業務システムとは、簡単にいうと、特定の業務遂行に特化し、効率化を叶えるためのシステムを指します。
業務システムにはたとえば、会計管理システム、顧客管理システム、生産管理システム、在庫管理システム、販売管理システム、品質管理システム、人事管理システム、勤怠管理システム、給与管理システムなどがあります。
本コラムでは、業務システムについて、基幹システムの違いや導入するメリット、導入のポイントなどについてご紹介いたします。
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業務システムとは、特定の業務に使用することを想定したシステムのことです。たとえば、会計管理システム、顧客管理システム、生産管理システム、在庫管理システム、販売管理システム、品質管理システム、人事管理システム、勤怠管理システム、給与管理システムといった種類があります。
業務システムについてもう少し掘り下げ、基幹系システムと比較しながらご紹介しましょう。
基幹システムとは、現代では主に「ERP（Enterprise Resource Planning）」とよばれるシステムを指す言葉で、基幹業務システムとよばれることもあります。ERPとはもともと、企業の経営資源を有効活用するために統合的・効率的に管理する手法を指す言葉で、これを叶えるシステムをERPパッケージといいますが、現在では略して「ERP」といえばシステムを指すことも多いです。
こうした背景から、基幹システムとは、経営に直結する財務情報と密接した、企業の主要業務を支えるシステムを指します。たとえば製造業なら、生産管理、販売管理、出荷管理・在庫管理、購買管理などを中心に、場合によっては会計管理や人事管理までをカバーします。
このように主要業務を担ったり財務に直接関連したりするような「基幹系システム」に対し、「周辺システム」はそれ以外の、たとえばBIツールやCRM、MAツール、名刺管理ツールなどを指します。そして、「基幹系システム」と「周辺システム」を連携させることで、共通するデータを一元管理しつつ利用・参照でき、より効率的に業務を進められるようになります。
基幹システムが複数の業務を同一のシステムで担っているのに対し、業務システムは該当業務にのみ対応する個別のシステムを指します。つまり、極端な例を挙げれば、基幹システムを導入していない製造業企業であれば、生産管理システムという「業務システム」を導入・利用することになります。
基幹システムのメリットは、経営に大きな影響を持つ財務情報と密接なデータを一つのシステム上で管理できる点です。基本的に、リアルタイムにデータが更新されるため、さまざまな内的変化・外的変化があった際に、経営判断をスピーディに行える点もメリットです。
一方、基幹システムのデメリットとして、基幹システムはERPといわれるパッケージやクラウドサービスとして提供されるものが多いため、機能不足や、システムに合わせた業務の見直しが必要となる場合があります。スクラッチで一から構築することも可能ですが、システム化が広範囲にわたるため、費用が高額になりがちです。また、システムがダウンした場合の影響範囲が広く、復旧まで業務がストップする可能性があるため、代替手段を用意しておく必要がある点もあります。
これに対する業務システムのメリットは、特定の業務に特化した機能を有しており、データ管理や業務の効率化を柔軟に実現できる点です。また、障害が起きた際の影響範囲が、基幹システムに比べると限定的です。
デメリットとしては、基幹システムと同様にシステムがダウンすれば、復旧まで業務がストップしてしまう点や、計画無くバラバラに業務システムを導入すると、システム間の連携に手間がかかり業務が滞る恐れがあります。
以上をふまえて、業務システムを導入するメリットを、もう少し深掘りしてみましょう。
業務システムを利用していない場合、極端な例だと業務に必要な計算を手作業で行ったり、データを紙ベースで管理したりすることになります。
IT化されている場合でも、ExcelやAccessなどのマクロ機能などを活用することになり、複数アプリケーションを横断しながら業務を進めることになります。これでは、効率的とはいえません。作業が煩雑になる分、ミスが増えたり業務にかかる時間が長引いたりします。
そこで業務システムを導入すると、正確でスピーディな処理が可能になり、人的ミスも起きにくくなります。もちろん、紙の資料を保管しておくスペースも節約できます。
また、業務システムはスクラッチで構築されることが多く、対象となる業務に合わせて独自のシステムを一から構築するため、自社の業務に最適なシステムをオーダーメイドで構築して運用することができます。
どんな業務を行うにせよ、データの扱いは必須となります。データを前項のように手作業や紙ベース、複数のアプリケーションで管理していれば、どれが最新のデータなのかわからなくなる恐れがあります。
そこで業務システムを導入することで、少なくとも該当の業務システム内ではデータが一元管理されており、関連部署のメンバー全員で同じデータを共有することができます。一元管理されていれば、データクレンジングも行いやすくなります。
前項2つは、基幹システムを導入した場合と変わりないメリットでしたが、これに関しては基幹系システムと比較した場合にも業務システムに軍配が上がります。
個別の業務システムを導入した場合、万が一の不具合や、長期間使用するなかで必要なメンテナンスを行う際に、システムが停止するなどの影響範囲が、該当の業務システムを利用しているメンバーに限定されます。
一方、基幹システムの場合、主要業務を担うさまざまな業務の機能が一つのシステムに詰まっているため、一部の機能について不具合が生じただけでも、システムが止まれば関連する大部分の業務、しかも企業活動の根幹を成す主要業務がストップしてしまいます。
業務システムの導入メリットを、業務システムの種類ごとに詳しく見ていきましょう。
会計管理システムとは、企業会計を担うシステムです。仕訳データをインプットすると、売上伝票や仕入伝票、入金伝票といった帳票類をアウトプットしてくれます。
会計管理システムを導入すると、定型の仕訳を一括で入力できたり、自動で起票できたりするなど、業務の省力化・効率化が可能になります。
また、税率や税制改正があった場合も、システムに設定している数値を変更するだけで対応できるようになります。
実際に、会計管理システムの導入により生産性が向上し、入力データの正確性が向上したり、取引先や事業部が増えたのにも関わらず労働時間を抑制することができたりといった効果を得ている企業があります。
販売管理システムとは、どんな商品・サービスをどの顧客にいつどれだけいくらで売ったのか、代金はいつ支払われるかなどを一括で管理できるシステムで、小売業ではPOSレジと連動できるタイプが導入されています。
販売管理システムを導入することで、データ入力の回数を減らせ、ミスを低減したり業務効率化を図ったりしつつ、将来の売上予測を立てるなどトータルコストの削減にも貢献します。
実際に、販売管理システムの導入により、正確な在庫管理から、計画的でロスの少ない生産計画を立てられるようになったという企業があります。
また、顧客からの問い合わせに対しては、システムのデータを確認することでリアルタイムな状況をスムーズに伝えることができるようになった例もあります。
生産管理システムとは、商品・サービスの原価や製造コスト、納期などを一括管理できるシステムで、主に製造業で活用されます。
生産管理システムを導入すると、商材の「品質」「原価」「納期」を最適化しやすくなります。納期の遅延を防止し、無駄な在庫を減らしながら欠品を起こさず、生産工程の進捗を把握し、製品ごとの原価を把握するといったことができるようになります。
実際に、生産管理システムの導入により、商品ごと、取引先ごとの単価設定を行うことで管理の効率化を実現したり、日々の納品目標を100％達成できるようになった企業があります。
人事管理システムとは、従業員のあらゆるデータを管理し、人事業務を効率化してくれるシステムのことです。氏名や入社年、生年月日（年齢）といった基本情報から、配属先、昇格、給与に関する情報などまで管理できます。
入社後の従業員ばかりでなく入社前の採用フェーズから管理できるシステムや、給与情報まで一元管理できるものもあります。
人事管理システムを導入すると、組織編制を変更する際に適材適所に配置できたり、メンバーのスキルなどのバランスを見ながら組み換えたり、人事データに基づいて計画的・継続的な人材育成ができるようになります。
実際に、人事管理システムの導入により、業務の省力化により人事評価業務にかかっていた時間を半分以下に削減できた企業などがあります。
営業管理システムとは、営業支援システム（SFA）とよばれることも多く、商談前から受注までの見込客とのやり取りや、見込客の基本情報などを管理できるシステムです。
案件ごとの社内の営業担当者や提案内容、提案商材と金額といったことも管理でき、なかには日報作成機能などを持つものもあります。
営業管理システムを導入すると、営業活動関連の情報を集約でき、現場の営業メンバーにとって業務効率化や生産性向上が実現できるばかりでなく、マネジメント担当者にとっても、営業部門全体の案件管理がしやすくなったり、自社の営業ノウハウ活用を促進できるようになったりというメリットがあります。
実際に、営業管理システムの導入により、営業活動を可視化して各営業プロセスにおける活動を最適化できたり、営業活動を効率化して残業時間を削減できたりといった企業が存在します。
顧客管理システムとは、顧客関係管理システム（CRM）とよばれることも多く、顧客名や住所、電話番号、メールアドレスといった基本情報から、購入した製品・サービス、時期、購入後のクレームやサポートの履歴といった情報を管理するシステムで、受注後からリピート購入までのフェーズを担います。顧客管理システムとは、顧客関係管理システム（CRM）とよばれることも多く、顧客名や住所、電話番号、メールアドレスといった基本情報から、購入した製品・サービス、時期、購入後のクレームやサポートの履歴といった情報を管理するシステムで、受注後からリピート購入までのフェーズを担います。
顧客管理システムを導入すると、購入後の顧客と自社のやりとりの履歴を記録して、これに基づいた適切なコミュニケーションが取れるようになるため、顧客との信頼関係構築がしやすくなります。
実際に、顧客管理システムの導入により、キャンペーン情報やお知らせなどのメールを一括で送信できるようになり、業務効率化が進んだりリピート購入が増加したりといった効果を得た企業があります。
品質管理システムはQMSともよばれ、製品・サービスの品質を向上させたり、一定に保つために利用されます。
品質管理システムを導入すると、品質の向上を通して顧客満足度の向上が実現できるようになります。
また、法律改正への対応もスムーズに行えるようになったり、製品標準書・品質標準書といった品質管理文書のフォーマットや項目を統一したり管理したりする際も効率化にも貢献します。
実際に、品質管理システムの導入により、検査員によるバラツキを低減し、品質チェック業務（点検や記録）の省力化を実現したり、不具合の発生原因の調査を容易にしたりという企業があります。
勤怠管理システムとは、従業員の出勤や退勤、休暇の取得状況などのデータを管理するシステムで、多拠点での労働時間管理も効率良く行えます。
勤怠管理システムを導入すると、労働を管理する側の業務負担を軽減できるだけでなく、従業員側も勤怠や休暇の申請がしやすくなります。
また、労働関連法の改正への対応もシステム内の設定を変更によりスムーズに行えるようになったり、フレックスタイム制やリモートワークといった働き方の変化にも柔軟に対応しやすくなります。
実際に、勤怠管理システムの導入により、給与計算の省力化を実現したり、残業時間を抑制できた企業があります。
上記のように、業務システム導入には、さまざまなメリットがあります。
では、自社で業務システムを導入する場合、どんな点に気を付ければ効果を出せるシステムを選べるのでしょうか？
ここでは、これから業務システムを検討する企業様のために、自社に合った業務システムを導入するためにぜひ実施したいポイントを3つご紹介いたします。
まずは、システム導入を検討している業務について、現状の業務フローを漏れなく洗い出しましょう。
業務マニュアルがあれば、それをもとにしながら、各業務担当者からヒアリングやアンケート調査により詳細な業務フローの全容を明らかにします。このとき、業務フローとともに業務において感じている課題も併せて吸い上げておきましょう。
こうして業務フローを可視化することで、現状の業務における課題や、業務システムに必要な機能が浮き彫りになります。
前項で業務担当者からヒアリングやアンケート調査で吸い上げた顕在化されている課題に加え、可視化された業務フローを見渡して見えてくる潜在的な課題もピックアップしていきます。
ここで明らかにした業務上の課題を、業務システムの導入で解消していくことを考えていきます。
「業務フローを洗い出し、可視化する」「業務における課題を明確にする」で洗い出した業務フローと業務上の課題から、業務システムに求められる具体的な機能を検討し、システムの提案依頼書（RFP）を作成しましょう。
提案依頼書（RFP）とは、システムなどの導入の際にベンダーに自社の要望を伝える書類ですが、導入の目的がブレないようプロジェクトの方向性を明確に示す指針ともなります。
また、業者を選定する際には、各ベンダーにRFPを提供すると、要件定義書を作成してもらえます。これは、選定材料の一つとしても利用できます。自社が求めるシステムにもっと近い提案をしてくれるベンダーを選びましょう。
業務システムの概要やメリットなどをご紹介しました。
業務にシステムを導入する際は、まず大きく「業務システム」か「基幹系システム」かの二択に迫られます。それぞれに、メリットとデメリットがありますから、自社の目的に合ったものを選択してください。その際、導入後すぐの利便性だけでなく。中長期的、将来的なシステム計画も検討して決める必要があるでしょう。
幅広い検討材料を吟味する必要がありますが、検討の際にシステムインテグレーターの力を借りるというのも一つの方法です。
システム構築・導入に迷ったら、ぜひインフォメーションクリエーティブまでお気軽にご相談ください。