大手土木建設企業の支払い通知書のFAX送付業務のDX化支援。
今回支援させていただいたお客様は、支払い通知書のFAX送付業務を手作業で行っていたことによる送付ミスや送付時間がかかる点を問題としていました。この問題を解決するため、ICのITコンサルタントは、業務フローの整理及びFAX送付作業をボタン一つで完了できる、自動化システムの導入支援を行いました。
| 課 題 |
顧客に支払通知書をFAX送付する際、手作業による送付ミスや費やす時間を問題としていたものの、ITでの改善を専門外の自分たちだけで行うのは難しく、改善方法に悩んでいた。 |
|---|---|
| 解 決 策 |
現状の業務フローを整理し、ボタン一つで送付作業が完了できる自動化システムを導入した。 |
| 効 果 |
数時間かかっていた作業が数分の作業時間に短縮され、業務量が大幅に削減された。さらに、フローが整理されたことで属人化が解消され、他の担当者でも業務の対応が可能となった。 |
土木建設業における支払い通知書FAX送付業務の自動化コンサルティングを行ったM氏に詳しいお話を伺いました。
プロジェクトの背景
支払い通知書のFAX送付業務自動化プロジェクトは、ご契約いただいていたDX推進支援の中の1つとして行いました。
＜関連プロジェクト＞
大手建設企業様における労働環境の見直しと勤怠の可視化プロジェクト
お客様の総務・経理の部署では毎月100以上の企業に、支払通知書をFAX送付していました。これは、PCの画面上で一通一通手作業でFAX番号を入力し送付していく作業のため、毎月数時間の作業時間が取られるだけではなく、手作業による番号入力の誤りなどで、送付ミスが発生することもあったそうです。また、作業についてヒアリングを行っていると、この作業は属人化されていることもわかりました。
■ヒアリング・調査で分かった３つの問題
・全顧客に送付するだけで数時間かかる
・手作業による送付ミスが発生している
・送付ルールが担当者にしか分からない
この問題を解決するべく、業務プロセスの見直し、業務量削減を実現するための自動化コンサルティングを開始しました。
期間：2023年11月～2024年1月
プロジェクトのポイント
3つの問題を改善するために、ITコンサルタントとして参画したM氏は、お客様業務環境の調査、ヒアリングを通じて「業務フローの整理」と「自動化処理の導入」が必要だと判断し、改善を進めました。
プロジェクトは、ルールの明確化、フロー作成、RPA作成、最後に自動化の実現というステップで進行しました。
まず初めに、業務担当者の中でも曖昧だったFAX送付ルールを明確化していきました。改善前は、担当者それぞれが独自の方法で作業を行っており、送付ルールや送付手順も担当者によって異なっていました。そのため、ICのコンサルタントはまず、作業の順序や送付方法についてまとめ、送付ルールの整理を進めていきました。
送付ルールの明確化が完了し、次は自動化フローを作成していきます。今回はPower Automate Desktopを使用して、RPAを作成しました。
お客様環境にはMicrosoft製品がすでに導入されていたため、今回の自動化には「Power Automate Desktop」を採用しました。「Power Automate Desktop」はWindows10以上を使用していれば、無償で利用することができます。そのため、ほかのソフトウェア製品を導入、使用するよりもコストがかからないことも選定理由の一つでした。このように、ICのITコンサルティングでは、お客様環境に合った製品を選び、導入していくことを進めています。
また、初めて自動化を導入する際の不安を解消するため、お客様には事前にフローがどのように動くのかシミュレーションを通じて、確認していただきました。実際に動作を確認したことで、操作手順や効果を理解していただくことができ、自動化への不安も解消されたとの声もいただきました。
加えて、従来のExcelでのリスト管理方法からFAX送付までを網羅した手順書を作成し、属人化から標準化への転換が完了しました。標準化が完了したことにより、担当者が交代してもスムーズに業務が引き継がれる体制も整えられました。
プロジェクトの効果
細かなヒアリングを通じてニーズを正確に把握し、そのニーズに最適な製品を選定することで、効率的かつ効果的な業務改善を実現しました。また、クライアントが求める機能と適切な製品のマッチングを行う際には、ICのコンサルタントの専門知識と経験が活かされました。
最終的に、支払通知書の送付作業は、リストのダウンロードからFAX送付までを自動で行えるようになり、送付結果の確認も以前より簡単になりました。また、自動化されたことで、作業効率が大幅に向上しました。毎月数時間かけて行っていた支払通知書の送付作業は、クリックひとつで完了するようになりました。
また、作業手順を標準化した手順書ができたことで、送付方法は格段にわかりやすくなり、属人化も解消されました。
今回のFAX送付自動化は、数あるうちの一つの支店での業務フロー改善でしたが、この成功を受け、他の支店でも同様の作業の自動化が予定されています。お客様からは「業務が整理されただけでなく、作業時間が大幅に短縮され便利になった」との、お喜びの声をいただきました。今回の自動化の成功により業務改善が叶ったことから、別の作業に関してもRPAを活用していきたいとのお言葉もいただいています。
ICのITコンサルティングでは、社内体制や環境づくりも含めた総合的なコンサルティングを行っております。今後もお客様と共に最適なソリューションを提供してまいります。業務改善について解決方法に迷っている方は、ぜひ一度株式会社ICにご相談ください。
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