企業や組織において業務効率化をスムーズに進めるためには、数ある業務効率化ツールの中から自社に合ったものを選ぶことが大切です。
しかし、多種多様なツールが存在する中で、どれが自社に適しているのか、何を基準に選べば間違いがないかわからずに悩んでいるというケースも多いでしょう。
この記事では、数ある業務効率化ツールの中から便利な18のツールを目的別に紹介、各ツールの特徴や、ツール選定のポイント、注意点についても解説します。
目次
ここでは、おすすめの業務効率化ツールを目的別に18個紹介します。
業務効率化ツールは、ツールごとに目的や機能が異なります。
目的ごとに18個のツールを以下の表に分類し、次項で詳しい特徴などを解説していきます。
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タスク管理・プロジェクト管理ツール |
Todoist |
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jooto |
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Time Krei |
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Notion |
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コミュニケーションツール |
Zoom |
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Chat work |
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Microsoft Teams |
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RPAツール |
WinActor |
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BizRobo! |
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ペーパーレス化ツール |
GMOサイン |
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承認TIME |
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ジョブカン勤怠管理 |
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クラウドストレージツール |
AWS |
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Azure |
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コワークストレージ |
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Google Workspace |
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ナレッジ共有ツール |
NotePM |
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Senses |
各ツールの得意分野や機能を比較検討し、自社の業務効率化に最適なツールを選択しましょう。
タスク管理・プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進捗や各タスクの処理・管理を一元的に行う際に役立つツールです。
タスクやスケジュールだけでなく、プロジェクトに関する情報収集や分析、チームメンバーとのチャット機能など、プロジェクトを進める上で必要な複数の機能が備わっているものが多いです。
また、シンプルな画面で直感的に操作しやすいなど、初心者でも簡単に使えるツールも多く登場しています。
Todoistは、Todoリストを基本とした構成で、シンプルで使いやすいことが特徴のタスク管理ツールです。そのわかりやすさと使いやすさから、世界中に3000万人以上のユーザーがいます。
タスクを終えたらリストから消すだけなので、やるべきことをわかりやすく可視化できます。
また、カレンダーや音声アシスタントなど、約70のツールと連携できるため、自分に合ったカスタマイズが可能です。
料金も月額488円〜と、リーズナブルです。月額の有料プランは、初回30日間の無料トライアルもあり、実際に使ってみてから導入を検討できます。また、無料で使い続けられるプランもあります。
jootoは、看板方式でタスクを管理できるツールです。基本的な操作はドラッグ＆ドロップのみのため、直感的な操作がしやすく初心者でもすぐに使いこなせることが大きな特徴です。
また、タスク管理機能だけでなく、進捗管理機能やデータ共有機能も搭載しているため、チームメンバーと情報共有しやすいメリットがあります。
さらに、他の業務効率化ツールと連携でき、チームが抱える複数のプロジェクトを一元化して管理可能です。
料金プランは複数あり、無料で使えるフリープランもあります。
Time Kreiは、経営者・管理職・従業員の3つの視点からプロジェクトの管理を行えるツールです。プロジェクトに関わる情報の収集・分析にも役立ちます。
プロジェクトの進捗管理だけでなく、必要な情報の収集と、目標達成へ向けての調査分析に力を入れたい場合に最適です。
また、Time Kreiは予定で実績のギャップが人目でわかりやすいため、スケジュールの軌道修正がしやすい点も大きな特徴です。
料金プランは複数用意されており、まずは30日間の無料トライアルが試せます。
Notionは、タスク管理だけでなく、プロジェクトの進捗、メモ機能、辞書機能、データベースなどさまざまな機能を一元的に使えるツールです。
多くの機能が入っているものの、使い方はシンプルなため初心者でも使いやすくなっています。インターフェースも余計な装飾がないため、ユーザーが使いやすいようにカスタマイズできることも魅力です。
また、プロジェクトのチーム作成からデータの共有・管理、チャットなどのワークフローを包括的にサポートしているため、業務効率化がしやすいです。
料金は月額8ドルで100名の利用が可能ですが、無料版から人数を増やせるプランもあります。
コミュニケーションツールは、組織のメンバーとのオンラインミーティングやビデオ通話、グループチャットなどでコミュニケーションをとることに特化したツールです。
パソコンだけでなくモバイルからも利用でき、社内外のどこからでもミーティングやチャットに参加できる便利さが特徴です。
単に通話やチャットをするだけでなく、資料を共有して編集したり、データにアクセスできたりする機能を備えたものもあります。
以下では、代表的な3つのコミュニケーションツールを紹介します。
Zoomは、一度に最大1000名でのミーティング参加が可能な大規模コミュニケーションツールです。数あるコミュニケーションツールの中でも特に音声がクリアで画質がきれいなこと、セキュリティ面がしっかりしていることから、国内外の多くの企業で導入されています。
また、オンラインでも回線が途切れづらい点もメリットです。無料で使うこともできますが、大勢でのミーティングが必要な大企業向けプラン（月額2700円）もあります。
Chatworkは、初心者でも使いやすいチャット機能で広く利用されているコミュニケーションツールです。チャットやビデオ通話機能の他にも、タスク管理やデータファイル管理機能も備わっているため、業務のやり取りをスムーズに行いやすい点も魅力です。
また、個人から企業までさまざまな人と簡単につながり、連絡を取り合うことができます。その分、セキュリティ水準は高く、大企業や官公庁でも導入実績があります。
無料のままでも十分使えますが、より充実した機能を使いたい場合は複数の有料プランから自社や自分に合ったものを選べます。
Microsoft Teamsは、ビジネスで必要な機能を備えたMicrosoft 365などのMicrosoft社のツールを活用するのに最適です。オンラインミーティングやグループチャット、ファイルの共有、編集などの機能が搭載されており、ツールを一元化して使いたい場合に向いています。
Microsoft Teamsは、Office製品を介しての共同作業がやりやすい点が魅力です。
また、複数の人が同時にファイルを編集したり加筆修正したりできるため効率的でもあります。
また、Microsoft TeamsはOffice365のライセンスに含まれているため、Office365と契約してさえいれば無料で利用できます。
RPA（Robotic Process Automation）とは、主にパソコンで入力する定形作業を自動化するしくみやツールを指します。たとえば、データ入力や集計、抽出、会議の文字起こしなどが自動化可能です。
RPAを導入すると、それまで人の手で行っていた単純作業が自動化されるため、人的リソースを他の業務に回せるようになったり、業務時間を減らしたりすることができます。これにより、業務効率化を進めることができます。
以下のページでは、2つの代表的なRPAツールについて詳しく解説しています。
RPAとは？メリットやデメリット、AIとの違い、選び方を解説
WinActorとは、日本企業の社風や働き方に合わせて作られたRPAツールです。WinActorの最大の特徴は、ITに詳しくない従業員でも簡単に使いやすい点です。初心者でもシナリオの設計やツールの利用がしやすいしくみになっています。
また、WinActorは日本企業の現場で生じた課題に寄り添い、開発されたツールなため、現場の課題を解決するのに役立ちます。
また、パソコン1台でスモールスタートから大規模導入まで対応可能です。
BizRobo!は、バックグラウンド型のRPAツールです。一つのライセンスで無数の機能を稼働させられるため、それまで日常行っていたさまざまな単純作業を自動化することができます。
また、機能学習機能を搭載しているため、どのようなシステムを入れてもそれに合わせて対応することが可能です。
BizRobo!は、一つのライセンスで無制限にインストール可能なため、コストをかけずに組織全体にRPAを導入したい場合に適しています。
30日間の無料トライアルがあるため、一度試してから導入の可否を検討できます。
ペーパーレス化ツールは、業務をデジタル化することで、紙の使用量を減らせるツールを指します。たとえば、契約や決裁、勤怠管理、給与明細など、それまで紙で行っていた業務をペーパーレス化ツールによってデジタル化できます。
ペーパーレス化ツールを導入し紙の量を減らすことで、紙や印刷にかかっていたコストを削減することができます。また、書類の管理に必要な場所や人的リソースを減らすことにもつながるでしょう。
以下では、3つのペーパーレス化ツールを紹介します。
GMOサインは、契約書の作成・押印・契約相手とのやり取りなどを電子化するツールです。導入企業は190万社以上に上り、自治体でも採用されている信頼度の高さが特徴です。
複雑な契約にかかる書類作成をデジタル化でき、GMOサイン自体のデータ通信料はそれほど高くないため、契約業務の負担を大幅に減らせます。
また、紙を使ってのやり取りが減るため、リモートワークを円滑に進めやすくなります。
月額基本料金は9680円からです。お試し用のフリープランもあるため、一度使ってみてから導入の可否を検討できます。
承認TIMEは、決裁にかかる申請や承認などの手続きを電子化できるツールです。
承認TIMEを導入すると、紙や印刷代などのコストを削減できるだけでなく、必要書類を紙で準備する手間が省けるため、決裁者までスムーズに情報が届きやすくなるメリットがあります。
また、承認TIMEはモバイル端末にも対応しているため、場所を問わず決裁手続きがしやすくなるでしょう。
月額料金はID10個単位で3000円からのプランがあります。30日間無料トライアル期間も用意されているため、実際に使用してみてから導入の可否を検討可能です。
ジョブカン勤怠管理は、クラウド上で勤怠管理ができるツールです。
基本的な勤怠管理に加え、フレックスタイムや裁量労働などの多種多様な勤務形態に対応しており、細かいカスタマイズが可能です。
従業員ごとに多様な打刻方法を設定できるため、フレックスタイム・コアタイムや時短勤務など、「働き方改革」実現のための柔軟な勤務形態導入を促進します。
無料プラン、有料プランともに複数タイプの料金プランが用意されているため、経費に合った導入が可能です。
クラウドストレージツールとは、データをオンラインサーバーに保存できるようにするツールです。
クラウドの最大のメリットは、どこからでも目的のデータにアクセスできる点です。リモートワークでの作業やミーティングがやりやすくなります。
また、データの保存に必要なサーバーなどの準備や管理が不要になるため、導入や保守・管理にかかるコストや手間を削減できるでしょう。
以下では、便利な4つのクラウドストレージツールを紹介します。
AWS（Amazon Web Services）は、Amazonが提供するサービスで、クラウド上でサーバーやストレージ、ソフトウェアを利用できるサービスの総称です。
AWSは、初期費用ゼロで利用できるため、コストを削減して業務効率化を目指したい場合にぴったりです。
また、セキュリティ面の安全性が高く、社内の機密情報や個人情報の流出を防ぎ、安心して運用できます。
さらに、万が一地震や火事などの災害が発生しても、AWSには物理的被害が生じないためデータの復旧に手間がかからない点もメリットです。
AWSに関しては以下のページで詳しく解説しています。
Azureとは、Microsoft社が提供しているクラウドサービスで、クラウド上でIoTやAIの機械学習、データ分析などを行うさまざまなプラットフォームが用意されています。
Azureは、Windows系のツールとの連携がしやすい点がメリットです。また、Office系ソフトとの連携やデータの移行もスムーズなため、これらのツールやソフトを使用している企業との相性が良いです。
さらに、Azureには日本国内の法律が適用され、料金も従量課金制かつ日本円で支払いができるため、日本企業にとって使いやすいクラウドサービスと言えます。
Azureに関しては以下のページで詳しく解説しています。
Microsoft Azureとは？メリットやデメリットも解説
コワークストレージは、従来のファイルサーバーと変わらない運用を実現できるため、ITに詳しくない従業員や初心者でも使いやすい点がメリットのクラウドストレージサービスです。
また、データの保管場所やサポートの拠点が日本国内なため安心して利用できます。リモートワークなどでも、複数のメンバーがさまざまな場所から安全に保管場所にアクセス可能です。
まずは30日間の無料トライアルで試してみてから、導入の可否を決定できます。有料プランは1ユーザー月額2750円からの利用が可能です。
Google Workspaceは、Googleが提供するサービスで、グループチャットやビデオ会議、スケジュール管理など多彩な機能が一体となっているツールです。
Googleのドキュメントやスプレッドシートなどの機能と連携させてミーティングやスケジュール管理を行いたい場合に適しています。
また、2段階認証やシングルサインオンなどを導入しているため、情報セキュリティ面でも安心です。
料金は1ユーザー月額680円から利用できます。14日間の無料トライアル期間もあります。
ナレッジ共有ツールとは、業務効率化に役立つ情報や知識、経験などを組織のメンバー間で共有するためのツールです。
ナレッジ共有ツールを導入すると、必要な情報やノウハウを組織全体でスムーズに共有しやすくなります。
また、業務効率化に必要な情報や知識を共有することは、短期間での効率化と生産性向上の実現につながります。
では、2つのナレッジ共有ツールについてみていきましょう。
NotePMは、情報共有のためのテンプレートとエディターが充実しており、マニュアルが簡単に作成できる点が魅力のナレッジ共有ツールです。
業務マニュアルや引継ぎ書を作成する手間を大幅に削減できます。また、情報の検索機能性も高いため、知りたい情報にすぐにアクセスできることがメリットです。
情報共有の方法は文書だけでなく、動画での共有も可能です。文章だけでは伝わりづらい内容も、動画を使ってわかりやすく共有できます。
有料プランは、月額4800円（8ユーザー）から複数のプランがあります。30日間の無料トライアルでお試し利用することも可能です。
Sensesは、営業に関するノウハウの共有に特化したツールです。
顧客情報や案件についてなど、営業に関するさまざまな情報を一元管理できるため、営業におけるデータ管理を省力化したい場合や、ノウハウの属人化を防ぎたい場合などに役立ちます。
また、顧客や取引先に関する情報だけでなく、売上実績や推移、着地見込みなどがレポート機能で確認できるため、施策の立案にも有用です。
さらに、AI機能を搭載しているため、蓄積データからの分析により自社の受注率アップにつながる支援が受けられます。
料金は月額27500円から利用でき、複数の料金プランから選べます。無料トライアル期間もあるため、実際使ってみてから導入の可否を判断することも可能です。
業務効率化ツール導入の検討をするに当たって、まずは企業全体でどのような点に業務効率化の課題を感じているのか把握することが大切です。
日本では、主に以下の点で課題を実感している企業が多い現状があります。
特に、人材不足と人材育成は、今後少子高齢化社会が進むとされる日本では深刻な課題です。
人材をいきなり増やすことはできないため、少ない人材で生産性をアップさせることが求められます。
業務効率化が推進される背景には、国際的に見て日本は労働生産性が低いことや、少子高齢化の進行による将来的な労働人口不足の懸念があります。
労働人口の減少が進む中で生産性を向上させるためには、これまでよりも少ない人的リソースと短い時間で業務を進めなければなりません。よって、業務効率の改善が促進されているのです。
また、業務の効率をアップさせるためには、単に短い時間で業務を終わらせるだけでなく、働く人がモチベーションを持ってストレスなく働ける環境作りが大切です。
したがって、長時間の残業や休日出勤を減らし、ワークライフバランスの取れた職場環境を作ることも、業務効率化には含まれていると言えます。
参考：デジタルガバナンス・コード2.0（旧 DX推進ガイドライン）
業務効率化ツールの導入を検討する際は、導入の結果、社内にどのようなメリットをもたらすかを押さえておくことが大切です。
業務効率化ツールを導入するメリットには、主に以下の3つがあります。
以下では、上記3つのメリットについて詳しく説明します。業務効率化ツールを選定する際は、具体的なメリットをイメージしつつ選ぶとよいでしょう。
業務効率化ツールの導入により、業務におけるコストを削減できます。なぜなら、業務効率化が実現することにより、それまでかかっていた人件費や、書類作成に必要な費用などさまざまなコストが不要となるからです。
当然、業務効率化ツール導入にも費用がかかります。しかし、ツールの導入により業務効率化が図れれば、初期費用だけでその後のコスト削減を実現できます。
また、ツールの中には無料トライアル期間を設けているツールも多いため、まずはお試しで複数のツールを使い、比較検討するとよいでしょう。
業務効率化ツールを導入して、それまでの業務における無駄がなくなれば、従業員のワークライフバランス向上につながります。
ワークライフバランスとは、仕事とプライベート両方のバランスがとれ、充実した働き方ができていることを言います。
業務効率化ツールを活用することで、それまでよりも短時間で業務を終えられれば、その分プライベートに使える時間が増え、従業員の満足度もアップするでしょう。
また、業務効率化は無駄な残業時間や休日出勤を減らすことにもつながります。
長時間労働がなくなり、ワークライフバランスが向上して従業員が心身ともに健康な状態で働けるようになれば、さらに業務も効率化し、生産性向上が期待できるのです。
業務効率化ツールの導入によって、これまでの業務にかかっていた時間や手間が省け、従業員は短時間でより多くの業務を処理できるようになります。そうすれば、業務の生産性も自ずと向上していくでしょう。
たとえば、それまで時間をかけて行っていたデータ入力や分析をツールに任せるようにすれば、担当従業員は空いた時間で別の業務をこなすことができます。
また、クラウド上で必要な情報をどこからでもアクセスできるようにすれば、チーム間の知識の共有が短時間で済み、業務がスムーズに進むことで生産性も向上するでしょう。
数ある業務効率化ツールの中から自社に最適なツールを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。
主なポイントは以下のとおりです。
以下では、上記4つのポイントについて解説しますので、ツール選定の際の参考にしてみてください。
自社に合う業務効率化ツールの選定には、まず組織内で現状何が課題となっているかを把握することが必要です。したがって、現場ではどのような業務がどれくらいの工数で行われ、そこに生じる問題は何かを明確に洗い出す必要があります。
課題を把握する際には、トップ層だけの話し合いで決めるのではなく、必ず現場を視察し、そこで働く従業員の声を聞くようにしましょう。
特に、属人性の高い業務では、本人にしかわからない問題がある可能性が高いです。
組織の課題が明確に洗い出せたら、どの業務効率化ツールが課題解決に有効かを見極めるようにしましょう。
ツールの選定の際は、機能が多く搭載されているかどうかではなく、自社の課題解決に合った機能があるかどうかで選びましょう。
仮に多くの機能が搭載されていても、自社に必要のないものばかりではかえって使いづらくなります。
ツールは従業員が使うものであるため、必要な機能がしっかり付随しており、かつ、初心者でも操作しやすいものを選ぶと効率的です。
たとえば、データ入力や分析業務の効率化を目指すなら、日々の入力業務を自動化してくれるツールが合っているでしょう。また、決裁までのフローをスムーズにしたい場合は、書類作成や決裁手続きを電子化してくれるツールが向いています。
このように、ツールを選ぶ際は自社の課題解決に合った機能があるかどうかの観点で選ぶと、業務効率化がスムーズに進みやすくなります。
自社に合ったツールを絞れたら、その中からできるだけスモールスタートで始められるツールを選択しましょう。
多くのツールは、最初に無料のトライアル期間を設けています。無料でも全ての機能が使えるツールは多いため、まずは組織の中の1チームなど小さな単位で使い勝手を試してみましょう。
実際に使ってみると、想定よりも使いづらかったり、課題解決にあまり有効ではなかったりなどの可能性もあります。
せっかく自社に合ったツールを選んだはずなのに、実際役に立たなかったら元も子もありません。
したがって、ツールを決める際は必ず無料トライアル期間に実際に使ってみて、有用性を判断するようにしましょう。
業務効率化ツールは、ほとんどがクラウドストレージサービスやデジタル化ツールです。したがって、使いこなすためにはITに精通した人材が必要です。
ITに詳しい人材がおらず、仕方なく専門外の従業員が一からツールを使いこなそうとすると、多大な手間がかかります。また、誤った使い方をしてしまうリスクもあるでしょう。せっかく業務効率化のためにツールを導入しても、トラブルが生じてしまっては逆効果です。
したがって、業務効率化ツールを使う際にはITに精通した人材が必要不可欠です。もし、自社に人材がいない、あるいは人員を割けないという場合は、外部サービスへ委託しましょう。
業務効率化ツールのサポートが得意なサービスを選べば、ITのスペシャリストが自社の課題解決に沿った形でツールの導入を進めてくれます。
業務効率化ツールの導入でお悩みなら、ICの利用をご検討ください。
ICでは、40年以上の長きにわたり、1800社以上の課題を解決してきた実績を活かし、顧客に合った業務効率化の実現をサポートしています。
ICなら、業務効率化に必要な課題の洗い出しからツールの選定、ナレッジ共有、運用までをワンストップでサポート可能です。
対応できるシステムは、情報系から勘定系まで幅広い領域をカバーしています。
また、高度なIT知識を有するプロフェッショナルや高いスキルを持ったエンジニアを派遣可能です。ITに精通した人材がいないという場合でも、ぜひご相談ください。
ICが行った業務効率化の成功事例に関して、詳しくは以下のページでご覧いただけます。
業務効率化ツールには多種多様なものがあり、それぞれ得意分野や備わっている機能が異なります。
自社で業務効率化を促進させるためには、自社の課題解決に合ったツール選びが必要不可欠です。
しかし、ツールの数が多すぎて何が自社に合っているのかわからない組織も多いでしょう。また、ツール選定の前段階となる課題の洗い出しからつまづいてしまうケースもあります。
業務効率化ツールの導入でお困りの際は、ICへご相談ください。
ICでは、40年にわたり1800社の課題解決をサポートしてきた実績から、顧客企業に最適な方法で業務効率化のサポートをワンストップで行います。
まずは、自社や組織がどのような課題を持っているのか、なぜ業務効率化を促進したいのかについてヒアリングした上で、課題解決へ向けて全力でサポートいたします。