DX推進で見込まれる業務効率化による成果は？課題や成功事例も解説

大幅な業務効率化や生産性向上が見込めるとして話題のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進ですが、具体的に何が効率化するのか、どのような成果に結びつくのかよくわからないという人も多いのではないでしょうか。

そもそもDXとは「デジタルによる変容」を意味し、導入すればそれまでアナログで行っていた業務の課題を解決し、大幅なコスト削減が実現できます。

この記事では、DX推進の重要性や具体的な業務効率化の内容について解説します。DX推進のプロセスや注意点、おすすめのツールについても紹介しますので、ぜひ最後までご覧いただき、自社の業務効率化を図っていきましょう。

DXと業務効率化の違い

DXとは、デジタル技術の活用による業務改革を指しますが、類似の用語として「業務効率化」があります。業務効率化とは、業務の無駄をなくし生産性向上を目指す取り組みを指します。

業務効率化の方法の一つに、他の手法とともにDXが含まれるようなイメージをしていただくといいでしょう。

以下の項目では、DXと業務効率化についてそれぞれ詳しく説明します。

DXとは

DXとは、「デジタルトランスフォーメーション」の略称で、「デジタルによる変容」という広い意味を持ちます。

言い換えれば、DXとは、デジタル技術を活用することで業務改革につなげ、企業の競争力を高めていくことを指す用語です。

日本では、2018年に経済産業省が「デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進するためのガイドライン」を取りまとめたことを契機にDX化の推進が広がり始めました。

経済産業省によれば、DXとは「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジ タル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのも のや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義されています。

引用：産業界におけるトランスフォーメーションの推進ガイドライン(経済産業省) 

DXの意味や概要については、以下のページでより詳しく解説しています。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？意味をわかりやすく解説

業務効率化とは

業務効率化とは、業務の「無理・無駄・ムラ」を減らし、生産性を高める取り組みを指します。

業務効率化により、人件費などのコストの削減につながります。また、業務時間を減らし、従業員の負担を減らすことも可能です。

具体的には「人材の配置に無駄がないか」「従業員を無理なスケジュールで働かせていないか」「部署ごとに人員や予算の振り分けがムラなくできているか」といった観点から業務を改善し、効率化を目指します。

業務の負担やコストが削減されることで従業員の満足度やモチベーションも高まるため、生産性向上が期待できます。

企業がDXに取り組むべき理由

企業がDXに取り組むべき理由は、主に以下の2つです。

• 旧来のツールから脱却する必要性がある
• 政府によるDXの推進がなされている

まず、企業が今後も収益を上げ、成長を続けていきたいのであれば、旧来的なツールから脱却しDXを推進する必要があります。

すでに、一定数の企業がDXに取り組み、あらゆる業務に反映させています。

こうした企業の中で競争力を発揮し、時代の変化に対応する必要があるのです。

また、日本では2018年に経済産業省が「デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進するためのガイドライン」を取りまとめたことを契機に、政府がDXを推進しています。

DXのためデジタル技術を導入する企業に対しては「IT導入補助金」など各種補助金制度も整っており、今ならこうした制度を上手く活用することでコストを抑えつつ自社の競争力を高めることが可能です。

以上のことから、近年はさまざまな業界・規模の企業が積極的にDXに取り組んでいます。

参考：デジタルガバナンス・コード2.0｜経済産業省

DX推進で見込まれる業務効率化による成果

DX推進で業務効率化が図られることで、さまざまな成果が得られます。

主な成果は以下のとおりです。

• 労働生産性の向上
• 情報蓄積・共有の簡略化
• 工数削減
• 属人化の解消
• 旧来の組織体制からの脱却
• 内部状況の可視化

ここでは、それぞれの成果について詳しく解説します。

DX推進にあたって、具体的にどのような成果が得られるか理解しておくと、導入のイメージがしやすくなるでしょう。

労働生産性の向上

DXにより、これまで人の手で行っていた作業をデジタル化することで、労働生産性の向上が期待できます。

なぜなら、ヒューマンエラーがなくなることで確認や修正の時間と手間が省けるからです。また、人件費の削減にもつながります。

DXによって今までかかっていた無駄な時間や手間がなくなれば、その分の時間をより価値の高い業務に振り分けることができます。

結果として、自社の商品やサービスの品質がさらに向上し、市場の評価を高められるでしょう。

情報蓄積・共有の簡略化

DXによってさまざまなデータをデジタル化すれば、膨大な量の情報を蓄積しやすくなるでしょう。

たとえば、クラウドを利用して情報を保存すれば、わざわざ紙に出力する手間が省けます。

また、さまざまな場所やツールから情報へのアクセスが可能になり、共有の簡略化にもつながるでしょう。

それまですべて紙の状態でファイリングすることで情報を蓄積していた場合、保管に相応の広さの場所が必要です。

この点、デジタル化すればほとんどの情報をクラウド内に保存できるため物理的な場所をとりません。重要な情報や出力すべき情報のみ紙で残しておくようにすれば、省スペースにつながります。

工数削減

DXによりデータ管理を一元化することで、工数削減が実現し、業務効率化につながります。

従来の管理方法は、部門・部署ごとにカスタマイズされる傾向にありました。

その結果、データの互換性が乏しく、他の部門・部署で共有したい時は各所で入力し直したり、チェック作業をしなければならない手間が発生していたのです。

この点、DXによりデータを一元管理すれば、その部署・部門からでも同じ情報を共有できるため、入力やチェックといった工数が減ります。入力ミスや確認ミスなどもなくなり、より効率的に業務が行えるようになるでしょう。

属人化の解消

DXによって業務マニュアルをデジタルデータ化することで、属人化によるリスクの解消につながります。

たとえば、専門性の高い業務を担う部署は「○○さんしか知らない・できない」など属人化しやすい傾向にあります。そうすると、担当者が休職や退職をしてしまうと代わりの人材がおらず、最悪の場合業務がストップする危険性があるでしょう。

この点、DXを推進して専門的なマニュアルもデータ化すれば、担当者以外にも共有しやすくなり、本人が不在でも代わりの人材を出しやすくなります。

旧来の組織体制からの脱却

政府からも推進されているDXは、「働き方改革」を促す目的もあります。

これにより、国内企業が旧来的な組織体制から脱却し、さらに発展し日本経済に貢献するねらいがあるのです。

働き方改革の大きな柱の一つに「残業時間の減少」があります。旧来的な組織では、「時間外にも働いてこそ成果を上げられる」という価値観が蔓延していました。

しかし、業務をデジタル化することにより工数を削減し、時間や手間を省くことができれば、無理な残業をしなくても成果を上げることが可能となります。

また、少ない時間で効率的に働いた方が従業員の働きやすさとモチベーションにつながり、これまで以上に成果を上げやすくなるため、企業の収益アップも期待できます。

参考：雇用・労働「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

内部状況の可視化

グループ企業や複数の店舗・支店を持つ企業が、DXによって各支社・支店のデータを一元化すれば、内部状況を可視化しやすくなります。これにより、全体としての営業戦略や経営戦略の立案がやりやすくなるでしょう。

グループ企業や支店・支社があると、本社はそれぞれの運営を現場任せにしがちです。その結果、各現場で何が課題となっているかが見えづらく、適切な管理・指導ができなくなるリスクがあります。

一方、DXによって各現場の状況をデータで共有できれば、課題や改善点が現場ごとに可視化され、それぞれに合った指導や戦略の立案ができるようになります。

その結果、各支店・支社の売上アップにつながり、ひいては企業全体の収益アップにつなげられるでしょう。

DXで業務効率化する際の5ステップ

DX推進により業務効率化をすすめる際は、いきなり解決に走ろうとせず、段階を踏むことが大切です。

DXで業務効率化する際のステップは、以下の5段階に分けられます。

1. 現状の課題の洗い出し
2. 課題解決方法の決定
3. 自社内で進めるか他社に委託するか決定する
4. 短期課題・中長期課題・長期課題の設定
5. 本導入

ここでは、上記5つのステップについて具体的に説明します。

1.現状の課題の洗い出し

はじめに、業務における現状の課題を分析し、洗い出しましょう。課題を明確化することで、自社に何が必要かが見えてきます。

課題をいくつか抽出できたら、解決すべき優先順位をつけましょう。

たとえば、「予算のスリム化」「担当者が長期休養に入ることによる人材補充」「顧客リストの整理」「引継ぎの簡略化」など、解決すべき課題を洗い出し、優先順位をつけていきます。

解決すべき課題がわからなければ、DXをどのように活用すればよいかが見えてこないため、課題の洗い出しは最初に必ず行うべき作業です。

2.課題解決方法の決定

課題を洗い出し、優先順位がつけられたら、課題解決の方法を決めましょう。

たとえば、人材不足について解決したい場合は「人材を新たに採用する」「派遣社員に来てもらう」「在宅勤務を許可する」「外部に依頼する」などの方法が挙げられます。

この中から、自社に合った方法を一つ、または複数決めていきましょう。

人材不足の課題解決のためにDXを取り入れる場合、DXによる支援が得意な業者のサービスを活用する方法もあります。

3.自社内で進めるか他社に委託するか決定する

上記でも述べたように、課題解決方法には他社に依頼する方法もあります。

したがって、課題解決方法の決定をする際は、自社内で進めるか他社に委託するかについても決めましょう。

まずは、課題が自社で解決できるものかどうかを検討します。他社に委託する場合は費用がかかるため、自社で可能であれば自社で解決しましょう。

一方、「自社で解決する方法がわからない」「失敗するリスクが心配」など不安がある場合は、他社への依頼を検討しましょう。

理由は、自社で無理にDXで解決しようとしたところかえって手間やコストがかかってしまったというリスクを避けるためです。

以上の基準を参考に、自社で解決する課題と他社に委託する課題を分けていきましょう。

4.短期課題・中長期課題・長期課題の設定

課題の洗い出しや解決方法の決定が終わったら、DX推進で実施すべき範囲を決めましょう。その際は、一度にすべてを解決しようとするのではなく、課題を短期・中長期・長期の3段階に分けて少しずつ解決することが大切です。

短期課題では、緊急度が高く、かつ、小さな課題から取り組んでいきましょう。小さなものから取り組むことで、段階的にDXに慣れていくことができます。

短期課題で得たDXの成功体験や改善点を中長期課題に活かすことでスムーズな課題解決につながります。

5.本導入

DXを本格導入し、実際に課題を解決し始めたら、業務効率化ができているか定期的に見直しましょう。

見直しの際は改善点を洗い出し、次回までに解決する必要があります。

たとえば、短期課題でDXを導入したにもかかわらずなかなか業務効率化が実現しない場合は、早急に解決方法を検討し、改善しましょう。

一方、業務効率化に成功している場合は、「なぜ、どのような方法で効率化が実現したか」についてデータを収集し、分析することが大切です。

分析結果は次の課題解決に活かすことで、さらなる業務効率化が期待できます。

DX推進で業務効率化をする際の課題と注意点

DX推進により業務効率化を目指すためには、課題と注意点に留意する必要があります。

主な課題と注意点は以下のとおりです。

• 自社に合ったツールを選定することが難しい
• 短期・長期の目標設定を行う必要がある
• ITに詳しい人材が不足していると難しい

DX推進とは業務のデジタル化による改革を目指すことなので、ITやデジタルに精通した人材が必要不可欠であることが大きな課題でしょう。

ここでは、上記3つの点について詳しく説明します。

自社に合ったツールを選定することが難しい

DX推進に必要なデジタルツールにはさまざまな種類があります。したがって、自社に合ったツール選びの難しさは避けられないでしょう。

デジタルツールには、それぞれ経理分野、開発分野などカバーできる分野が異なります。また、同じ分野でもさまざまなツールが存在します。

したがって、自社が解決したい課題に合ったツール選びが必要となりますが、デジタルツールに慣れていないとどのツールが最も使い勝手がよく有益かを判断するには時間がかかるでしょう。

また、DX推進を開始したばかりのうちは、ツールの運用におけるトライ＆エラーを繰り返す必要があります。その際は、DXに詳しい業者にサポートを依頼する方法もあります。

短期・長期の目標設定を行う必要がある

DX推進の開始にあたっては、短期・長期の目標設定を必ず行いましょう。なぜなら、目標設定のないままDXだけ導入すると、どのように活かせばよいかわからず、業務効率化どころかかえって遠回りになる危険性があるからです。

また、業務効率化のおける大きな目標を設定したら、いきなりそれを解決するのではなく、必ず段階を踏んで解決できるよう小さな目標設定も行いましょう。

小さな目標を少しずつ達成していくことで、負担を最小限に抑えながら最終目標を達成することが可能となります。

ITに詳しい人材が不足していると難しい

ITに詳しい人材が不足していると、DXの導入は難しいでしょう。

DX推進にあたっては、DXやIT、デジタルツール全般に精通した担当者が必要不可欠です。しかし、日本国内ではDX推進を担当できるほどの知識と経験を持った人材が不足しているのが現状です。

また、ITに精通した人材がいたとしても、社内の他の業務を多く抱えていることからDX推進にまでリソースを割けないという現状もあります。

したがって、DX推進を成功させるためには、まずはITに詳しい人材を複数人確保することが早急の課題と言えるでしょう。

DX推進につながる業務効率化ツール例

DX推進に役立つツールにはたくさんの種類があります。どのツールが最も自社に合うか悩むという担当者も多いでしょう。

そこで、ここでは業務効率化に役立つ3つのツールについて紹介します。

• RPAツール
• 経費精算システム
• BIツール

まずは、上記3つのツールの導入を検討してみると、DXによる業務効率化をイメージしやすいでしょう。

RPAツール

RPAツールは、機械化することでルーティンワークを効率化できる自動処理システムです。ルーティンでできる作業を、正確かつスピーディに処理できるため、毎日の業務を大幅に効率化することが期待できます。

具体的には、ECサイトで顧客から注文を受けた際に受注完了メールを送信したり、決まった時間にメールマガジンを配信したりといった業務を自動化することが可能です。

時間やメールの文面を設定するだけで活用できるため、同じ内容のメールなどを大量に送信する業務の効率化に向いているでしょう。

経費精算システム

経費精算システムは、紙の領収書の経理システムへの入力を自動化するツールです。計算上のヒューマンエラーをなくせる点がメリットです。

人間が行う作業にはミスがつきもので、避けることはできません。特に、経理関係の計算ミスなどはケアレスミスが大きな間違いにつながる場合があります。そのたびに人の手で膨大な量の収支を再確認していたのでは、かなりの手間と負担がかかるでしょう。

その点、経費精算システムを導入すれば、ヒューマンエラーがなくなり作業時間も大幅に短縮できます。

また、権限のある人ならどこからでもシステムにアクセスできるようにすれば、リモートで経費精算ができることもメリットです。

BIツール

BIツールとは、「Business Intelligence（ビジネスインテリジェンス）ツール」の略称で、バラバラのままの業務データを1か所に集約・分析し、結果をわかりやすく「見える化」できるツールです。

たとえば、顧客データや受発注データ、Webサイト訪問者の行動データなどを集約・分析し、わかりやすく視覚化してくれます。したがって、商品の開発や販売についての戦略を立案するのに役立ちます。

また、Excelなどにデータ入力する必要がないため、データ分析における業務効率化が期待できます。

DX推進・業務効率化ならICへお任せください

DX推進による業務効率化を検討しているなら、ICにお任せください。

ICでは、さまざまな業界の企業に対しITソリューションやITサポートサービスを提供しています。

DX推進においては、導入したシステムを24時間365日フルサポートします。

サーバ管理やメンテナンス、いつでも利用できるデータセンターやヘルプセンターの運用、業務フローや戦略の見直し提案など、多角的な面からのサポートが可能です。

また、ICはITソリューション事業で40年以上の実績があります。

製造業から小売業まで、さまざまな業界・業種の運用支援を手がけた経験を活かし、人材不足や生産性向上など各企業の課題解決に最適なシステム運用を提案しています。

ICのDX推進・業務効率化の成功事例

ここでは、ICのDX推進と業務効率化について具体的に知っていただくために、実際の成功事例を紹介します。

今回紹介するのは、以下の3事例です。

• ERP周辺業務の自動化｜大手電気通信事業会社様
• ジョブ実行業務の自動化プロジェクト｜大手建設機械企業様
• 生産管理システムのRPA導入プロジェクト｜東新工業様（半導体）

それぞれ、どのような課題に対してICがいかなる提案をし、効率化を実現したかについて紹介します。

ERP周辺業務の自動化｜大手電気通信事業会社様

ある大手電気通信事業会社では、ERP導入プロジェクトが進行していたところ、ERPの標準機能では業務が回らず、データ入力等の周辺業務に時間がかかるといった課題がありました。

そこで、ICが業務の自動化をサポートするために参画。たとえば、「PowerAutomate」というプロダクトでは、「請求登録」「在庫登録」の2業務を自動化に成功。

開発工程では依頼主企業の状況を丁寧にヒアリングし、ミニマムのRPAを見せながら要件擦り合わせ、要件が固まったら設計からリリースまでを一気にサポートしました。

RPAリリース後は、利用者からエラーの問い合わせが届くこともありましたが、PowerBIを使用しRPAログを可視化することで定期的なモニタリングを実施、相手からの問い合わせを待たずに該当者にヒアリングが可能となりました。

結果的に、直近はほぼ問い合わせがなくなり、対応工数を大幅に削減し業務効率化につなげることに成功しています。

詳しくは以下のページでご覧いただけます。

大手電気通信事業会社様におけるERP周辺業務の自動化

ジョブ実行業務の自動化プロジェクト｜大手建設機械企業様

ある大手建設機械企業では、基幹システム刷新のタイミングに合わせてジョブ管理基盤を導入。ジョブの実行や監視などはオペレータの業務でしたが、対応しきれないケースが発生する事態になっていたようです。そこで、ICが参画し、オペレータが担う単純作業の自動化を実施。

自動化前は、オペレータの対応件数は1日600～800件程あり、かなりの負担になっていました。

そこで、ICではRPAにおける新たなワークフローの作成・承認の設定を提案。これにより、依頼主のRPA使用への不安が払拭され、自動化に成功した事例です。

RPA導入により、これまで毎日フル稼働していたオペレータの業務が週1、2件の対応にまで減少。全体としても、大幅な工数削減、コスト削減に成功しています。

詳しくは以下のページでご覧いただけます。

大手建設機械企業様におけるジョブ実行業務の自動化プロジェクト

まとめ

DX推進は政府からも推奨されており、今まさに企業が取り組むべきと言えます。

DX推進による業務効率化の成果は大きく、成功すれば大幅なコスト削減にもつながるでしょう。

DX推進にあたっては、IT全般に精通した人材が必要不可欠です。それまでアナログで対応してきた業務の課題を洗い出し、デジタル化につなげるには、ITに詳しい人材がリードしなければ解決方法の決定までは至らないでしょう。

しかし、国内企業ではITに精通した人材が不足しているのが現状です。

そこで、もしDX推進でお困りの際は、ICへのサポート依頼をご検討ください。

ICは、約40年間のIT支援業務で培った知識と経験を活かし、いかなる業界・業種にも対応できるITのプロフェッショナルです。

依頼主企業のお悩みを丁寧にヒアリングし、課題を正確に洗い出しながら、最適なソリューションを提案します。

自社の業務効率化を成功させ、収益向上を実現するためにも、DX推進の際はICのご相談ください。

以下のICへのお問い合わせフォームより、ご連絡をお待ちしております。