ERPの導入や刷新を検討する際、「クラウドへ移行したほうが良いのか」「自社の業務に合うのか」と判断に迷うケースは少なくありません。クラウドERPは、運用方法や利用環境を見直す選択肢になりますが、企業によって適した導入方法は異なります。
本記事では、クラウドERPの基本的な仕組みを押さえたうえで、オンプレミスERPとの違いや自社に合う導入形態、導入前に整理しておきたいことなどを解説します。
目次
クラウドERPとは、会計や販売、在庫、人事などの基幹業務をインターネット経由で利用できるクラウド上のシステムにまとめて管理する仕組みです。部門ごとに分かれていた業務データを共通のシステムで扱えるため、情報を一元的に管理しやすくなります。
ただし、搭載されている機能や対応できる業務の範囲は製品によって異なるため、導入時は自社で管理したい業務に合ったERPかどうかを確認することが重要です。
ERPに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
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クラウドERPとオンプレミスERPの大きな違いは、システムをどこに構築し、誰がインフラや更新を管理するかです。オンプレミスERPは自社内にサーバーを設置して運用するため、初期費用や保守の負担が大きくなりやすいですが、自社の業務に合わせてシステムを設計しやすいのが特徴です。
一方、クラウドERPは月額・年額料金で利用するサービスが多く、サーバー管理やシステム更新をベンダー側に任せることもできます。クラウドERPとオンプレミスERPは、どちらが優れているというものではなく、自社の予算や運用体制などを踏まえて選ぶことが重要です。
クラウドERPは、システムをどのようなクラウド環境で利用するかによって以下の3種類に分けられます。
パブリッククラウド型
プライベートクラウド型
ハイブリッドクラウド型
ここでは、それぞれの特徴について解説します。
パブリッククラウド型は、ベンダーが提供する共通のクラウド基盤上でERPを利用する形態です。SaaSとして提供されるケースが多く、利用者はサービス側で用意された機能や設定の中から自社に必要な環境を整えて利用します。
ただし、利用できる機能や設定範囲はサービスごとに異なるため、あらかじめ用意された枠組みに沿って運用する形になります。
プライベートクラウド型は、一つの企業や組織が専用のクラウド環境を構築し、その中でERPを利用する形態です。自社専用の環境を持つため、複数企業が共通の基盤を利用するパブリッククラウド型とはシステムの占有範囲が異なります。
既存のERPをクラウド基盤へ移して利用する構成もあり、従来のシステム環境を残しながらクラウド上で運用するといった方法も選べます。
ハイブリッドクラウド型は、パブリッククラウドとプライベートクラウド、またはオンプレミスとクラウドを組み合わせて利用する形態です。すべての業務を一つの環境に統一せず、扱う情報や業務の性質に応じてシステムを使い分けます。
本社と各拠点で異なるERP環境を採用し、それぞれを連携させる方法もあるため、既存システムを残しながら段階的にクラウド化したい場合にも選択肢となるでしょう。
クラウドERPを導入すると、システムの運用方法や利用環境を見直しやすくなります。自社の管理体制や働き方に合わせて活用することで、日々の業務負担を抑えられる場合もあるでしょう。
ここでは、クラウドERPを導入するメリットとして以下の3つを紹介します。
インフラ管理の負担を減らせる
システム更新の手間を抑えやすい
拠点ごとの利用環境を統一しやすい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
クラウドERPでは、サーバーやネットワークなどのインフラをベンダー側が管理するサービスが多く、自社で行う保守やメンテナンスの作業を減らせます。機器の状態確認や更新対応などを社内で抱える必要が少なくなるため、日常的な管理負担を抑えやすいでしょう。
インフラ管理にかかる工数が減れば、担当者はERPの運用や業務改善など、より社内業務に近い対応へ時間を使いやすくなります。限られた人員でシステムを運用する企業にとって、管理業務を軽減できる点は大きなメリットです。
クラウドERPは、機能追加やバージョンアップがサービス側から提供されるため、自社で更新作業を進める機会を減らすことが可能です。新しい機能や改善内容も継続的に反映されるため、システムを古い状態のまま使い続けるリスクも抑えられます。
さらに、更新に必要な作業を毎回社内で抱える必要が少なくなることで、担当者の負担も軽くなります。長期的にERPを運用していくうえで、更新対応を続けやすい点は大きな利点となるでしょう。
クラウドERPは、各拠点から同じシステムへアクセスできるため、拠点ごとに異なるシステムを個別に管理する状態を見直しやすくなります。国内外に複数の拠点がある企業でも、共通のERPを利用することで業務データや入力方法を揃えることが可能です。
さらに、拠点ごとの運用ルールを統一できれば、データの集計や比較もしやすくなります。各拠点の状況を同じ基準で把握したい企業にとって、クラウドERPは全社的な運用を整える手段の一つです。
クラウドERPを導入する際は、既存の業務やシステム環境との違いによって調整が必要になる場合があります。導入後の運用をスムーズに進めるには、どのような制約や影響が生じる可能性があるのかをあらかじめ把握しておくことが重要です。
ここでは、クラウドERPを導入する際の注意点を以下の3つに絞って解説します。
独自の業務フローを再現しにくい場合がある
周辺システムとの連携に手間がかかる
ベンダー側の仕様変更や障害の影響を受ける
クラウドERPは、標準機能をベースに利用する製品が多いため、自社独自の承認手順や処理方法をそのまま再現できない場合があります。既存の業務に合わせすぎると、追加対応が増えて運用が複雑になってしまうかもしれません。
導入時には、これまでの業務をそのまま残すのではなく、見直せる部分がないかも含めて検討することが重要です。
クラウドERPを導入しても、既存の販売管理や勤怠管理、EC、CRMなどをそのまま使い続けるケースがあります。その場合は、各システムとの間でどのようにデータを受け渡すかを設計しなければなりません。
連携方式が合わないと、APIの設定やデータ変換、追加開発などが必要になり、導入作業が複雑になります。連携部分を十分に整理しないまま進めると手入力や二重入力が発生しやすくなり、かえって現場の負担を増やす可能性があります。
クラウドERPはベンダーが提供するサービスを利用するため、仕様変更やメンテナンス、障害などを自社の都合だけで調整することはできません。画面や操作方法が変更された場合には、社内の運用方法やマニュアルの見直しが必要になることがあります。
さらに、サービス側で障害が発生すると復旧するまで一部の機能を利用できなくなるといった可能性もあります。クラウドERPを導入する際は、ベンダー側の変更や障害が自社の運用にどう影響するかを事前に把握しておくことが大切です。
クラウドERPが向いている企業として、主に以下の3つが挙げられます。
ERPの導入・運用コストを抑えたい企業
複数拠点やテレワークで利用したい企業
業務標準化を進めながらERPを導入したい企業
ここでは、それぞれどのような企業にクラウドERPが適しているのかを詳しく解説します。
ERPに大きな初期投資をかけにくい企業や、利用規模に応じて費用を調整したい企業には、クラウドERPが適しています。必要な機能や利用人数に合わせた料金体系を採用している製品も多く、最初から大規模な環境を構築せずに導入を検討できます。
ただし、利用料金は継続的に発生するため、初期費用だけで判断するのは適切ではありません。クラウドERPを選ぶ際は利用期間やアカウント数、オプション料金まで含めた総コストを見ながら自社に合うかを判断すると良いでしょう。
複数の営業所や店舗を持つ企業、在宅勤務を取り入れている企業にもクラウドERPが向いています。インターネット経由で共通のシステムを利用できるため、場所を問わず同じ環境で業務を進めやすくなります。
さらに、拠点ごとに別々のシステムを用意する必要が少なくなり、利用環境やデータ管理の方法も統一しやすくなります。拠点や働く場所が分散している企業ほど、クラウドERPの利便性を活かしやすいでしょう。
業務の進め方が部門や拠点ごとにばらついている企業にも、クラウドERPの導入が適しています。共通のシステムを基準に業務を見直すことで、処理方法や管理ルールを揃えやすくなり、全社で統一した運用へ移行しやすくなるでしょう。
ただし、既存業務をすべて同じ形に合わせる必要はありません。標準化する業務と個別対応を残す業務を分けて考えることで、必要な独自性を保ちながら全社の運用を整えられるようになります。
クラウドERPを導入する際は、自社の業務やシステム環境をあらかじめ整理しておくと検討を進めやすくなります。「何を改善したいのか」「どこまで既存環境を引き継ぐのか」などを明確にしておけば、製品選定や移行方法も判断しやすくなるでしょう。
ここでは、クラウドERPを導入する前に整理しておきたいポイントとして以下の4つを解説します。
現在の業務とERPに求める要件を整理する
移行するデータと周辺システムへの影響を確認する
カスタマイズする範囲と標準機能で運用する範囲を決める
自社だけで対応が難しい場合は外部の専門家を活用する
導入を進める前に、現在どのような業務を行っており、ERPで何を改善したいのかを明確にしておくことが大切です。部門ごとの作業内容や承認フロー、管理している情報を洗い出すことで必要な機能や優先順位を判断しやすくなります。
また、要件を整理する際は現場から出た要望をそのまま並べるのではなく、必須の機能とあれば便利な機能を分けて考えることもポイントです。導入目的と要件を結び付けておけば、製品選定の段階でも判断基準がぶれにくくなるでしょう。
顧客情報や取引履歴、商品マスタなど、対象となるデータによって移行量や変換作業の負担は変わります。そのため、既存システムからクラウドERPへ移行する場合は、どのデータを引き継ぐのかをあらかじめ決めておくことが重要です。
併せて、ERPと連携している周辺システムへの影響も確認しておくと良いでしょう。データ形式や連携方法が変わる場合もあるため、移行対象と影響範囲を早い段階で整理しておくと必要な対応を把握しやすくなります。
クラウドERPを導入する際は、既存業務をすべて再現しようとせず、標準機能に合わせる部分と個別対応する部分を分けて考える必要があります。カスタマイズを増やしすぎると開発費用だけでなく、将来の更新や保守にも影響する可能性があるので注意が必要です。
個別対応が本当に必要かどうかは、「業務上の必須要件なのか」「従来のやり方を残したいだけなのか」で切り分けると判断しやすくなります。標準機能で対応できる部分を増やすことで、システムの複雑化を防ぐことができます。
クラウドERPの導入では製品選定だけでなく、業務整理やデータ移行、システム連携など、幅広い判断が求められます。社内にERP導入の経験者がいない場合は、要件整理の段階で迷ったり必要な対応を見落としたりする可能性があります。
自社だけで進めるのが難しい場合は、ERPやクラウド移行に詳しい外部の専門家を活用するのがおすすめです。第三者の視点を入れることで現状の課題や優先順位を整理しやすくなり、自社に合った進め方を検討しやすくなるでしょう。
引用元：システム開発のIC
ICでは、現状の業務課題やIT環境を整理し、優先度の高い課題から改善策を検討する伴走型のITコンサルティングを提供しています。課題や要件が明確になっていない段階から相談でき、現状と理想のギャップを整理しながら実現可能な方法を検討することが可能です。
また、必要に応じてシステムの開発・構築から運用まで一貫して対応しており、クラウド化を含めたIT環境の見直しも支援しています。ERPの導入や既存システムのクラウド移行について自社に合った進め方を整理したい場合は、ぜひICへご相談ください。
クラウドERPは基幹業務をクラウド上で管理できる仕組みであり、導入形態や運用方法によって複数の種類があります。インフラ管理やシステム更新の負担を抑えやすい一方で、独自業務の再現や周辺システムとの連携など、導入前に確認しておくべきポイントも存在します。
自社に合うかを判断する際はコストだけでなく、拠点構成や働き方、業務標準化の方針まで含めて検討することが重要です。ERPの導入や既存システムのクラウド移行を検討している場合は、業務整理からシステムの開発・構築などを支援できるICへお問い合わせください。