Microsoft365とは？機能やプラン、導入のメリットをわかりやすく解説

Microsoft365は、Office製品をクラウドで利用できるサービスです。Office製品をいつでもどこでも利用できるため利便性が高く、サブスクリプション型であるためコストカットも実現できます。今回は365製品の機能とプラン、メリットを解説しているため、導入を検討している方は必見です。

Microsoft365とは

Microsoft365とは、主に法人向けのOffice製品やグループウェアを、サブスクリプション形式で利用できるようにしたサービスのことです。WordやExcelなど、従来はデスクトップアプリケーションとして使用されていたサービスをクラウドで利用できるようにしたもの、と考えるとわかりやすいでしょう。そのほか、情報共有やビデオ会議、チャットツールなど、ビジネスで役立つ機能もついています。

従来のOffice365との違い

Microsoft 365は、従来のOffice 365を発展させた統合型クラウドサービスです。2020年に名称がMicrosoft 365へ変更され、WindowsやEMS（端末管理・セキュリティ）まで含む構成に拡張されました。

さらに2023年には、OpenAIの技術を活用したMicrosoft 365 Copilotが登場し、文章作成やデータ分析などをAIが支援する機能が各Officeアプリに追加されています。

単なるアプリ提供から、業務環境全体を支えるプラットフォームへ進化した点が、従来のOffice365との大きな違いです。

Microsoft365のアプリケーション

Microsoft365では、WordやExcel、PowerPointのほか、以下のようなアプリケーションやサービスを利用できます。

このように、ビジネスシーンで幅広く活用できるさまざまなアプリケーションを利用できるのがポイントです。

Microsoft 365のプランと価格

以下では、Microsoft 365の代表的なプランの特徴と価格を、ご紹介します。

参考：Microsoft 365 Business Plans and Pricing

Microsoft365で利用できる365製品の特徴

365製品とは、Microsoftが提供するOffice製品のクラウド版です。そもそもOffice製品とは、WordやExcel、PowerPointといったMicrosoftの基本ソフトウェア群のことを指します。 これらのソフトを、従来のパッケージ版ではなくクラウドで利用できるのが365製品です。 ここでは、365製品の特徴を3つ紹介します。

1. サブスクリプション型の製品

2. クラウド版で提供

3. データのバックアップに適した余裕のストレージ容量

1.サブスクリプション型の製品

365製品の料金形態は、サブスクリプション型です。パッケージ版では、最初に一括で料金を支払って購入しますが、365製品では利用料を月々あるいは年単位で支払います。 パッケージ版でははじめに高額な費用を支払わなければならず、あまり使わなかった場合は費用が無駄になってしまうのが難点です。一方、サブスクリプション型ならば初期の費用負担を抑えられ、利用期間に応じて柔軟に利用料を支払えます。

2.クラウド版で提供

365製品はクラウド版で提供されているため、インターネット環境と端末さえあれば、時間や場所を問わずにソフトを利用できます。 パッケージ版は、パッケージをインストールしている端末でなければ、サービスを利用できません。一方、クラウド版の365製品ならば、タブレットやスマートフォンでも利用できます。オフィスでパソコンを用いて作成した書類を、出張先でタブレットから編集するという使い方も可能です。

3.データのバックアップに適した余裕のストレージ容量

365製品のストレージ容量は、1TBです。1TBは1,000GBであり、これはノートパソコンの内蔵ハードディスクの容量に匹敵します。データの保存やバックアップに適した余裕のあるストレージ容量が特徴です。 Microsoftは、オンラインストレージであるOneDriveを提供しています。365を契約しているユーザーは1TBまで利用できるため、利便性が高いです。

Microsoft365の導入が向いているケース

Microsoft 365は、単にOfficeアプリを使うためのサービスではなく、社内の情報共有や働き方そのものを支える基盤として活用できます。ここでは、特に導入効果が高い代表的なケースを紹介します。

社内コミュニケーションを円滑にしたい

部門や拠点が分かれている企業では、情報の伝達が遅れたり、認識のズレが生じたりしがちです。Microsoft 365では、Teamsを使ってチャットやオンライン会議、ファイル共有を一元化できるため、メール中心のやり取りよりもスピーディーなコミュニケーションが可能になります。会話の履歴や共有資料も同じ場所に残るため、「誰が何を言ったか」「どの資料が最新か」をすぐに確認でき、業務の行き違いを防ぎやすくなります。

情報共有やファイル管理を効率化したい

社内のファイルが個人のPCや複数のサーバーに分散していると、探す手間や重複管理の負担が増えます。Microsoft 365では、OneDriveやSharePointを活用してファイルをクラウド上で一元管理できるため、常に最新版を全員が参照できる環境を構築できます。アクセス権限の設定や変更履歴の管理も簡単に行えるため、情報漏えいリスクを抑えながら、スムーズな情報共有が可能になります。

テレワークや外出先で業務を行いたい

在宅勤務や外出先での業務が増えている企業にとって、場所を問わず安全に業務を行える環境は重要です。Microsoft 365はクラウドベースのため、インターネット環境があれば自宅や外出先からでも社内と同じようにファイルやアプリにアクセスできます。さらに、端末管理やセキュリティ機能と組み合わせることで、社外からの利用でも情報を安全に守りながら柔軟な働き方を実現できます。

Microsoft365を導入する7つのメリット

Microsoft365を導入するメリットは、以下のとおりです。

• サービスのバリエーションが充実している

• 運用コストを削減できる

• 高度なセキュリティ対策がなされている

• 常に最新の状態で利用できる

• マルチデバイスに対応している

• 放置ライセンスの発生を予防できる

• ひとつのファイルを同時に編集できる

ここでは、Microsoft365の魅力について解説します。

1.サービスのバリエーションが充実している

Microsoft365は、パッケージ版に比べてサービスのバリエーションが豊富です。パッケージ版ではWordやExcel、PowerPoint、Outlookのみの展開でしたが、Microsoft365ではTeamsやOneDriveといった多種多様なアプリケーションを利用できます。 書類作成やメール機能だけではなく、社内コミュニケーションツールやクラウドストレージなどもMicrosoft365があれば実現するのです。このように、Microsoft365ではさまざまなサービスを利用でき、業務効率化につながります。

2.運用コストを削減できる

Microsoft365はサブスクリプション型であり、基本的には月額利用料を月々支払う料金体系です。契約期間に応じて費用を支払えるため、運用コストを削減できます。 契約プランも月ごとに選択可能です。たとえば「これまでは大企業向けのプランを契約していたのを中小企業向けプランに切り替えたい」という場合は、プランを変更して利用料を支払えばすぐに安いプランに移行できます。必要な機能に費用を支払えばよいため、コスト削減につながるのがメリットです。

3.高度なセキュリティ対策がなされている

Microsoft365には、Microsoftが誇る高度なセキュリティ対策がなされているため、安心して使用できます。たとえばMicrosoft365へのアクセスは、多要素認証です。パスワードのほか、SMSや電話などでの認証が必要なため、第三者からの不正アクセスを防止できます。 さらに、アプリケーションやユーザー単位でアクセス権を設定できるため、内部不正のリスクも軽減できるでしょう。

4.常に最新の状態で利用できる

Microsoft365は自動的にアップデートが行われるため、常に新しいバージョンを利用できます。パッケージ版では、更新作業を自身で行う必要がありました。アップデートを怠るとセキュリティが確保されません。社員ごとにバージョンが異なるがゆえに、資料共有時にレイアウトが崩れてしまうという事態も考えられます。 Microsoft365ならば面倒な更新作業を自動で完了できるため、快適かつ安全な作業環境を実現できるのが魅力です。

5.マルチデバイスに対応している

Microsoft365は、パソコンのほか、スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスに対応しています。 デスクトップアプリは、1ユーザーあたり5台まで共有可能です。たとえば、パソコンとタブレット、スマートフォンの3台で同じデスクトップアプリを使用し、書類を完成させるという使い方ができます。外回りの営業やテレワークが多い社員にとっては、マルチデバイス対応によって時間や場所を問わずに作業できるため、大きなメリットです。

6.放置ライセンスの発生を予防できる

Microsoft365は、ユーザー数を1ユーザーから選べ、ライセンスごとに費用が発生する仕組みです。社員が退職したり異動したりした際は、不要になったライセンスを削除でき、無駄な費用を支払わずに済みます。 放置ライセンスが発生すると、その分の費用が無駄になるだけではなく、不正アクセスのリスクも高まるため注意が必要です。 ライセンスを削除するとメールや連絡先、予定表のデータは30日間保持され、その後消去されます。

7.ひとつのファイルを同時に編集できる

Microsoft365を使えば、アップロードしたファイルを同時に編集できるのも便利です。たとえば、Teamsでのミーティング中に議事録を共有して同時編集すれば、社員同士で新しい情報をリアルタイムに共有できます。特定のユーザーのみ共同編集できるようにし、作成が完了したらチーム全体に共有するという使い方も可能です。

Microsoft 365を導入するデメリット・注意点

Microsoft 365は多機能で便利な一方、導入や運用の仕方によっては効果を十分に発揮できないケースもあります。ここでは、導入前に知っておきたい主な注意点を整理します。

使いこなせない機能が出てくる可能性がある

Microsoft 365には、TeamsやSharePoint、OneDrive、Copilotなど多くの機能が含まれていますが、すべてを最初から使いこなせるわけではありません。自社の業務に合わない機能まで導入してしまうと、現場が混乱したり、結局これまで通りの使い方に戻ってしまったりすることもあります。導入時には「どの業務で何を使うのか」を整理し、必要な機能から段階的に活用していく視点が重要です。

初期設定や運用ルール整備の必要性がある

Microsoft 365は、ユーザー管理やアクセス権限、ファイルの保存場所、Teamsの使い方などをきちんと設計しないと、情報が散らかったり、セキュリティリスクが高まったりします。初期設定を適切に行い、ファイルの置き場所や共有方法、利用ルールをあらかじめ決めておくことで、導入後のトラブルや運用負荷を抑えやすくなります。

自社に合ったプラン選びが重要

Microsoft 365には、Business、Enterprise、個人向けなど複数のプランが用意されており、含まれる機能やセキュリティレベル、価格が異なります。必要以上に高機能なプランを選ぶとコストが無駄になり、逆に安価なプランでは求める管理機能が不足することもあります。自社の規模やセキュリティ要件、利用シーンを踏まえたプラン選定が、導入効果を左右します。

Microsoft 365導入を成功させるポイント

Microsoft 365は導入するだけで効果が出るツールではなく、使い方や進め方によって成果が大きく変わります。業務改善につなげるためには、導入前後の設計が重要です。

導入を成功させるためのポイントを、以下から紹介します。

目的を明確にしたうえで導入する

「コミュニケーションを改善したい」「ファイル管理を整理したい」「テレワークを進めたい」など、まず何を実現したいのかを明確にすることが第一歩です。目的が曖昧なまま導入すると、機能が多すぎて活用方針が定まらず、現場が戸惑う原因になります。業務上の課題とMicrosoft 365の機能を結びつけて考えることで、導入後の活用イメージを共有しやすくなります。

現場に定着させるための運用設計を行う

ツールを入れても、使われなければ意味がありません。ファイルの保存ルールやTeamsの使い分け、情報共有の流れなどをあらかじめ決めておくことで、現場は迷わず利用できます。また、簡単なマニュアルや説明の機会を設けることで、ITに不慣れな社員でも安心して使い始められ、定着率を高めることにつながります。

段階的に活用範囲を広げる

最初からすべての機能を使おうとすると、かえって混乱が生じがちです。まずはメールやファイル共有、オンライン会議など、効果が出やすい領域から始め、慣れてきたらワークフローやデータ共有、AI機能などへと広げていくのが現実的です。段階的に導入することで、現場の負担を抑えながら着実に活用を進められます。

システム導入の依頼ならICにお任せください

引用元：システム開発のIC

Microsoft365などの新たなシステムを導入するには、プロフェッショナルによるサポートが必要不可欠です。

株式会社ICでは、システム導入支援や開発、運用、ITコンサルなど、幅広いサポートを行っています。 豊富な経験とノウハウを基に、設計やシステム開発、セキュリティ対策や運用保守体制の構築などをサポートいたします。 システム開発やシステム導入に関するお悩みは、ICの経験豊富なエンジニアにお任せください。

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まとめ

Microsoft365やWindows365は、MicrosoftのOffice製品やWindowsのデスクトップ環境をクラウドで利用できる便利なサービスです。テレワークの推進やセキュリティ強化に活用でき、サブスクリプション型で無駄な運用コストも削減できます。それぞれ複数のプランが用意されているため、自社に適したプランを選択しましょう。 365製品の導入や活用にあたって、クラウドサービスに関する専門知識を持った人材がいると安心です。専門人材の不足に悩んでいる方は、ぜひとも当社にお気軽にお問い合わせください。

※2026年1月時点の仕様です。現在は異なっている可能性があります。