情報の一元化とは？メリットや進め方、成功のポイントを解説

企業では、顧客情報や案件情報など、さまざまな情報を日々管理しています。しかし、事業の拡大やシステムの増加に伴い、情報が複数の場所に分散してしまうケースも少なくありません。

そのような状態を解決する方法として活用されているのが情報の一元化です。本記事では、情報の一元化の概要や情報が分散していることで発生する課題、情報の一元化の進め方などを解説します。

情報の一元化とは

情報の一元化とは、社内に存在するさまざまな情報を一つの場所に集約し、組織全体で活用しやすい状態を構築することです。

企業では、顧客情報や案件情報、契約情報、問い合わせ履歴など、多くの情報を日々取り扱っています。これらの情報を統一されたルールのもとで管理することで、必要な情報をスムーズに確認できる環境を整えられます。

近年は業務のデジタル化によって利用するシステムやツールが増えており、情報を適切に管理・活用するための取り組みとして情報の一元化が重視されています。

一元化に適している情報

情報の一元化に適しているのは、複数の部署や担当者が利用する情報や日常的に更新される情報です。具体的には、売上データや顧客情報、在庫情報、プロジェクトの進捗状況が挙げられます。

また、社内規程や業務マニュアルといった情報や、売上や経費の数値データなどの集計や分析に活用されることが多い情報も一元化に適しています。

一元化に適していない情報

一方で、すべての情報を一元化すれば良いというわけではありません。従業員情報や人事情報、経営戦略に関する情報などは情報漏えい防止の観点から慎重な管理が求められるため、一元化の対象とする際は十分な検討が必要です。

また、特定の部署や担当者のみが利用する情報は、組織全体で共有する必要性が低いため、一元化による効果を得にくい場合があります。一元化を進める際は、情報の利用目的や共有の必要性を踏まえて対象を選定することが重要です。

一括管理との違い

一括管理とは、複数の情報を一つの場所に集約することを指します。顧客情報や売上情報、在庫情報などの管理先をまとめて管理しやすくすることを目的としており、情報活用や運用ルールの統一よりも情報の集約に重点を置いた取り組みです。

一方、情報の一元化は情報を集約するだけではなく、管理ルールや運用方法も含めて統一する考え方です。一括管理は「情報の管理先を集約する」、情報の一元化は「管理方法や運用ルールまで統一する」といった違いがあります。

情報が分散していることで発生しやすい課題

情報が複数のシステムやファイルに分散していると、日常業務の効率低下だけでなく、情報共有や意思決定にも影響を及ぼします。

ここでは、情報が分散している企業で発生しやすい課題を以下の4つに絞って解説します。

• 必要な情報を探す手間が増える

• 情報の重複や入力ミスが発生しやすくなる

• 情報共有の漏れや認識のズレが起こる

• データを活用した意思決定が難しくなる

必要な情報を探す手間が増える

情報が複数の場所に分散していると、必要な情報を探すための時間や手間が増加します。たとえば、顧客情報はExcel、案件情報は別のシステム、契約書は共有フォルダで管理している場合、一つの業務を進めるだけでも複数の場所を確認しなければなりません。

情報を探す作業が日常的に発生すると、本来注力すべき業務に十分な時間を確保できなくなり、組織全体の生産性低下を招く要因になります。

情報の重複や入力ミスが発生しやすくなる

情報が分散している環境では、同じ内容を複数の場所へ入力するケースが増えます。たとえば、顧客情報を営業管理システムとExcelの両方で管理している場合、更新作業をそれぞれ行わなければなりません。

また、手作業による転記や再入力が増えることで入力ミスも発生しやすくなります。情報の正確性が低下すると、顧客対応や業務遂行にも影響を及ぼすので注意が必要です。

情報共有の漏れや認識のズレが起こる

情報の管理場所が統一されていないと、必要な情報が関係者へ適切に共有されないことがあります。たとえば、営業担当者が把握している顧客情報が他部署へ共有されていなければ、対応内容に差が生じる可能性があります。

また、担当者ごとに参照する情報が異なる場合は、同じ案件に対して異なる認識を持ったまま業務が進められてしまうかもしれません。情報共有の漏れや認識のズレは、部門間連携の非効率化や業務の手戻りを招く要因になります。

データを活用した意思決定が難しくなる

情報が分散している状態では、経営判断や業務改善に必要なデータを迅速に把握することが難しくなります。たとえば、売上情報や顧客情報、案件情報などが別々に管理されている場合、分析を行うたびにデータの収集や集計が必要になります。

また、管理しているデータの形式や内容が統一されていなければ、分析結果にばらつきが生じるかもしれません。必要な情報を迅速かつ正確に把握できない状態では、データを活用した意思決定も進めにくくなります。

情報の一元化を進めるメリット

情報を一元化して管理できれば現場業務の効率化だけでなく、組織全体の生産性向上や迅速な意思決定にもつながります。

情報の一元化を進める際の具体的なメリットとして、以下の4つが挙げられます。

• 組織全体で同じ情報を活用できる

• 業務プロセスの最適化を進められる

• 経営判断のスピード向上につながる

• 情報管理に伴うリスクを抑えられる

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

組織全体で同じ情報を活用できる

情報を一元化すると、組織全体で統一された情報を共有しやすくなります。たとえば、営業部門が顧客情報や案件情報を更新した場合、同じ環境下で管理部門やサポート部門も確認できるようになります。

また、情報の所在を確認したり担当者へ問い合わせたりするといった手間も減らすことが可能です。組織全体で共通の情報を活用できる環境が整うことで部門間の連携も円滑になり、業務をよりスムーズに進めやすくなります。

業務プロセスの最適化を進められる

情報の一元化は、業務プロセスの見直しや効率化にもつながります。情報が分散している環境では複数のシステムへの入力や転記作業が発生しやすくなりますが、管理方法を統一することで重複入力を削減できます。

また、情報の流れを可視化できるため、業務の停滞や非効率な作業を把握しやすくなります。改善が必要な工程も明確になるため、業務プロセス全体の見直しを進めやすくなるでしょう。

経営判断のスピード向上につながる

情報の一元化によって、必要なデータを迅速に把握できる環境を整えられます。売上情報や案件情報、顧客情報などが統一された状態で管理されていれば、経営層や管理者は必要な情報を効率的に確認できます。

また、データの集計もしやすくなるため、課題分析を進めやすくなります。正確な情報をもとに判断できる環境を整えることで、迅速な意思決定を実現できるでしょう。

情報管理に伴うリスクを抑えられる

情報の一元化は、情報管理に関するリスクの低減にも役立ちます。情報が複数の場所で管理されていると更新漏れやデータの重複、不適切な情報管理が発生しやすくなります。

一元化によって管理ルールを統一できれば、情報の整合性を維持することが可能です。さらに、アクセス権限や閲覧範囲を一括で管理できる環境を構築すれば、情報管理体制の強化にもつながります。

また、情報資産を適切に管理しやすくなるため、組織としてのガバナンス向上も期待できます。

情報の一元化を進める際の注意点

情報の一元化は業務効率化や情報共有の改善につながる一方で、進め方によっては現場の負担増加や運用上の課題を招くことがあります。

ここでは、情報の一元化を進める際の注意点として以下の3つを解説します。

• 導入や移行に時間とコストがかかる

• 一時的に現場の業務負担が増える

• 情報管理ルールの見直しが必要になる

導入や移行に時間とコストがかかる

情報の一元化では新しいシステムの導入だけでなく、既存データの整理や移行作業も必要になります。顧客情報や案件情報が複数のシステムやファイルに分散している場合は、重複データの確認や不要な情報の整理から進めなければなりません。

管理している情報量が多い企業ほど準備期間が長くなる傾向があるため、短期間で完了する取り組みではないことを理解しておく必要があります。情報の一元化を進める際は、導入後の運用まで見据えながら必要な期間やコストをあらかじめ検討することが重要です。

一時的に現場の業務負担が増える

情報の一元化を進める過程では、通常業務に加えてデータ整理や運用変更への対応が発生します。現場担当者は新しい管理方法を覚える必要があり、移行期間中は従来の運用と並行して作業を行うケースもあります。

準備が不十分なまま移行を進めると特定の担当者に作業が集中し、現場の混乱を招いてしまうかもしれません。情報の一元化は将来的な効率化につながる取り組みですが、移行期間中は一時的に負荷が高まる点に注意が必要です。

情報管理ルールの見直しが必要になる

情報を一つの場所に集約しても、管理ルールが統一されていなければ十分な効果は得られません。部署ごとに異なる入力方法や更新基準が残っていると、情報の重複や不整合が発生する原因になります。

また、運用ルールが曖昧な状態では、更新漏れや管理責任の所在が不明確になる恐れもあります。情報の一元化は情報を集めるだけではなく、組織全体で適切に管理できる体制を整えることも重要です。

情報を一元化する主な方法

情報の一元化を実現する方法は一つではなく、企業が抱える課題や管理している情報の種類によって適した方法は異なります。

主な方法として、以下の3つが挙げられます。

• ITツールを活用する

• 業務システムを連携する

• 脱エクセルを進める

ここでは、それぞれの方法について解説します。

ITツールを活用する

情報の一元化を進める方法として、CRMやSFAなどのITツールを活用する方法があります。

CRMは顧客情報や問い合わせ履歴などの管理に活用されるツールであり、SFAは営業活動や案件情報の管理に利用されます。こうしたITツールを活用することで、これまで複数の場所で管理していた情報を集約でき、一元的に管理しやすくなります。

また、必要な情報を同じ環境で確認できるようになるため、情報共有の効率化や業務の属人化防止にもつながるでしょう。ITツールを活用した情報の一元化は、顧客情報や案件情報が複数のシステムやファイルに分散している企業に適した方法です。

業務システムを連携する

既存の業務システムを連携させることで、情報を一元的に活用しやすくする方法もあります。人事管理システムや勤怠管理システム、会計システムなど、企業では用途ごとに異なるシステムを運用していることが多いですが、システム間でデータを連携できれば情報を自動的に反映できる環境を構築できます。

さらに、手作業によるデータ入力や情報共有の負担を軽減できるため、業務効率化にもつながります。業務システムの連携は、既存システムを活かしながら情報共有やデータ活用を改善したい企業に適した方法です。

脱エクセルを進める

脱エクセルを進めることも、情報を一元化する方法の一つです。

Excelは手軽に利用できる反面、ファイルの増加やバージョン管理の複雑化によって情報が分散しやすくなります。担当者ごとに異なるファイルを利用している場合は、どの情報が最新なのか判断しづらくなることも少なくありません。

そこで、脱エクセルを進め、クラウド型の業務システムやデータベースへ移行することで情報を集約しやすくなります。情報共有やデータ活用を進めたい企業にとって、脱エクセルは情報の一元化を実現する有効な取り組みです。

脱エクセルに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：脱エクセルとは？進め方やメリット・注意点をわかりやすく解説

情報の一元化を進める際のコツ

情報の一元化を効率的に進めるためのコツとして、以下の4つが挙げられます。

• 一元化する対象や目的を明確にする

• 自社に合ったシステムやツールを導入する

• 運用状況を確認しながら改善する

• 自社だけで難しい場合は専門家へ相談する

ここでは、それぞれのコツについて解説します。

一元化する対象や目的を明確にする

情報の一元化を進める際は、最初に対象となる情報と目的を明確にすることが重要です。

「顧客情報を共有したいのか」「案件管理を効率化したいのか」などによって、整備すべき情報や必要な仕組みは異なります。目的が曖昧なまま進めると不要な情報まで管理対象となり、運用が複雑になるかもしれません。

情報の一元化は、情報を集約すること自体を目的にするのではなく、どのような課題を解決したいのかを整理したうえで進めることが大切です。

自社に合ったシステムやツールを導入する

情報を一元化する際は、自社の業務に適したシステムやツールを選定することが欠かせません。高機能なシステムを導入しても、自社の運用に合っていなければ十分に活用されない可能性があるため、利用する部署や管理する情報の種類などを踏まえて選ぶことが重要です。

また、既存システムとの連携可否や操作性も確認しておくと良いでしょう。現場が継続して利用しやすい環境を整えることで、情報の集約だけでなく定着にもつながります。

運用状況を確認しながら改善する

情報の一元化は実現したら終わりではなく、運用状況を継続的に確認しながら改善を重ねることが大切です。

運用開始後は、新たな業務課題が見つかったり管理方法の見直しが必要になったりすることが多くあります。実際の利用状況を把握せずに放置すると、入力漏れや運用ルールの形骸化につながる可能性があります。

定期的に運用状況を確認し、必要に応じてルールや管理方法を見直すことで、情報の一元化を継続的に活用しやすくなります。

自社だけで難しい場合は専門家へ相談する

情報の一元化では情報整理やシステム選定、運用設計など、幅広い検討が必要になります。特に複数のシステムを利用している企業や管理対象の情報が多い企業では、自社だけで最適な方法を判断することが難しい場合もあります。

そのようなときは、専門家へ相談するのがおすすめです。専門家を活用することで自社の課題や運用状況に合わせた提案を受けられるようになり、導入後の定着まで見据えた取り組みを進めやすくなります。

情報の一元化ならICへ

引用元：システム開発のIC

情報の一元化を進めたいと考えていても、「どの情報を集約すべきかわからない」「自社だけでは最適なシステムを選べない」といった課題から、なかなか具体的な検討を進められない企業も少なくありません。

ICでは、お客様の業務課題や情報管理の現状を整理し、最適な改善策の検討を支援しています。現状分析から構想策定、システム導入の検討まで幅広く対応しているため、情報の一元化に関する課題にも対応可能です。

情報共有の改善や業務効率化、DX推進を見据えた情報の一元化を検討している場合は、ぜひICへご相談ください。

まとめ

情報の一元化は、社内に分散している情報を集約し、組織全体で活用しやすい状態を構築する取り組みです。顧客情報や案件情報、業務データなどを適切に管理できれば、情報共有の円滑化や業務プロセスの改善、迅速な意思決定につながります。

一方で、情報の一元化はシステムを導入するだけで実現できるものではなく、対象となる情報の選定や運用ルールの整備など、事前に検討すべき事項が多くあります。

専門家の協力を得ながら効率的に情報の一元化を進めたい場合は、ICを選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。