在庫管理システム

在庫管理システムの選び方

在庫管理システムは、企業の規模や業種、扱う商品や業務課題、既存のシステムとの兼ね合いなど様々な観点から選定する必要があります。自社の課題やニーズを明確にし、最適なシステムを選びましょう。

自社への適合性

自社に適した在庫管理システムを選ぶには、自社が扱う商品や部品、現場の業務課題を洗い出した上で、必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。在庫管理システムには多様な機能がありますが、単に機能が多ければいいというわけではありません。自社に必要のない機能まで導入してしまうと、かえって運用が複雑になり、現場の負担が増えてしまう恐れがあります。そのため自社のニーズに合致したシステムを見極める必要があります。

カスタマイズの柔軟性

在庫管理システムを選ぶ際は、カスタマイズの柔軟性が重要です。
現時点では標準機能のみで十分な場合でも、企業の成長に伴って要件が変化する可能性があります。その際、システムをカスタマイズできないと、業務効率化やコスト削減などの効果が限定的になってしまうでしょう。そのため、現在のニーズだけでなく、将来的な要件変化も見据えて、カスタマイズの柔軟性を確認することが大切です。

既存システムとの連携の可否

在庫管理システムを導入する際は、既存システムと連携できるか確認しましょう。
連携できるシステムには、下記のようなものが挙げられます。

• 生産管理システム
• 購買管理システム
• 販売管理システム

既存システムとの連携ができれば、データの一元管理が可能になり、よりスムーズなオペレーションを実現できます。

セキュリティの高さ

在庫管理システムには、自社の重要な情報資産である在庫データが蓄積されています。
情報漏洩が発生すると、企業の信用失墜や損害賠償などの深刻な事態を招きかねません。そのため、在庫管理システムを選定する際は、アクセス権限の設定やデータの暗号化、ログの管理などのセキュリティ対策が備わっているかを必ず確認しましょう。

在庫管理システムに必要な機能

在庫管理システムには、多くの機能がありますが、企業によって必要な機能は異なります。在庫管理システムに必要な機能を理解しておくことで、より最適なシステムを導入できるでしょう。

在庫一覧機能

在庫一覧機能は、現在の在庫数を商品や資材、保管場所ごとに管理できる機能です。
この機能により、在庫をカテゴリーや指定した条件で分類し、特定の製品や資材を素早く検索できます。
例えば、製品番号を用いて出荷予定の在庫数を瞬時に把握したり、調べたい場所の在庫数を正確に把握したりできます。これにより、過剰在庫や欠品のリスクを未然に防ぎ、適切な在庫管理が実現できるでしょう。

入出庫管理機能

入出庫管理機能は、入荷予定の製品や入荷後の製品の動きを正確に記録し、在庫状況を把握できる機能です。
具体的には、入荷時にバーコードラベルを製品に貼り付け、専用端末でバーコードを読み取ることで、在庫の動きをリアルタイムで把握できます。これにより、入荷した製品の数量や場所、納品日などの情報を正確に管理でき、在庫の実態と記録の乖離を防げます。

検品機能

検品機能は、入出庫する製品の品目や数量が伝票通りであるかを確認し、間違いがないことを確認する機能です。
具体的には、各製品に貼り付けたバーコードラベルをハンディターミナルなどの専用端末で読み取ることで、伝票と照合します。これにより、入出庫時の人的ミスを防止し、在庫管理の正確性を大幅に向上できます。また、検品結果はシステムに自動で反映されるため、手作業での入力が不要になり、業務の効率化にもつながるでしょう。

返品管理機能

返品管理機能は、返品が発生した際に、在庫管理システムの入出庫履歴データを自動で修正し、在庫数を管理する機能です。
返品が発生すると、出荷履歴や在庫情報の修正などの処理が必要となり、作業が煩雑になるだけでなく、人為的なミスが発生するリスクもあります。しかし、返品管理機能を活用すれば、簡単な入力のみで必要なデータを漏れなく修正できるため、人為的ミスを大幅に減らせます。

棚卸機能

棚卸機能を活用すれば、棚卸作業の効率化と正確性の向上を実現できます。
具体的には、棚卸の際に手元の端末でバーコードラベルをスキャンすることで、自動的に在庫数量が正しいかどうかを確認できます。これにより、目視での確認作業が不要になり、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。また、システムによっては、一斉棚卸や循環棚卸といった定期的なものだけではなく、特定の在庫場所や商品に限定した部分的な棚卸にも対応可能です。

データ抽出機能

データ抽出機能は、在庫管理システムに蓄積された膨大なデータから、必要な情報を抽出し、加工できる機能です。
例えば、在庫の推移や出荷実績、リードタイムなどの情報を目的に応じて抽出・集計することで、在庫管理の見直しや改善に役立てられます。また、抽出したデータはCSVやエクセルなどの汎用的なファイル形式で出力できるため、社内資料の作成やデータ分析にも活用できます。

在庫管理システムの開発方法

在庫管理システムの開発は、お客様のニーズや課題を明確にした上で、段階的に進めていきます。
段階的に進めることで、問題が見つかった際も早期に修正でき、お客様の要望に沿ったシステムを効率的に開発できます。

1.要件定義で必要な機能の選定

要件定義では、お客様の業務フローや課題を深く理解し、在庫管理システムに必要な機能を詳細に定義します。
まず、お客様の現状の業務プロセスを可視化し、課題や改善点を洗い出します。次に、在庫管理業務の目的や目標を明確にし、実現するために必要な機能を選定します。
例えば、正確な在庫数の把握、スムーズな棚卸の実現などの目標から、必要な機能を選定します。また、将来的な業務拡大や変化を見据えて機能を検討することも大切です。

2.要件を満たす設計書作成

設計書作成では、要件定義で決定した機能を実現するために、具体的なシステムの仕様を決めるフェーズです。
設計書は、基本設計と詳細設計の2つに分けられます。
基本設計では、要件定義の内容を具体化し、システムに実装する機能を明確にします。例えば、在庫一覧画面の表示項目や入出庫登録の画面遷移などを決定します。一方、詳細設計では、データベースの設計やバッチ処理など、実際にシステムを開発するための具体的な設計書を作成します。

3.システムを開発

設計書が完成したら、いよいよシステムの開発フェーズに入ります。
開発は設計書に基づいて進めていきますが、定期的にレビューを実施し、設計書通りに開発が進んでいるか、設計に不備がないかなどを確認し、問題があれば早期に修正します。また、開発の過程で新たなニーズや課題が発見されれば、お客様と密に連携しながら設計変更や機能追加を行い、より最適なシステムへと仕上げていきます。

4.テストの実施

テストフェーズでは、開発したシステムが正しく動作するのか、実際の運用環境で問題なく稼働するかなどを確認します。
テストは、大きく3つに分けられます。

• 単体テスト：各機能が仕様通りに動くかどうかを個別にチェック
• 結合テスト：モジュール間の連携やデータの受け渡しが正しく行われるかを検証
• 総合テスト：システム全体が要件通りに正常に動作するかを確認

テストが完了し、問題がないことが確認できれば、リリースし運用開始となります。

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