勤怠管理システム

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムは、企業の規模や業種、業務内容などによって必要な機能などが異なります。導入前に自社の課題やニーズを明確化し、最適なシステムを選びましょう。

機能の網羅性

勤怠管理システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が網羅されているかの確認が必要です。
勤怠管理システムの機能には、出退勤の打刻や勤怠時間の集計、勤怠申請・承認機能に加え、残業や有休管理、シフト管理など、システムによって提供される機能は多岐にわたります。
ただし、機能が多ければいいというわけではなく、自社の業務内容や規模、働き方に合わせて、必要な機能を見極める必要があります。また、現時点では不要でも、将来的に必要になるかもしれない機能についても考慮しておくといいでしょう。

扱いやすい操作性

勤怠管理システムは、社員全員が使用するツールであるため、扱いやすい操作性が重要です。
ITツールに慣れていない方でも、ストレスなく操作できるよう、直感的でシンプルなユーザーインターフェースが求められます。また、勤怠データの集計や分析、勤怠申請の承認など、管理画面の使いやすさも確認しておく必要があります。

導入・運用費用

勤怠管理システムを導入する際は、導入費用だけでなく、運用開始後の維持費やアップデート費用など、中長期的なランニングコストも考慮する必要があります。
安価な導入費用に惹かれてシステムを導入しても、運用コストが高くつくようでは、期待していた費用対効果を得られないかもしれません。そのため、長期的に使用することを考慮してシステムを選定することがおすすめです。

既存システムとの連携

勤怠管理システムを既存の給与計算システムや人事労務システムと連携できれば、バックオフィス業務の効率化が図れます。
例えば、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、正確な勤務実績に基づいた給与計算を自動で行えます。これにより、手作業によるミスを防ぎ、業務の効率化とコンプライアンスの向上が期待できるでしょう。また、人事労務システムとの連携ができれば、有給休暇の管理や社会保険手続きなど、様々な労務業務の効率化も実現できます。
このように既存で使っているシステムがある場合は、互換性や連携機能を確認し、スムーズな移行と運用が可能なシステムを選びましょう。

セキュリティ体制

勤怠管理システムを導入する際は、自社のセキュリティ要件を満たしているかを確認しましょう。
特に、クラウド型のシステムを利用する場合は、データの暗号化やアクセス制御、ログ管理など、十分なセキュリティ対策が取られているかなどが重要となります。また、労働関連法規は定期的に改正されることがあるため、法改正に伴いアップデートされるシステムを選ぶことで、コンプライアンスを遵守できます。

勤怠管理システムに必要な機能

勤怠管理システムには、出退勤の打刻や勤怠申請・承認など、様々な機能があります。
勤怠管理システムに必要な機能を理解しておくことで、より自社にとって最適なシステムを導入できます。

出退勤の打刻

勤怠管理システムにおいて、出退勤や休憩時間を正確に管理する機能は必須です。
打刻方法には、従来のタイムカードと連動するものや、パソコンやスマートフォン、チャットシステムなどからインターネットを介して打刻できるシステムなどがあります。
特にテレワークが多い企業では、インターネット上で打刻できるシステムが便利です。場所を問わず打刻できるため、労働時間の可視化や適切な勤務管理が可能になります。

勤怠時間の集計

勤怠管理システムには、打刻データに基づいて社員の労働時間を集計する機能が必要です。
単純に出退勤時刻から労働時間を合計するだけでなく、残業時間や深夜残業時間、休日出勤時間など、賃金の割増率ごとに労働時間を自動で計算し、集計する機能が求められます。この機能により、給与計算の際に必要な各種労働時間のデータを効率的に収集できるため、給与計算業務の負荷を大幅に削減できます。また、労働時間の可視化により、長時間労働の抑制や業務の効率化など、働き方改革の推進にもつながるでしょう。

勤怠申請・承認

勤怠管理システムには、残業申請や有休申請、出張・直行直帰申請、打刻の修正申請などの申請・承認機能が必要です。これらの申請・承認作業がシステム上で完結できれば、申請者と承認者の双方の手間を大幅に削減でき、業務の効率化につながります。また、2019年4月の労働基準法改正により、年5日以上の有給休暇の取得が義務化されました。システムに有休取得状況の可視化や取得リマインド機能などがあれば、労務管理の実現に役立ちます。

勤怠管理システム開発の流れ

勤怠管理システムの開発は、お客様のニーズをヒアリングする要件定義から始まり、設計、開発、テストと様々な工程を経て完成します。

1.要件定義で実現したいことを明確化

要件定義は、勤怠管理システム開発において最も重要な工程です。この段階では、企業が達成したい目的を明確にします。
例えば、労働時間の可視化による長時間労働の抑制や、勤怠管理業務の効率化による生産性の向上などが挙げられます。企業によって抱える課題は異なるため、丁寧なヒアリングを通じて、企業独自の課題を明らかにすることが重要です。

2.システム全体の設計書作成

要件定義が固まったら、システム化する業務を機能に落とし込み、設計書を作成します。
設計書の作成は、基本設計と詳細設計の2段階に分けて行います。

• 基本設計：工数設計、ハードウェア、データベース、開発ツールなどのソフトウェアの選定
• 詳細設計：実際の機能がどのように動くか、システムの構造や仕様、動作などを詳細に定義

設計書の作成は、定期的にレビューを行いながら進めることが重要です。レビューを通じて、設計の漏れや不備を早期に発見・修正することで、高品質な設計書が完成します。

3.システムを開発

設計書の完成後、設計書に沿ってシステムの開発を行います。
開発中は、定期的にお客様と進捗状況を共有し、フィードバックを受けながら、スケジュール通りに開発を進めていきます。レビューでは、設計書通りに機能が実装されているか、ユーザビリティに問題はないかなどを確認し、必要に応じて修正を行います。

4.テストの実施

開発したシステムが設計書通りに動作するかを確認するために、テストを実施します。
テストは、大きく3つに分けられます。

• 単体テスト：各機能が仕様通りに動くかどうかを個別にチェック
• 結合テスト：モジュール間の連携やデータの受け渡しが正しく行われるかを検証
• 総合テスト：システム全体が要件通りに正常に動作するかを確認

これらのテストを全て完了し、問題がないことを確認できれば、システムをリリースして完成となります。リリース後は、運用しながら保守を行っていきます。

勤怠管理システムのコンサルティング・システム開発のご依頼は、下記からお問い合わせください。