文書管理システム

文書管理システムの比較ポイント

文書管理システムには、企業の目的やニーズに応じてさまざまなタイプが存在します。どのタイプの文書管理システムが自社に最適かを理解することで、業務の効率化とセキュリティ向上を実現することができます。ここでは、主要な4つのタイプの文書管理システムを紹介します。

社内文書の保管・活用型

社内文書の保管・活用型の文書管理システムは、企業内部で発生する文書や資料を一元管理し、効率的に保管・活用するためのシステムです。書類の検索、バージョン管理、権限設定など、社員が必要な文書に迅速にアクセスできるように設計されています。特に、頻繁に参照される契約書やプロジェクト資料など、長期間にわたり保存・利用される文書の管理に適しています。

社内文書の作成・共有型

社内文書の作成・共有型のシステムは、文書の作成、編集、共有を中心とした管理機能を備えています。共同編集やリアルタイムでのファイル共有が可能なため、チーム間のコラボレーションを強化します。また、複数のユーザーが同時に作業できる環境を提供するため、作業効率を高めつつ、バージョン管理機能により編集履歴の追跡が容易になります。

国税関連書類特化型

国税関連書類特化型の文書管理システムは、税務書類や財務関係のドキュメントを厳格に管理するためのシステムです。税法や規制に基づいた適切な保存期間の設定や、監査に対応するための証跡管理機能が組み込まれています。また、法的要件を満たす形式での書類の保存や、期限が近づいた書類のアラート機能など、コンプライアンスに対応するためのツールが豊富です。

社内外データ保存型

社内外データ保存型の文書管理システムは、社内外の関係者がアクセスする文書を一元的に管理・保存するタイプです。外部パートナーやクライアントとの書類共有、プロジェクト資料の管理などに対応しており、アクセス権限を細かく設定できるため、機密情報の取り扱いにも安心です。また、クラウドベースでの運用が多く、場所を問わず安全にデータにアクセスできる点が特徴です。

文書管理システムの比較ポイント

文書管理システムを選定する際には、企業のニーズや業務環境に最適なシステムを選ぶために、いくつかの重要な比較ポイントを考慮する必要があります。ここでは、文書管理システムを選ぶ際に注目すべき4つのポイントを解説します。

文書の検索性・視認性が高いか

文書管理システムの導入目的の一つは、文書を効率よく検索し、すばやくアクセスできることです。膨大な文書データの中から、目的の情報にスムーズにたどり着くためには、システムの検索性が高いことが重要です。タグやメタデータによる分類、キーワード検索の精度、文書のフィルタリング機能が充実しているかを確認する必要があります。

さらに、検索結果の視認性も考慮すべきポイントです。検索結果がわかりやすいフォーマットで表示され、ユーザーが迅速に文書内容を確認できるか、ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいかも重要です。

電子帳簿保存法への対応ができるか

企業が法令に基づいて文書を保存する必要がある場合、特に電子帳簿保存法への対応が重要です。税務書類や取引情報をデジタルで保存する場合、この法に準拠した形式での文書保存が求められます。電子帳簿保存法に対応したシステムは、タイムスタンプ機能や不正な改ざん防止措置を提供し、書類が法的に有効な形で保存されることを保証します。

この機能が備わっていないシステムでは、法的リスクを負う可能性があるため、文書管理システムを選ぶ際には必ず確認すべき重要なポイントです。

ISO文書管理への対応ができるか

ISO認証を取得している、または取得を目指している企業にとって、ISO文書管理の対応は不可欠です。ISOの規定に基づいた文書管理を行うためには、品質管理や環境管理に関連する文書を一元管理でき、適切なアクセス権限や変更履歴の管理が可能なシステムであることが求められます。

ISO文書管理に対応したシステムは、監査の際にもスムーズな対応が可能となり、文書のトレーサビリティを確保することで、企業の信頼性や管理体制の向上に寄与します。

情報漏えい防止のためのセキュリティ対策

企業が扱う文書には、顧客情報や社内の重要データなど、機密性の高い情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策がしっかりしていることは必須です。アクセス権限の細かな設定が可能か、暗号化によるデータ保護がされているか、データのバックアップや災害復旧計画が整っているかなどを確認する必要があります。

特にクラウド型の文書管理システムでは、インターネット経由でのアクセスが前提となるため、データ漏えいや不正アクセスを防止するためのセキュリティ機能が充実しているかが、システム選定における重要なポイントとなります。

文書管理システム開発の流れ

文書管理システムの開発には、いくつかの重要なステップが存在します。ICでは、要件定義から設計、開発、テストまでの一連のプロセスを通じて、クライアントのニーズに最適な文書管理システムを提供します。ここでは、文書管理システム開発の基本的な流れについて詳しく解説します。

システム要件定義

システム開発の最初のステップは、要件定義です。この段階では、クライアントが抱える文書管理の課題や目標を徹底的にヒアリングし、システムに必要な機能や性能を明確にします。たとえば、文書の種類やボリューム、検索やアクセスの要件、セキュリティ面のニーズなどを詳細に確認します。これにより、システムが対応すべき要件が明確になり、最適な開発方針が決まります。

方針設計

要件定義に基づいて、次は方針設計を行います。このフェーズでは、システム全体の基本設計やインフラストラクチャの選定を行い、どのような技術を使用してシステムを構築するかを決定します。クラウド型にするかオンプレミス型にするか、どのデータベースを採用するかなど、システムの土台を決める重要なプロセスです。また、セキュリティ要件やスケーラビリティ、今後の拡張性なども考慮しながら設計します。

詳細設計

方針設計が完了した後、次に詳細設計に移ります。この段階では、システムの各機能や画面レイアウト、ユーザーインターフェース、データフローを細かく設計します。具体的には、どのように文書を保存し、検索し、アクセス管理を行うかといった操作面の仕様を決定します。また、ユーザーロールに応じたアクセス制御や、監査ログの取得方法など、システムのセキュリティ機能についてもこの段階で詳細に設計します。

システム開発

詳細設計が固まった後、実際のシステム開発フェーズに入ります。ICの開発チームが、設計書に基づいてプログラミングを行い、システムを構築します。このプロセスでは、機能ごとに段階的に開発を進め、クライアントとのフィードバックを受けながら調整を行います。最新の開発技術を駆使し、クライアントの業務に最適化された文書管理システムを作り上げます。

テスト・デバッグ

システム開発が完了した後は、テストとデバッグのフェーズに移行します。まずは単体テストで各機能が正しく動作するかを確認し、次に結合テストを実施してシステム全体の動作を検証します。特に、文書の検索機能やセキュリティ機能が要件通りに動作しているかを重点的に確認します。また、総合テストでは、システムのパフォーマンスや安定性も評価し、リリースに向けて最終調整を行います。

文書管理システムのコンサルティング・システム開発のご依頼は、下記からお問い合わせください。