テレワークや業務のデジタル化が進む中で、クラウド型のグループウェア「Google Workspace（旧G Suite）」の導入を検討する企業が増えています。メール、カレンダー、ドライブ、ドキュメントなど、ビジネスに必要なツールが統合されており、生産性向上や情報共有の効率化に大きく貢献します。
しかし、実際に導入するとなると「何から始めればいいのか分からない」「設定や移行に不安がある」「社内でうまく定着させられるか心配」といった悩みを抱える企業も少なくありません。
本記事では、Google Workspace導入に向けた準備から申し込み方法、初期設定、社内定着に向けた注意点までをステップごとに詳しく解説します。あわせて、導入から運用までを一括で支援できるICのITソリューションについてもご紹介しますので、自社に合った導入方法を見極めるための参考にしてください。
目次
Google Workspaceをスムーズに導入し、社内に定着させるためには、事前の準備が非常に重要です。アカウント構成やドメイン設定、社内体制などを整理しておくことで、導入後のトラブルや混乱を最小限に抑えることができます。ここでは、導入前に確認すべきポイントを4つに分けて解説します。
まずは、自社に必要なGoogle Workspaceのプランを選定しましょう。Google Workspaceには「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」「Enterprise」など複数のプランがあり、それぞれストレージ容量や管理機能の範囲が異なります。
また、社内で使用するアカウントの数も事前に把握しておく必要があります。部署ごとや役職ごとのアカウント構成を整理することで、申し込みや初期設定時にスムーズな対応が可能になります。
Google Workspaceでは、独自ドメインのメールアドレス（例：info@△△.com）を利用します。そのため、導入前に使用するドメインを確定し、必要に応じて取得や管理体制の確認を行っておきましょう。
また、システム全体の管理を行う「管理者アカウント（スーパーユーザー）」を誰にするかも重要なポイントです。管理者はユーザーの追加・削除や各種設定を行うため、ITに一定の理解がある担当者が適任です。
Google Workspaceの料金は、基本的に1ユーザーあたり月額制で、年払いが標準です。導入前に、どの支払い方法を利用するか（クレジットカード、請求書払いなど）を決めておきましょう。特に法人利用では、経理処理の都合上、請求書払いに対応した代理店を通じて契約するケースもあります。
社内の決裁フローに合わせて、予算承認や支払い方法の確定を事前に済ませておくと、スムーズな契約手続きが可能になります。
Google Workspaceの導入は、単なるシステム変更ではなく、社内の働き方そのものに影響を与える取り組みです。そのため、導入推進を担う担当者を明確にし、必要に応じて社内チームを組成することが望ましいです。
また、トラブル時や設定で困ったときに備えて、外部のサポートを活用できる体制を整えておくと安心です。自社だけでの対応に不安がある場合は、導入支援を行っているITパートナーや代理店への相談を検討しましょう。
Google Workspaceの申し込みは、大きく分けて「Google公式から直接申し込む方法」と「代理店・パートナー経由で申し込む方法」の2通りがあります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の体制やニーズに合った方法を選ぶことが大切です。
Googleの公式サイトから直接申し込む方法は、最もシンプルでスピーディです。Googleアカウントを用意し、管理画面から契約プランの選択、ドメイン登録、支払い情報の入力を行うことで、すぐに利用を開始できます。特に、少人数のチームやITに詳しい担当者がいる企業であれば、初期設定も含めて自社内で完結できるケースが多いでしょう。
ただし、設定内容の理解やDNSの操作、管理機能の最適化などには一定の知識が必要となるため、ITに不慣れな企業やサポート体制が整っていない場合には、慎重に進める必要があります。
Googleの認定パートナーや正規代理店を通じて申し込む方法もあります。こちらは、導入支援や初期設定、運用アドバイスなどのサポートを受けながら進められるのが大きなメリットです。企業の規模や業務内容に合わせて、最適なプランや設定内容を提案してくれるため、初めての導入でも安心して進めることができます。
また、請求書払いに対応している代理店も多いため、社内の経理処理に合わせた柔軟な支払い方法を選びたい企業にも適しています。一方で、代理店によって提供されるサービスの範囲や料金が異なるため、事前に比較検討して選ぶことが大切です。
Google Workspaceを申し込んだ後は、すぐに使い始められるわけではなく、いくつかの初期設定を行う必要があります。ここでは、導入直後に実施すべき基本的な設定の流れを4つのステップに分けて解説します。
まず行うのが、登録した独自ドメインの所有確認です。これは、Google Workspaceで独自ドメインのメールアドレスを使うために必須のステップであり、管理者がDNS（ドメインネームシステム）の設定にアクセスできる必要があります。
Googleから提供されるTXTレコードなどを、ドメイン管理会社の管理画面で追加することで、ドメインの所有者であることを証明します。この作業が完了すれば、Google Workspace上で独自ドメインのメールアドレスを使ったサービスの利用が可能になります。
次に行うのが、社員やチームメンバーのユーザーアカウント登録です。Google Workspaceでは、1人につき1アカウント（メールアドレス）が必要となり、管理者が管理画面からまとめて作成・設定することができます。
このとき、部署ごとや役職ごとにグループを作成したり、メールエイリアス（複数のアドレスを1つのアカウントで受信）を設定したりすることで、後の運用がスムーズになります。
アカウントを作成した後は、GmailやGoogleドライブ、カレンダー、Google Meetなど、各種サービスの有効化を行います。初期状態ではすべてのサービスが利用可能になっている場合が多いですが、企業ポリシーや業務内容に応じて、使わないサービスを無効化したり、特定のユーザーにだけ機能を制限したりすることも可能です。
特にGmailについては、従来のメールシステムからの切り替えを行う場合、メールの移行作業（旧メールサーバからのデータ移行）なども必要になるため、事前にスケジュールを立てて実施しましょう。
最後に、Google Workspaceの管理者機能を使って、セキュリティ設定とアクセス権限の管理を行います。二段階認証の有効化や、外部へのファイル共有制限、不正ログイン検出の設定など、組織のセキュリティ方針に沿って調整が必要です。
また、ユーザーやグループ単位での権限設定も重要です。たとえば、役職や部署に応じてGoogleドライブの共有範囲を制限したり、管理者権限を付与する範囲を決めたりすることで、情報漏洩や誤操作のリスクを軽減できます。
Google Workspaceは非常に利便性の高いサービスですが、ただ導入するだけでは十分に活用されないまま終わってしまうケースもあります。業務の一部として定着させ、効果を最大限に引き出すためには、導入時の運用設計や社内への浸透施策が欠かせません。ここでは、導入時に特に注意すべき3つのポイントをご紹介します。
多くの企業が陥りがちなのが「導入＝完了」としてしまうことです。Google Workspaceは使い方次第で業務効率や情報共有のスピードを大きく向上させられますが、社内に定着しなければその効果は発揮されません。
導入後も定期的な活用状況のモニタリングや、利用者からのフィードバック収集、ツールの使い方に関する情報発信などを継続的に行うことで、社内で自然に活用される状態を目指す必要があります。
Google Workspaceは直感的に操作できる設計とはいえ、これまで異なるグループウェアを使っていた社員にとっては「変化」にストレスを感じることもあります。そのため、導入前後には、社内全体に向けた周知活動や、操作方法のレクチャー、活用事例の共有などを通じた教育が求められます。
ITに不慣れな社員でも安心して使えるよう、操作マニュアルやQA集を整備したり、研修会やハンズオンセミナーを実施したりすることで、早期の社内定着を後押しできます。
既存のメールシステムやファイルサーバー、スケジューラーなどからGoogle Workspaceへの切り替えを行う場合には、移行のタイミングや範囲を明確にした移行計画が不可欠です。
業務に支障が出ないよう、段階的に切り替えるスケジュールを立てるとともに、データ移行にかかる時間や対応範囲も事前に整理しておきましょう。また、移行期間中は従来システムとGoogle Workspaceの両方を併用するなど、社員の混乱を最小限に抑えるための配慮も重要です。
Google Workspaceは、業務の効率化や働き方の柔軟性を高めるための機能が充実しており、導入することで多くのメリットが得られます。ここでは、企業にとって特に効果が大きい3つのメリットについてご紹介します。
Google Workspaceは完全にクラウドで動作するため、インターネット環境さえあればオフィス、自宅、外出先を問わず、どの端末からでも業務を行うことができます。ブラウザがあればすぐにアクセスできるため、端末の種類を選ばず、PCはもちろんスマートフォンやタブレットでも同じように利用できます。
テレワークや出張が増えている現代の働き方にマッチしており、社内外のメンバーがどこにいてもリアルタイムで連携できる環境を構築できます。
Google Workspaceの最大の特徴の一つが、リアルタイムでの共同編集機能です。Googleドキュメントやスプレッドシートでは、複数人が同時に編集を行い、誰がどの部分を修正したかがすぐに分かるため、業務のスピードが格段に向上します。
また、Googleドライブでのファイル共有や、Googleカレンダーによるスケジュール調整、Google Meetを使ったオンライン会議など、複数のアプリを横断して連携できる点も大きな強みです。部署間や拠点間の連携をスムーズにし、チームワークの強化につながります。
Google Workspaceは、セキュリティ面でも高い評価を受けており、ビジネスで安心して利用できるように設計されています。二段階認証やデバイス管理、ログ監視などの機能が標準で備わっており、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減できます。
また、管理者はユーザーごとの権限設定やサービス利用制限を細かくコントロールできるため、企業のセキュリティポリシーに合わせた運用が可能です。クラウドサービスに不安を感じている企業にとっても、安心して導入できる環境が整っています。
出典：システム開発のIC
Google Workspaceは非常に利便性の高いクラウドツールですが、実際の導入にはドメイン設定やアカウント設計、セキュリティ対策、社内定着など、専門的な知識と対応力が求められます。
ICでは、Google Workspaceの導入支援から運用サポート、定着に向けた社内教育までを一貫してサポートしています。企業の業種・規模・既存のIT環境に応じて最適な導入プランをご提案し、初期設定はもちろん、運用マニュアルの整備や社員向けトレーニングなど、実務レベルでの活用を支援します。
また、導入後もお客様専任のサポート担当が継続的にフォローする体制を整えており、トラブル時の対応や機能追加時の相談も安心してお任せいただけます。Google Workspaceの導入に不安を感じている企業様も、ぜひ一度ICにご相談ください。
Google Workspaceは、クラウドならではの柔軟性と、Googleの豊富なアプリケーション群を活用できることから、あらゆる業種・規模の企業にとって有力な選択肢です。しかし、効果的に活用するためには、導入前の準備から初期設定、社員教育、社内への定着まで、段階ごとの対応が重要になります。
本記事では、導入を検討している企業の担当者様に向けて、Google Workspace導入の流れや注意点、そして導入メリットを分かりやすく解説しました。
もし「自社だけでの導入に不安がある」「専門的な設定を任せたい」「導入後の定着までサポートしてほしい」とお考えの場合は、ICのITソリューションをぜひご活用ください。導入から運用まで、貴社のクラウド活用をしっかりと支援いたします。