企業では、会計や販売、人事などの業務ごとに異なるシステムを利用しているケースがあります。しかし、システムやデータが複数に分かれていると、部門間で情報を共有しにくくなったり必要な情報を集めるのに時間がかかったりすることも少なくありません。
こうした状況を見直す方法の一つとして活用されているのがERPです。本記事では、ERPの概要や導入によるメリット、導入前に知っておきたい注意点などを解説します。
目次
ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略称であり、会計や販売、人事、生産など、企業内のさまざまな業務で扱う情報をまとめて管理するための仕組みです。部門ごとに別々のシステムやデータを使っていると情報の確認や共有に手間がかかりますが、ERPを導入することで必要な情報を一つの基盤で扱えるようになります。
企業が持つヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源をまとめて把握し、業務全体を効率良く管理することがERPの基本的な考え方です。
ERPには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。クラウド型は、ベンダーが用意した環境をインターネット経由で利用する方式で、自社でサーバーを構築する必要がない点が特徴です。
一方、オンプレミス型は自社やデータセンターにサーバー環境を構築するため、自社の要件に合わせて運用方法やシステム構成を調整しやすいのが魅力です。どちらが適しているかは自社の運用体制やシステム環境によって異なるため、それぞれの特徴を理解したうえで自社に合う提供形態を検討することが重要です。
ERPと基幹システムでは、管理する範囲や情報の扱い方に違いがあります。基幹システムは、会計や販売、生産、人事など、企業活動の中心となる特定の業務を支えるシステムです。
一方、ERPは複数の業務で扱う情報を一つの仕組みに集約し、企業全体で活用できる状態を整えることを重視します。両者には、対象とする業務の範囲や情報の活用方法といった点で違いがあります。
基幹システムについては、以下の記事で詳しく紹介しています。
基幹システムとは？業務システム・ERPとの違いや導入のメリットを紹介
ERPには、企業の主要な業務を管理するためのさまざまな機能が備わっています。製品によって対応範囲は異なりますが、代表的なものとして以下の機能が挙げられます。
会計・財務管理
販売・購買管理
在庫・生産管理
人事・給与管理
それぞれがどのような業務を支えるのか、具体的に見ていきましょう。
会計・財務管理では、売上や費用、利益などの情報を管理し、企業の財務状況を把握することが可能です。損益計算書や貸借対照表、キャッシュフロー計算書といった財務諸表の作成にも対応しており、社内外への財務報告を行う際に活用できます。
さらに、予算と実績を比較しながら収支状況を確認できるため、予算管理や経営状況の把握にも役立ちます。
販売・購買管理では、受注や売上、仕入れ、発注といった取引に関する情報を管理します。販売管理では、顧客からの受注内容や出荷状況、取引履歴などを確認でき、購買管理では必要な部品や原材料の数量、発注状況などを把握できます。
これらの情報をまとめて管理することで、販売状況と調達状況を併せて確認しやすくなり、受注内容に応じた発注や仕入れの判断もしやすくなるでしょう。
在庫・生産管理では、製品や原材料の在庫状況を確認しながら生産計画や製造工程を把握します。受注状況などをもとに製造する製品や数量、時期を整理し、その内容に沿って必要な材料の調達や工程を進めることが可能です。
また、在庫情報と生産計画を一緒に扱うことで、必要な材料の不足や製品在庫の過不足を確認しながら製造業務を進められます。生産に必要な数量やタイミングも把握しやすくなるため、在庫と製造の状況を見ながら調整できるでしょう。
人事・給与管理では、従業員の基本情報や勤怠、スキル、資格など、人材に関する情報を管理します。出退勤時刻や残業、有給休暇といった勤怠情報を給与計算に反映でき、製品によっては従業員ごとのキャリアや保有スキルを管理することも可能です。
こうしたデータをまとめて扱うことで、給与計算に必要な内容を確認しやすくなる他、従業員の配置や育成を検討する際にも活用できます。
ERPを導入すると、部門ごとに分かれていた情報や業務を横断的に管理できるようになり、情報共有や日々の業務を見直しやすくなります。
ここでは、ERPを導入するメリットとして以下の4つを解説します。
情報を一元管理できる
入力・集計作業を効率化できる
経営状況を把握しやすくなる
業務ルールを標準化しやすくなる
ERPを導入する大きなメリットは、部門ごとに管理されていた情報を一元化できることです。複数のシステムやExcelなどにデータが分散していると、同じ顧客や取引に関する情報でも管理内容に差が生じる可能性があります。
ERPで共通のデータを利用できる環境を整えることで、必要な情報を確認する際の行き違いを減らし、部門をまたいだ業務を進めやすくなります。
ERPでは、一度登録したデータを複数の業務で利用できるため、同じ情報を何度も入力する作業を減らせます。部門ごとに別のシステムを利用している場合に必要となるデータの転記やExcelへの集計も削減でき、担当者の負担を抑えられるでしょう。
手作業による転記が減ることで、入力漏れや数値の間違いといったミスを防ぎやすくなるのもメリットの一つです。
ERPを活用すると、各部門に蓄積される情報をまとめて確認できるため、企業全体の状況を把握しやすくなります。売上や原価、在庫などの情報を個別に集めて資料を作成する必要がある環境では、経営層へ情報が届くまでに時間がかかるかもしれません。
必要なデータを同じ基盤から確認できれば現在の業績や事業の変化を捉えやすくなり、経営判断に必要な情報も得やすくなるでしょう。
ERPの導入は、部門や担当者によって異なっていた業務の進め方を見直すきっかけにもなります。共通のシステム上で業務を進めるには、入力項目や承認手順、データの扱い方などを一定のルールに揃える必要があります。
ERPを活用しながら業務フローや運用方法を統一することで、特定の担当者だけが把握している作業を減らし、組織として同じ手順で業務を進めやすくなります。
ERPは導入範囲や運用方法によって負担が大きく変わるため、事前に確認しておきたい点があります。特に、以下のような点は導入計画を立てる段階で整理しておくことが重要です。
導入範囲によって費用や期間が変わる
既存の業務フローを見直す必要がある
カスタマイズによって負担が増える
従業員への定着に時間がかかる
ここでは、ERPの導入における注意点を解説します。
ERPは、対象とする部門や業務の範囲によって必要な費用や導入期間が変わります。一部の業務から導入する場合と複数部門を横断して導入する場合では、設定やデータ移行、テストにかかる工数も異なります。
ERPを導入する前は対象業務や優先順位を整理し、自社に必要な範囲を明確にしておくことが重要です。
ERPを導入する際は、現在の業務フローをそのままシステムへ置き換えるのではなく、業務の進め方自体を見直す必要があります。従来の手順や承認方法に合わせすぎると、ERPの標準的な仕組みを生かしにくくなるかもしれません。
不要な作業や重複している手順を整理したうえでERPの運用方法を決めることで、現場に無理のない業務フローを整えやすくなります。
自社独自の業務に合わせてERPを細かくカスタマイズすると、導入時だけでなく運用後の負担も増えやすくなります。変更箇所が多いほど設計やテストに時間がかかり、バージョンアップや保守の際にも追加対応が必要になる可能性があります。
ERPを活用する際はすべての既存業務を再現しようとせず、標準機能で対応できる範囲と本当にカスタマイズが必要な部分を切り分けることが大切です。
ERPを導入しても、従業員が新しい操作や運用方法に慣れるまでには一定の時間が必要です。操作方法だけでなく、入力ルールや承認手順なども変わる場合があるため、導入直後は現場で戸惑いが生じることもあるでしょう。
ERPの導入後は、研修やマニュアルの整備、問い合わせ対応の体制を用意し、段階的に新しい運用へ慣れてもらえる環境を整えるのが肝心です。
ERPは、複数の部門やシステムにまたがる課題を抱えている企業ほど導入効果を得やすい傾向があります。特に、現在の情報管理や業務の進め方に以下のような課題がある場合は、ERPの導入を検討する余地があるでしょう。
システムやデータが複数に分散している
データの二重入力が発生している
経営情報の集約に時間がかかっている
部門間の情報連携に課題がある
業務全体の標準化を進めたい
ここでは、ERPの導入が向いている企業の特徴について解説します。
部門ごとに異なるシステムやExcelを利用し、顧客情報や取引情報などが複数の場所に分かれている企業は、ERPの導入に向いています。必要な情報を確認するたびに複数のシステムを参照する状態では情報の所在がわかりにくくなり、管理も複雑になりがちです。
ERPを活用すれば各部門が同じ基盤上のデータを参照できるため、情報の所在や更新状況を把握しながら業務を進めやすくなります。
同じ情報を複数のシステムへ繰り返し入力している企業も、ERPの導入を検討しやすいでしょう。一つの取引について販売部門と経理部門がそれぞれ入力している場合、担当者の作業量が増えるだけでなく、転記漏れや入力内容のずれも起こりやすくなります。
ERPでは一度登録したデータを部門間で共有できるため、同じ情報を複数のシステムへ入力する必要がなく、部門ごとのデータに差が生じるリスクも抑えることが可能です。
売上や原価、在庫などの情報を各部門から集めて経営資料を作成している企業は、ERPの導入を検討する余地があります。月次の集計に多くの時間を要したり、部門ごとに数値の確認が必要になったりしている場合は、経営情報を集約する仕組みに課題があると考えられます。
ERPによって各部門のデータをまとめて確認できる環境を整えることで、経営資料を作成するまでの集計や確認にかかる手間を減らせるでしょう。
部署をまたぐ業務で情報共有がうまくいかず、確認や問い合わせが頻繁に発生している企業もERPの導入に向いています。部門ごとに管理方法や参照しているデータが異なると、同じ案件でも情報の更新状況や内容に差が生じ、確認や修正のやり取りが増えやすくなります。
ERPで複数部門が同じ情報を確認できる環境を整えることで、案件ごとの認識を合わせやすくなり、部門間の確認や情報の受け渡しもスムーズに進められるようになります。
部門や担当者ごとに業務フローが異なり、全社で共通した運用へ見直したい企業にもERPは適しています。担当者によって入力方法や承認手順が異なる状態では、異動や引き継ぎのたびに個別の対応が必要になるかもしれません。
ERPの標準機能をベースに業務フローを整理することで、部門や担当者ごとの独自運用を減らし、全社で共通した手順へ統一しやすくなるでしょう。
引用元：システム開発のIC
ERPの導入を検討する際は、製品を選ぶ前に現在の業務やシステム環境を整理し、どの範囲を見直すべきか明確にすることが重要です。既存システムの利用状況や部門ごとの業務フローを踏まえ、ERPが自社の課題に適しているかを含めて検討する必要があります。
ICでは、現状の業務課題やIT環境を整理したうえで優先度の高い課題から改善策を検討する伴走型のITコンサルティングを提供しています。課題が明確になっていない段階から対応でき、必要に応じてシステムの開発・構築から運用まで一貫して支援します。
ERPを含めてシステム環境全体を見直したいものの、自社に適した方法や進め方を判断できない場合は、ぜひICへご相談ください。
ERPは、企業内に分散している情報をまとめて管理し、業務全体を効率化するための仕組みです。システムやデータの分散、二重入力などの課題がある場合は、ERPの導入を検討する余地があります。
ただし、ERPありきで進めるのではなく、現在の業務やシステム環境を整理したうえで自社に適した見直し方を考えることが重要です。自社だけでシステム環境の課題整理や改善方針を決めることが難しい場合は、ITコンサルティングからシステムの開発・構築、運用まで支援するICの活用をご検討ください。