用ミスが発生しやすくなります。

システム上で申請フローや管理手順を統一すると、誰が対応しても同じ流れで運用しやすくなります。さらに、保存場所や更新手順も整理されるため、部署ごとの対応差を抑えやすくなるのもメリットです。

ログ管理や監査対応の効率化につながる

Pマーク運用では、情報の閲覧履歴や更新履歴を確認する場面があります。しかし、手作業で記録を残している場合は、確認作業に時間がかかったり履歴管理が不十分になったりするケースがあります。

システムを活用すれば、アクセス履歴や更新履歴を記録できる設計にしやすくなります。必要な記録を確認しやすい状態に整えておくことで、内部監査や更新審査に向けた確認作業の負担を抑えることも可能です。

人的ミスによる情報漏えいリスクを軽減できる

情報漏えいは不正アクセスだけではなく、誤送信や誤共有、添付ファイルの取り違えなど、日常業務の中でも発生します。特に複数のファイルを手動管理している場合は、最新版がわからなくなったり誤った情報を共有したりするリスクも高まります。

システムによって管理方法を統一すると、入力ルールや確認手順を標準化しやすくなります。さらに、アクセス制限や承認フローも設定できるため、確認不足によるミスを防ぎやすくなるのも利点の一つです。

継続的な運用管理の負担を減らせる

Pマークは更新審査があるため、取得後も管理体制を継続して維持する必要があります。管理台帳の更新や社内確認を手作業で行っていると、日常業務と並行しながら対応する負担が大きくなってしまいます。

システムを活用して情報を一元管理すると、更新状況や申請履歴を確認しやすくなります。継続運用を前提に管理体制を整えることで、担当者に業務負荷が集中しにくい環境を構築することが可能です。

情報管理のシステム化ならICへ

引用元：システム開発のIC

Pマーク運用では、個人情報を継続的に管理できる体制づくりが重要です。しかし、Excelや紙による管理を続けていると、アクセス権限の管理や更新履歴の確認、監査対応などが担当者任せになりやすく、運用負荷も大きくなります。

ICは、企業ごとの課題や業務内容を整理しながら運用に合わせたシステム開発支援を行っています。運用開始後の保守・運用にも対応しているため、継続的に管理体制を見直しながら運用を進めることが可能です。

Pマークの取得を見据えた体制の整備やシステムの導入を検討している場合は、ぜひICにご相談ください。

まとめ

Pマークは、個人情報を適切に管理していることを対外的に示せる制度です。Pマークの取得では申請書類を準備するだけではなく、個人情報の管理ルールや運用体制を継続的に整備していく必要があります。

取得後も更新審査があるため、担当者任せの管理では運用負荷が大きくなりやすく、管理台帳の更新漏れや確認不足につながるケースもあります。そのため、Pマークの運用では情報を一元管理しながら継続運用できるシステムを活用することが重要です。

Pマークの運用を見据えた管理体制の構築を進めたい場合は、ICを選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。