企業内の情報や業務が部門ごとに分かれているとデータの確認や共有に手間がかかり、全体の状況を把握しにくくなることがあります。こうした課題を見直す方法の一つとして、ERPの導入が進んでいます。
しかし、ERPは製品を選べば導入が完了するわけではなく、「どの業務を対象にするのか」「どこまで社内で対応するのか」などを事前に整理しておくことが重要です。
本記事では、ERP導入の目的や導入を進める際の流れ、導入がうまくいかないときの原因などを解説します。
目次
ERPを導入する目的として、以下の3つが挙げられます。
部門ごとに分散した情報の一元化
業務フローの標準化と属人化の解消
経営判断に必要な情報の可視化
ここでは、それぞれの目的について詳しく解説します。
なお、ERPに関しては、以下の記事でも詳しく解説しています。
関連記事：ERPとは？主な機能や導入するメリット・注意点をわかりやすく解説
ERPを導入する目的の一つは、営業や会計、人事、在庫管理など、部門ごとに分散している情報を一元的に管理することです。各部門が別々のシステムやExcelで情報を管理していると、同じデータを何度も入力したり部門間で数値が一致しなかったりする問題が生じる可能性があります。
ERPで共通のデータを利用できる環境を整えれば、必要な情報を部門をまたいで共有しやすくなります。重複入力や転記などの作業も減らせるため、情報管理にかかる負担を抑えやすくなるでしょう。
業務の進め方が担当者ごとに異なると作業手順や判断基準が個人に蓄積され、引き継ぎや担当変更の際に対応しづらくなります。特定の人しか把握していない処理が多いほど、業務が滞るリスクも高まるでしょう。
ERPを導入して業務プロセスや情報の扱い方を共通化すると、組織内で一定の手順に沿って業務を進めやすくなります。担当者ごとのばらつきを抑え、特定の人に依存しない業務体制を整えることがERPを導入する目的の一つになっています。
ERPは、経営判断に必要な情報を把握しやすくする目的でも活用されます。売上や在庫、原価、会計などの情報を部門ごとに管理している場合、経営層が全社の状況を確認するにはそれぞれのデータを集めて集計しなければなりません。
ERPで情報をまとめて管理すれば、複数部門のデータを横断的に確認することが可能です。売上だけでなく、在庫やコストなども含めて事業の状況を把握できるため、経営判断を行いやすくなるでしょう。
ERPの導入は、製品を選んですぐに運用を始めるのではなく、必要な条件を整理しながら段階的に進めていくのが基本です。途中の整理が不十分だと、導入後に業務とのずれが生じる可能性があるため、各工程で確認すべき内容を明確にしておくことが重要です。
ここでは、ERPを導入する際の主な流れを以下の内容に沿って解説します。
導入目的と対象業務を明確にする
必要な機能や要件を整理する
ERP製品とベンダーを選定する
要件定義・設定・データ移行を進める
テストと社内教育を行って運用を開始する
まずは、ERPをどの業務へ導入するのかを明確にします。会計や販売、在庫、人事など、対象となる業務は企業によって異なるため、最初からすべてを含めるのではなく、どこまでを導入範囲とするのか整理しておくのがポイントです。
併せて、現在の業務でどのような課題があり、ERP導入によって何を改善したいのかも確認します。対象範囲を明確にしておけば、後の要件整理や製品選定でも判断基準がぶれにくくなるでしょう。
対象業務が決まったら、ERPに必要な機能や要件を整理します。現在の業務フローを確認しながら、必須となる機能と優先度を下げられる機能を分けて考えると要件の優先順位をつけやすくなります。
機能面だけでなく、利用人数や権限設定、他システムとの連携、データ管理の方法なども確認しておくと良いでしょう。すべての要望を同じ重要度で扱うのではなく、業務上欠かせない条件から整理しておくことでベンダーにも自社の要件を伝えやすくなります。
整理した要件をもとに、複数のERP製品やベンダーを比較します。機能の有無だけでなく、自社の業務との適合度や導入方法、費用、サポート体制などを確認し、どの製品が自社の条件に合うかを見極めていきます。
導入後の運用や保守も見据えて比較することで、長期的に利用しやすい製品や支援先を選びやすくなるでしょう。
ERP製品を選定した後は、自社の業務要件をシステム上でどのように実現するかを具体化します。業務フローや権限、入力項目などを整理し、それに合わせてERPの設定を進めます。
同時に、既存システムやExcelなどで管理していたデータについても移行対象や形式を確認し、新しいERPで利用できる状態に整えます。この工程では、現在の業務をそのまま再現するのではなく、ERPの標準機能をどこまで活用するかも検討しておくことが肝心です。
設定やデータ移行が完了したら、本番運用を想定して問題なく業務を進められるかをテストします。実際の業務を想定して入力から承認、集計まで一連の操作を確認し、不具合や設定のずれがあれば運用開始前に修正します。
併せて、実際に利用する従業員への操作説明や研修も行いましょう。業務の中でどのようにERPを使うのかを事前に共有しておくことで、運用開始後の戸惑いや操作ミスを抑えやすくなります。
ERPの導入は複数の部門や業務が関わることも多く、計画どおりに進まないケースがあります。
ここでは、ERP導入が予定どおりに進まなくなる要因を以下の4つに絞って解説します。
導入目的が曖昧なままプロジェクトを始める
現場の意見を十分に反映できていない
既存業務に合わせてカスタマイズしすぎる
データ移行や周辺システム連携の準備が不足する
ERPを導入する目的が十分に定まっていないと、プロジェクト全体の判断軸がぶれやすくなります。部門ごとに異なる要望が出た際も、どこまで対応するのか決めにくくなり、要件の調整に時間がかかる原因になります。
その結果、検討範囲が広がったり途中で方針を見直したりする場面が増え、当初の計画どおりに進めにくくなってしまいます。
経営層や情報システム部門だけで導入を進めると、実際の業務とシステムの仕様にずれが生じる可能性があります。日常業務では例外処理や部門独自の運用も多く、現場でしか把握していない手順が存在するケースも少なくありません。
こうした実態が要件に反映されないまま進むと、運用開始後に必要な処理ができなかったりかえって手作業が増えたりすることがあります。
現在の業務フローをそのままERP上で再現しようとすると、追加開発や個別設定が増えやすくなります。部門ごとの細かな運用まで反映するほど、設計やテストに必要な作業も増え、費用や導入期間が膨らむ要因になりかねません。
既存業務に合わせることを優先しすぎるとERPの標準機能を活用しにくくなり、導入後の保守負担も大きくなります。
ERPの導入では、「どのデータを移行するのか」「既存システムとどのように連携するのか」などを事前に詰めておく必要があります。移行対象やデータ形式、連携方法が曖昧なままだと、設計やテストの段階で追加の確認や調整が発生しかねません。
こうした準備の遅れは後工程の進行を止める原因となり、導入スケジュール全体にも影響します。
ERPの導入を円滑に進めるには、社内の意思決定や導入後の運用まで含めて計画しておくことが重要です。
ここでは、ERPの導入時に意識したいポイントとして以下の5つを解説します。
プロジェクト責任者と意思決定のルールを明確にする
対象業務を絞って段階的に導入する
データ移行やテストの期間を十分に確保する
運用開始後の問い合わせ・改善体制まで設計する
導入に迷う場合は外部支援を受ける
それぞれ詳しく見ていきましょう。
ERPの導入では、部門ごとに要望や優先順位が異なるため、誰が最終的に判断するのかを明確にしておくことが重要です。それに加え、「どのような内容を誰が判断するのか」「どの段階で承認を取るのか」といったルールも決めておくと良いでしょう。
こうした体制を整えておけば要件の追加や仕様変更が発生した際も判断が滞りにくくなり、プロジェクト全体の方向性を保ちやすくなります。
ERPを一度に広い範囲へ導入すると確認すべき要件や関係者が増え、プロジェクト全体が複雑になりやすくなります。そのため、最初は対象部門や業務を絞り、優先度の高い領域から段階的に導入するのが重要です。
範囲を限定して始めれば、実際の運用で見つかった課題を次の導入範囲へ反映しやすくなります。全社展開を前提とする場合でも、段階ごとに確認と調整を重ねることで業務への影響を抑えながら導入を進めやすくなるでしょう。
データ移行やテストは、時間がかかる場合があります。既存データの整理や変換、不足項目の確認に加え、実際の業務を想定した操作や処理結果まで確認する必要があるため、十分な期間がなければ満足のいく検証はできません。
導入スケジュールを組む際は、本番開始日から逆算して移行作業とテストに必要な期間をあらかじめ確保しておくことが大切です。修正や再テストが発生することも見込み、調整できる余白を持たせておけば、直前になって対応が集中する状況を避けやすくなります。
ERPは、運用を開始してから利用方法や業務とのずれが見つかる場合もあります。そのため、導入時点で終わりと考えず、利用者からの問い合わせを受け付ける窓口や改善要望を整理する体制まで決めておくことが重要です。
寄せられた問い合わせや要望を記録・整理しておけば、操作上のつまずきが多い箇所や見直しが必要な運用を把握しやすくなります。対応方法も共有できる状態にしておくことで、担当者ごとに回答がばらつくのを防ぎ、継続的に運用しやすい体制を整えられます。
ERPの導入では、製品選定や要件整理、ベンダーとの調整など、社内だけでは判断しにくい場面もあります。候補となる製品が多かったり業務要件が複雑だったりする場合は、比較や整理に時間がかかるかもしれません。
こうした場合は、ERP導入に詳しい外部の専門家へ相談するのも一つの方法です。社内だけでは整理しにくい要件や優先順位を一緒に確認してもらうことで検討すべきポイントが明確になり、製品選定やベンダーとのやり取りも進めやすくなるでしょう。
引用元：システム開発のIC
ICでは、現場感覚を持つエンジニアとディレクターによるITコンサルティングを提供しています。課題が明確になっていない段階から優先順位を整理し、お客様ごとに実現可能な解決策を提案します。
さらに、コンサルティングだけでなく、システムの開発・構築から運用まで一貫してサポートすることも可能です。ERPの導入を検討しているものの、「自社に合う進め方がわからない」「システムを含めてIT環境を見直したい」といったお悩みがある場合は、ぜひICへご相談ください。
ERPの導入では、自社の課題や対象業務を整理したうえで必要な要件を明確にし、製品選定から設定・データ移行、テスト、運用まで段階的に進めることが重要です。導入範囲や意思決定のルールが曖昧なまま進めると要件の追加や調整が増え、スケジュールや費用に影響する可能性があります。
円滑に進めるためには、導入時だけでなく運用開始後まで見据えて体制を整えておく必要があります。「より確実かつスピーディーに製品選定や要件整理を進めたい」とお考えなら、ICの利用をぜひご検討ください。